POP:Entrada de Despesas de Uso e Consumo

Procedimento Operacional Padrão - Entrada de Despesas de Uso e Consumo

Data: 09/07/2020 Versão Revisada 15/05/2024

1. Objetivo

Lançar as despesas para manter as obrigações fiscais e financeiras.

2. Aplicação

Coordenador Administrativo

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

NFCe - Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica

SDE /eDocs - Senior Documentos Eletrônicos

XML - Arquivo eletrônico

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

NSE - Nota de Serviço Eletrônica

NF - Nota Fiscal

NEE - Nota Fiscal da Energia Elétrica Eletrônica

NST - Nota de Serviço de Telecomunicações

NSC - Nota de Serviço de Comunicação

5. Responsabilidades e Autoridades

Atividades	Responsável
Entrada das Despesas de Uso e Consumo	Coordenador Administrativo
Envio por e-mail dos documentos para Departamento Fiscal	Coordenador Administrativo
Conferência das Despesas de Uso e Consumo	Assistente Fiscal
Conferência das Despesas de Uso e Consumo	Analista Financeiro

6. Diretrizes

1) As despesas devem ser conferidas com os relatórios 111 da gestão de recebimento para notas fiscais e do contas a pagar para o financeiro.

2) Digitalizar o relatório 111 das entradas e financeiro para conferência do movimento pelo Departamento Fiscal e Departamento Financeiro.

2) Não há necessidade de enviar o movimento por malote, as despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail.

3) As notas eletrônicas não precisam ser scaneadas, pois já constam no SDE. O Departamento Fiscal fará a consulta no SDE para conferência das entradas no sistema.

4) Enviar somente a fatura do cartão os comprovantes das despesas devem ser anexados a fatura e arquivados na unidade, não há necessidade de encaminhar os comprovantes para o Departamento Fiscal ou Financeiro.

5) As despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail semanalmente com confirmação de recebimento, toda quarta e sábado.

6) Relatório 204 gerar após o lançamento das despesas, fazer os ajustes dos erros apresentados no mesmo.

7) Relatório 200 digitalizar no dia 28,nos casos que constarem no relatório 200 notas pendentes de lançamento escrever no relatório o motivo.

8) O arquivo dos documentos fiscais no Departamento Fiscal deverá ocorrer desta forma:

8.1) Notas Fiscais recebidas pelo SDE backup automático

8.2) Os demais documentos devem ser arquivados digitalizados na controladoria

9) Os documentos fiscais que ficam na unidade devem seguir as orientações estabelecidas na relação Tempo de Guarda dos Documentos.

Prazo para Lançamento das Despesas

1) Lançamento das despesas deve ser feito até dia 28 de cada mês , em fevereiro até o dia 26.

2) Lançar imobilizado e notas fiscais de fora do estado até dia 25 de cada mês.

3) A unidade deve se programar para não gerar despesas após o dia 28, nos casos em que houver necessidade o lançamento deve ser feito no próximo mês.

CONFERÊNCIA DAS DESPESAS – DEPARTAMENTO FISCAL E FINANCEIRO

1) Conferir as despesas conforme for recebendo por e-mail. Nos casos que for necessário correção encaminhar por e-mail para o Coordenador Administrativo.

2) O Departamento Fiscal e o Departamento Financeiro terão até 5 dias para conferir as despesas e retornar a unidade informando o que precisa ser corrigido.

2) As unidades terão até 2 dias úteis para ajustar e retornar ao Departamento Fiscal e Financeiro durante o mês, exceto no último dia de lançamento (28) , nesse caso o ajuste e o retorno ao Departamento Fiscal e Financeiro devem ser no mesmo dia.

ATENÇÃO: alterações de conta financeira e centro de custo só podem ser feitas 07 dias após a entrada do documento no sistema.

7. Descrição das Atividades

7.1 - O Coordenador Administrativo faz a análise da despesa, ou seja verifica se o documento é fiscal ou financeiro. Separa os documentos fiscais dos financeiros para lançamento no sistema.

7.2 - O Coordenador Administrativo classifica as despesas fiscais com transação, conta financeira, contábil e centro de custo. E as despesas financeiras com conta financeira, contábil e centro de custo.

7.3 - O Coordenador Administrativo consulta o CNPJ do Fornecedor no sistema.

7.4 / 7.5 - O Coordenador Administrativo registra a despesa no sistema.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_Uso_e_Consumo

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

Caso o Fornecedor não tenha cadastro o Coordenador Administrativo solicita por e-mail o cadastro do fornecedor.

7.6 - O Coordenador Administrativo gera o relatório 200.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF200

7.7 - O Coordenador Administrativo verifica se existem notas pendentes de lançamento.

7.8 /7.9 - Se houver notas pendentes de lançamento o Coordenador Administrativo verifica se reconhece a despesa.

Caso reconheça a despesa e o item já foi recebido, o Coordenador Administrativo faz a entrada no sistema. Caso não tenha recebido o item da compra acompanha até o recebimento para fazer o registro no sistema.

Se a despesa não for reconhecida o Coordenador Administrativo solicita ao Departamento Fiscal o desconhecimento.

7.10 - O Analista Fiscal analisa a solicitação de desconhecimento.

7.11 / 7.12 - O Analista Fiscal verifica se documento fiscal está com prazo para desconhecimento.

Se o documento fiscal está no prazo, o Analista Fiscal realiza o desconhecimento.

Caso o documento fiscal não esteja mais no prazo para cancelamento o Analista Fiscal orienta o Coordenador Administrativo como proceder.

7.13 - Após o desconhecimento do documento fiscal o Analista Fiscal exclui a nota do sistema, para que a nota não continue pendente de lançamento no relatório 200.

7.14 - O Coordenador Administrativo gera o relatório 204.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF204

O Coordenador Administrativo confere a Inversão Gerencial.

7.15 / 7.16 - O Coordenador Administrativo corrige os erros se houver.

O Coordenador Administrativo gera o relatório 111 entradas e financeiro.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF111

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatório_FPCP111

7.17 - O Coordenador Administrativo confere as despesas lançadas x relatórios.

7.18 / 7.19 - O Coordenador Administrativo digitaliza as despesas que estão lançadas e não constam no SDE.

Caso Coordenador Administrativo identifique despesas sem lançar, deve separá-las e lança-lás.

7.20 - O Coordenador Administrativo deve digitalizar os relatórios 111. Esses relatórios são os protocolos.

7.21 - O Coordenador Administrativo deve separar os documentos financeiros e fiscais encaminhar por e-mail os relatórios e as depesas que não constam no SDE.

Ao enviar os Emails, separar os documentos fiscais dos documentos financeiros, e enviar em e-mails separados.

7.22 - O Assistente Fiscal e o Analista Financeiro conferem as despesas.

7.23 / 7.24 - Se os lançamentos estiverem corretos o Assistente Fiscal e o Analista Financeiro confirma o recebimento do e-mail.

Caso hajam lançamentos incorretos o Assistente Fiscal ou o Analista Financeiro listam os erros e encaminham por e-mail solicitando a correção.

7.25 - O Coordenador Administrativo faz a correção conforme solicitado pelo Assistente Fiscal ou pelo Analista Financeiro.

7.26 - O Coordenador Administrativo informa sobre a correção ao Assistente Fiscal e Analista Financeiro.

8. Registros

Nº de Registro	Nome do Registro
R03-01	ajuda.comercialmariano.com.br
R03-03	E-mail
R03-03	SDE/e-Docs - Senior Documentos Eletrônicos

9. Indicadores

Indicador	Fórmula	Periodicidade	Meta
Lançamento fora do período	(quantidade de notas lançadas fora do período /quantidade total de notas)x100	Mensal
Notas Fiscais sem Lançar	(quantidade de notas sem lançar /quantidade total de notas) x100	Mensal
Erros de lançamentos	(quantidade de erros /quantidade total de notas)x100	Quando necessário

10. Plano de Comunicação do Processo

O que comunicar	Quem Comunica	Pra quem comunica	Quando Comunica	Como Comunica	Objetivo Específico
Erro na entrada das despesas de uso e consumo	Assistente Fiscal	Coordenador Administrativo	Sempre que ocorrer o erro	Via e-mail	Informar o erro, orientando a forma correta de lançamento
Correção do erro	Coordenador Administrativo	Assistente Fiscal	Após a correção do erro	Via e-mail	Informar a correção
Impossibilidade de realizar o desconhecimento de uma Nota Fiscal	Analista Fiscal	Coordenador Administrativo	Sempre que não for possível realizar o desconhecimento de uma Nota Fiscal	Via e-mail	Orientar como proceder de acordo com cada situação