POP:Inventario de Estoque
Procedimento Operacional Padrão - Inventário de Estoque
Data:02/09/2020
1. Objetivo
Realizar a contagem e conferência dos estoques em loco apurando as diferenças.
2. Aplicação
Coordenador Administrativo e Gerente de Vendas
A implantação deste processo assegurando os melhores resultados é do Responsavel do Inventário nomeado pelo BO.
3. Documentos de Referência
4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia
SDE /eDocs - Senior Documentos Eletrônicos
XML - Arquivo eletrônico
Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica
NF-e - Nota Fiscal Eletrônica
5. Responsabilidades e Autoridades
| Atividades |
Responsável |
| Execução do Check List para Contagem de Estoque | Encarregado de Estoque /Coordenador Administrativo |
| Conferência dos códigos de barras dos produtos | Encarregado de Estoque |
| Contagem física que antecede o Inventário | Colaboradores |
| Abertura do Inventário | Coordenador Administrativo |
| Coletas | Colaboradores |
| Processamento dos arquivos | Coordenador Administrativo |
| Geração das guias de contagens | Coordenador Administrativo |
| Lançamento da Contagem Manual | Coordenador Administrativo |
| Apuração do Inventário | Coordenador Administrativo |
| Emissão das Notas Fiscais | Coordenador Admnistrativo |
| Apuração Consolidada do Inventário | Gerente de Compras |
6. Diretrizes
Realizar a preparação para o Inventário usando Check List.
As horas trabalhadas no Inventário serão compensadas com folga aos colaboradores (Banco de Horas).
7. Descrição das Atividades
7.1 - Na semana que antecede o Inventário, o Coordenador Administrativo acessa o ajuda e copia o link com o Check List de preparação para o inventário.
7.2 - O Coordenador Administrativo encaminha o check list para o Encarregado de Estoque.
7.3 - O Encarregado de Estoque executa o check list antes da contagem de estoque.
7.4 - O Encarregado de Estoque faz a conferência de todos os códigos de barras via coletor.
7.5 / 7.6 - Se a conferência dos códigos de barras está ok, o Encarregado de Estoque enacaminha para o Coordenador Administrativo. O processo encaminha-se para o item 7.8.
Se na conferência dos códigos de barras houver itens com erro na leitura, o Encarregado de Estoque encaminha para o Gerente de Compras fazer os ajustes nos itens
7.7 - O Gerente de Compras faz a correção no sistema e informa ao Encarregado de Estoque.
7.8 - O Coordenador Administrativo finaliza o check list que antecede o inventário.
7.9 - O Coordenador Administrativo libera a contagem física que antece o inventário.
7.10 - Os colaboradores que estão participando da contagem de estoque fazem a contagem física etiquetando os produtos.
7.11 - Os colaboradores informam ao Coordenador Administrativo a finalização da contagem física.
7.12 - O Coordenador Administrativo finaliza o check list para iniciar o inventário.
7.13 - O Coordenador Administrativo faz a conciliação de saldos.
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7.14 - O Coordenador Administrativo fecha os estoques.
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7.15 - O Coordenador Administrativo faz a abertura do inventário.
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7.16 - O Coordenador Administrativo libera para iniciar a 1ª coleta.
7.17 - Os colaboradores fazem a 1ª coleta.
7.18 - Os colaboradores transmitem os dados do coletor.
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7.19 - O Coordenador Administrativo processa os arquivos.
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7.20 - O Coordenador Administrativo gera o relatório de guias de contagens.
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7.21 /7.22 - Se ao gerar o relatório não constam itens o Coordenador Administrativo finaliza a contagem física. O Processo encaminha-se para o item 7.39.
Se ao gerar o relatório constam itens o Coordenador Administrativo envia o relatório aos colaboradores para 2ª contagem no coletor.
7.23 - Os colaboradores fazem a 2ª contagem via coletor.
7.24 - Os colaboradores transmitem os dados.
7.25 - O Coordenador Administrativo processa o arquivo.
7.26 - O Coordenador Administrativo gera o relatório guia de contagens.
7.27 /7.28 - Se ao gerar o relatório não constam itens o Coordenador Administrativo finaliza a contagem física. O Processo encaminha-se para o item 7.39.
Se ao gerar o relatório constam itens o Coordenador Administrativo envia o relatório aos colaboradores para 3ª contagem no coletor.
7.29 - Os colaboradores fazem a 3ª contagem via coletor.
7.30 - Os colaboradores transmitem os dados.
7.31 - O Coordenador Administrativo processa o arquivo.
7.32 - O Coordenador Administrativo gera o relatório guia de contagens.
7.33 /7.34 - Se ao gerar o relatório não constam itens o Coordenador Administrativo finaliza a contagem física. O Processo encaminha-se para o item 7.39.
Se ao gerar o relatório constam itens o Coordenador Administrativo envia o relatório aos colaboradores para 4ª contagem.
7.35 - Os colaboradores fazem a 4ª contagem manual, ou seja nessa contagem não é utilizado o coletor.
