POP:Despesas de Viagens - Cartão

Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão

Data: 23/09/2022

1. Objetivo

Otimizar o controle de recursos de desembolso de viagens

2. Aplicação

Gerente Financeiro

É de responsabilidade do Renê a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

WMW - Empresa de software de vendas externas

REE - Reembolso

NCe - Nota de Consumidor Eletrônica

NFe - Nota Fiscal Eletrônica

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

ADT - Adiantamento

NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

BOL - Boleto

5. Responsabilidades e Autoridades

Atividades	Responsável
Cálculo das Despesas de Viagens	Gestor
Disponibilização do Limite de Crédito no Cartão	Gerente Financeiro
Coleta da assinatura no termo de responsabilidade	Coordenador Administrativo
Envio dos comprovantes de despesas	Colaborador
Conferência das Despesas	Coordenador Administrativo
Lançamento da fatura do cartão no sistema	Coordenador Administrativo

6. Diretrizes

R$ 80,00 a R$ 170,00 valor limite para hospedagem

R$ 70,00 a diária para alimentação (R$ 35,00 para almoço e R$ 35,00 para o jantar)

Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado.

O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem a gerou.

Com esse modelo de despesas de viagens utilizando o cartão o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa.

O colaborador deverá encaminhar por e-mail os comprovantes das despesas.

Manutenção Veículos - a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.

As faturas dos cartões devem ser encaminhadas digitalizadas para o Departamento Fiscal com a assinatura do Coordenador Administrativo ou Gerente de Vendas. Enviar somente a fatura do cartão os comprovantes das despesas devem ser anexados a fatura e arquivados na unidade, não há necessidade de encaminhar os comprovantes para o Departamento Fiscal.

A fatura será paga com valor intergral ou seja, valor informado como limite. Caso o valor informado como limite não seja utilizado ficará um crédito para a próxima fatura.

7. Descrição das Atividades

7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens.

Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições , quantidade de KM rodados.

7.2 - O Gestor informa o valor ao Coordenador Administrativo.

7.3 - O Coordenador Administrativo encaminha os valores de limites dos cartões ao Gerente Financeiro.

7.4 - O Encarregado Financeiro insere limite nos cartões.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus

7.5 - O Gerente Financeiro informa ao Coordenador Administrativo que os limites foram inseridos.

7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador no termo de responsabilidade de recebimento do cartão.

7.7- O Coordenador Administrativo entrega o cartão ao colaborador.

7.8 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes

7.9 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas.

7.10 - O Colaborador encaminha por e-mail os comprovantes das despesas.

7.11 - O Coordenador Administrativo confere as despesas.

7.12/7.13 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo lança a fatura do cartão no sistema.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus

Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador.

7.14 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas.

7.15 /7.16 - O superior imediato analisa o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa. O processo encaminha-se para o item 7.12

Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada.

7.17 - O Coordenador Administrativo bipa o código de barras da fatura do cartão.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_C%C3%B3digo_de_Barras

7.18 - O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão.

8. Registros

Nº de Registro	Nome do Registro
R23-01	ajuda.comercialmariano.com.br
R23-02	E-mail

9. Indicadores

Indicador	Fórmula	Periodicidade	Meta

10. Plano de Comunicação do Processo

O que comunicar	Quem Comunica	Pra quem comunica	Quando Comunica	Como Comunica	Objetivo Específico
O valor calculado para as despesas de viagens	Gestor	Coordenador Administrativo	Sempre que houver viagens	Via e-mail ou skype	Informar ao Coordenador Administrativo o valor calculado para as despesas de viagens
Limite de Crédito Inserido	Encarregado Financeiro	Coordenador Administrativo	Sempre que houver viagens	Via e-mail ou skype	Informar ao Coordenador Administrativo que o limite de crédito dos cartões foi inserido
Despesas em desacordo com as diretrizes	Coordenador Administrativo	Superior imediato do colaborador	Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes	Via e-mail	Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes.
Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes	Superior imediato	Coordenador Administrativo/Colaborador	Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes	Via e-mail	Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes