POP:Adiantamento de Despesas de Viagens

Procedimento Operacional Padrão - Adiantamento de Despesas de Viagens 

Data: 04/08/2020

1. Objetivo

Adiantar valor em dinheiro ou por depósito aos colaboradores para suprir as despesas com viagens. 

2. Aplicação

Coordenador Administrativo 

É de responsabilidade da Ellen a implantação deste processo assegurando os melhores resultados 

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

WMW - Empresa de software de vendas externas 

REE -  reembolso 

NCe - Nota de Consumidor Eletrônica 

NFe - Nota Fiscal Eletrônica 

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

ADT - Adiantamento 

5. Responsabilidades e Autoridades

Atividades	Responsável
Cálculo das Despesas de Viagens	Gestor
Adiantamento para despesas de viagens	Coordenador Administrativo
Envio dos comprovantes de despesas e Relatório de Reembolso	Colaborador
Conferência das Despesas	Coordenador Administrativo
Entrada e Saida das Despesas no sistema	Coordenador Administrativo

6. Diretrizes

R$ 90,00 valor limite para hospedagem 

R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação 

Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado. 

O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem  a gerou.  

Com esse modelo de ressarcimento de despesas de viagens o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa. 

Após o cálculo o Coordenador Administrativo deve lançar um adiantamento para fazer a saída do valor entregue em dinheiro(no caixa 50) ou solicitar depósito ao departamento financeiro. 

O vendedor deverá encaminhar por e-mail o relatório de despesas de viagens anexando as respectivas despesas. 

O acerto com o vendedor deve ser feito semanal, liberar outro adiantamento somente após o acerto. 

Manutenção Veículos: a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo e Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.

7. Descrição das Atividades 7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens. 

7.2 - O Gestor informa o valor do adiantamento ao Coordenador Administrativo. 

7.3 - O Coordenador Administratvo verifica como será feito o adiantamento. 

7.4 /7.5 - 

8. Registros

Nº de Registro	Nome do Registro

9. Indicadores

Indicador	Fórmula	Periodicidade	Meta

10. Plano de Comunicação do Processo

O que comunicar	Quem Comunica	Pra quem comunica	Quando Comunica	Como Comunica	Objetivo Específico

11. Anexos:

01 – Fluxograma do Processo

Elaborado por:	Aprovado por:
Nome:	Nome:

Controle de Revisões

Revisão	Data	Descrição	Data da Revalidação