Os colaboradores anotam no relatório as quantidades da quarta contagem.
7.36 - Os colaboradores entregam a contagem dos itens para o Coordenador Administrativo.
7.37 - O Coordenador Administrativo faz o lançamento manual da 4ª contagem.
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7.38 /7.39 - Se ao gerar o relatório não constam itens o Coordenador Administrativo gera a apuração do inventário. O processo encaminha-se para o item 7.42
Acompanhar pelos relatórios 302 e 304.
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7.40 - Se ao gerar o relatório constam itens o Coordenador Administrativo confere novamente a quantidade.
7.41 - O Coordenador Administrativo faz o lançamento manual da contagem seguinte.
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7.42 - O Coordenador Administrativo finaliza o processo do inventário.
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7.43 - O Coordenador administrativo acessa a tela do sistema para geração da Nf-e.
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7.44 - O Coordenador Administrativo gera a nota de entrada e saída.
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7.45 - O Coordenador Administrativo verifica se as notas fiscais foram autorizadas.
7.46 /7.47 - Se as notas foram autorizadas o Coordenador Administrativo assina o relatório apuração do inventário.
Se as notas não foram autorizadas o Coordenador Administrativo corrige ou encaminha para o setor responsável.
7.48 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do Gerente de Vendas.
7.49 - O Coordenador Administrativo envia por e-mail o relatório apuração do inventário ao Gerente de Compras.
7.50 - O Gerente de Compras recebe o e-mail com a apuração assinada.
7.51 - O Gerente de Compras faz a apuração das entradas e saídas manuais no período, ou seja, movimentações de entrada e saída após o último inventário.
7.52 - O Gerente de Compras faz a apuração do tempo gasto para a realização do inventário.
7.53 - O Gerente de Compras envia por e-mail as apurações consolidadas para unidade e diretoria.
8. Registros
| Nº de Registro |
Nome do Registro |
| R15 -01 | ajuda.comercialmariano.com.br |
| R15-02 | |
| R15 -03 | Skype |
| R15 -04 | SDE/e-Docs - Senior Documentos Eletrônicos |
9. Indicadores
| Indicador | Fórmula |
Periodicidade |
Meta |
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10. Plano de Comunicação do Processo
| O que comunicar |
Quem Comunica | Pra quem comunica |
Quando Comunica |
Como Comunica |
Objetivo Específico |
| Realização do Inventário | Coordenador Administrativo | Colaboradores envolvidos na contagem | Quando recebe a planilha com a programação do inventário | Através de comunicado no mural ou pessoalmente | Informar os colaboradores sobre a data do Inventário |
| Realização do Check List | Coordenador Administrativo | Encarregado de Estoque | Uma semana antes do Inventário | Via Skype | Informar ao Encarregado de Estoque que precisa realizar o Check List de preparação para o Inventário |
| Execução do Check List | Encarregado de Estoque | Coordenador Administrativo | Um dia antes do Inventário | Via Skype ou pessoalmente | Informar ao Coordenador Administrativo que o Check List foi realizado |
| Liberação da Contagem Física antes do Inventário | Coordenador Administrativo | Colaboradores envolvidos na contagem | Um dia antes do Inventário | Pessoalmente | Informar aos colaboradores que podem iniciar a contagem e etiquetagem dos produtos |
| Finalização da contagem física | Colaboradores | Coordenador Administrativo | Ao finalizar a contagem e etiquetagem | Pessoalmente | Informar ao Coordenador Administrativo que a contagem física e etiquetagem foram finalizadas |
| Abertura do Inventário | Coordenador Administrativo | Colaboradores envolvidos contagem | No dia do inventário | Pessoalmente | Informar aos colaboradores a abertura do inventário e início da primeira coleta |
| Transmissão dos dados coletados | Colaboradores | Coordenador Administrativo | Após a finalização das coletas | Pessoalmente | Informar ao Coordenador Administrativo o envio das coletas |
| Recontagem | Coordenador Administrativo | Colaboradores | Sempre que houver divergências | Pessoalmente entregando relatório Guia de Contagens | Informar aos colaboradores que existem itens para recontagem |
| Notas não autorizadas | Coordenador Administrativo | Setor responsável | Sempre que as notas não forem autorizadas | Informar ao setor responsável o motivo da não autorização da nota fiscal | |
| Apuração do Inventário | Coordenador Administrativo | Gerente de Compras | Após a finalização do inventário | Informar ao Gerente de Compras a finalização do Inventário | |
| Apuração consolidada do Inventário | Gerente de Compras | Gerente de Vendas, Coordenador Administrativo e Diretoria | Após analise da apuração do Inventário | Informar aos gestores da unidade e diretoria a apuração do Inventário |
11. Anexos:
01 – Fluxograma do Processo
https://cawemo.com/share/5a054655-06f0-496f-a29b-9cbbf24bab93
| Elaborado por: |
Aprovado por: |
| Nome: | Nome: |
| Controle de Revisões |
| Revisão |
Data |
Descrição |
Data da Revalidação |
| 00 | 22/10/2020 | Em fase de validação | |
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