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'''7. Descrição das Atividades'''
 
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7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens. 
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Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições , quantidade de KM rodados. 
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7.2 - O Gestor informa o valor ao Coordenador Administrativo. 
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7.3 - O Coordenador Administrativo entrega o cartão ao colaborador. 
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7.4 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes
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7.5 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas. 
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7.6 - O Colaborador encaminha por e-mail os comprovantes das despesas. 
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7.7 - O Coordenador Administrativo confere as despesas. 
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7.8 /7.9 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo lança a fatura do cartão no sistema. 
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http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais
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Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador. 
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7.10 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas. 
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7.11 /7.12 - O superior imediato analisa  o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa. O processo encaminha-se para o item 7.8
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Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada. 
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7.13 - O Coordenador Administrativo bipa o código de barras da fatura do cartão. 
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http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_C%C3%B3digo_de_Barras
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7.14 - O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão. 
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'''8. Registros'''
 
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| O valor do adiantamento ao colaborador&nbsp;
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| Coordenador Administrativo
 
| Coordenador Administrativo
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| Via e-mail ou skype
 
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Informar ao Coordenador Administrativo o valor para adiantamento de despesas de viagens&nbsp;
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Informar ao Coordenador Administrativo o valor calculado para as&nbsp;despesas de viagens&nbsp;
  
  
  
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| Adiantamento por transferência bancária&nbsp;
 
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| Coordenador Administrativo
 
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| Auxiliar Financeiro
 
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| Via e-mail
 
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| Informar ao Auxiliar Financeiro o valor do adiantamento de despesas de viagens&nbsp;
 
 
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| Despesas em desacordo com as diretrizes
 
| Despesas em desacordo com as diretrizes

Edição das 14h45min de 28 de julho de 2021

Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão 

Data: 28/07/2021

1. Objetivo

......................................colaboradores para suprir as despesas com viagens. 

2. Aplicação

Coordenador Administrativo 

É de responsabilidade .................. a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

WMW - Empresa de software de vendas externas 

REE -  Reembolso 

NCe - Nota de Consumidor Eletrônica 

NFe - Nota Fiscal Eletrônica 

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

ADT - Adiantamento 

NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 

BOL - Boleto 

5. Responsabilidades e Autoridades

Atividades
 Responsável 
Cálculo das Despesas de Viagens  Gestor 
Envio dos comprovantes de despesas  Colaborador
Conferência das Despesas Coordenador Administrativo
Lançamento da fatura do cartão no sistema Coordenador Administrativo

6. Diretrizes

R$ 90,00 valor limite para hospedagem 

R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação 

Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado. 

O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem  a gerou.  

Com esse modelo de despesas de viagens utilizando o cartão o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa. 

O colaborador deverá encaminhar por e-mail os comprovantes das despesas. 

Manutenção Veículos: a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.

7. Descrição das Atividades

7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens. 

Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições , quantidade de KM rodados. 

7.2 - O Gestor informa o valor ao Coordenador Administrativo. 

7.3 - O Coordenador Administrativo entrega o cartão ao colaborador. 

7.4 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes

7.5 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas. 

7.6 - O Colaborador encaminha por e-mail os comprovantes das despesas. 

7.7 - O Coordenador Administrativo confere as despesas. 

7.8 /7.9 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo lança a fatura do cartão no sistema. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador. 

7.10 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas. 

7.11 /7.12 - O superior imediato analisa  o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa. O processo encaminha-se para o item 7.8

Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada. 

7.13 - O Coordenador Administrativo bipa o código de barras da fatura do cartão. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_C%C3%B3digo_de_Barras

7.14 - O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão. 






8. Registros

Nº de Registro 
 Nome do Registro
R23-01 ajuda.comercialmariano.com.br
R23-02 E-mail 

9. Indicadores

Indicador Fórmula
 Periodicidade
 Meta




10. Plano de Comunicação do Processo

O que comunicar
 Quem Comunica Pra quem comunica
 Quando Comunica
 Como Comunica
 Objetivo Específico
O valor calculado para as despesas de viagens   Gestor  Coordenador Administrativo Sempre que houver viagens Via e-mail ou skype

Informar ao Coordenador Administrativo o valor calculado para as despesas de viagens 


Despesas em desacordo com as diretrizes Coordenador Administrativo Superior imediato do colaborador Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes Via e-mail Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes.
Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes Superior imediato  Coordenador Administrativo/Colaborador Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes  Via e-mail Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes

11. Anexos:

01 – Fluxograma do Processo

https://cawemo.com/share/96f0a189-6e2f-41e2-b19c-bbdb605402e0

01 - Relatório de Despesas de Viagens

02 - Plano de Contas

03 - Tempo de Guarda dos Documentos

04 - Formulário Ajuda de Custo


Elaborado por: 
 Aprovado por:
Nome: Nome:
Controle de Revisões 
Revisão
 Data
 Descrição
 Data da Revalidação
00 20/08/2020 Em fase de validação




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