POP:Adiantamento de Despesas de Viagens

Procedimento Operacional Padrão - Adiantamento de Despesas de Viagens

Data: 04/08/2020

1. Objetivo

Adiantar valor em dinheiro ou por depósito aos colaboradores para suprir as despesas com viagens.

2. Aplicação

Coordenador Administrativo

É de responsabilidade da Ellen a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

WMW - Empresa de software de vendas externas

REE - Reembolso

NCe - Nota de Consumidor Eletrônica

NFe - Nota Fiscal Eletrônica

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

ADT - Adiantamento

NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

5. Responsabilidades e Autoridades

Atividades	Responsável
Cálculo das Despesas de Viagens	Gestor
Adiantamento para despesas de viagens	Coordenador Administrativo
Envio dos comprovantes de despesas e Relatório de Reembolso	Colaborador
Conferência das Despesas	Coordenador Administrativo
Lançamento do ADT e REE no sistema	Coordenador Administrativo
Baixa do ADT e REE no sistema	Coordenador Administrativo

6. Diretrizes

R$ 90,00 valor limite para hospedagem

R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação

Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado.

O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem a gerou.

Com esse modelo de ressarcimento de despesas de viagens o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa.

Após o cálculo o Coordenador Administrativo deve lançar um adiantamento para fazer a saída do valor entregue em dinheiro(no caixa 50) ou solicitar depósito ao departamento financeiro.

O colaborador deverá encaminhar por e-mail o relatório de despesas de viagens anexando as respectivas despesas.

Os acertos de adiantamento de despesas com o vendedores/ supervisores devem ser feito semanal, liberar outro adiantamento somente após o acerto.

Manutenção Veículos: a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.

7. Descrição das Atividades

7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens.

Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições , quantidade de KM rodados.

7.2 - O Gestor informa o valor do adiantamento ao Coordenador Administrativo.

7.3 - O Coordenador Administratvo verifica como será feito o adiantamento.

7.4 /7.5 - Se o adiantamento for feito pelo caixa o Coordendador Administrativo emite o recibo. O processo encaminha-se para o item 7.6.

Nos casos em que o adiantamento for através de transferência bancária o Coordenador Administrativo encaminha os dados para depósito ( código do colaborador, nome, banco, agência, conta, valor a depositar.) o processo encaminha-se para o item 7.10 e 7.11.

Enviar e-mail ao financeiro com 1 dia de antecência.

7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador no recibo.

7.7 - O Coordenador Administrativo entrega o valor em dinheiro ao colaborador.

7.8 - O Coordenador Administrativo lança o adiantamento no sistema.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Fornecedores

7.9 - O Coordenador Administrativo anexa o recibo ao movimento do caixa.

7.10 - O Auxiliar Financeiro faz a transferência bancária.

7.11 - O Auxiliar Financeiro lança o adiantamento no sistema.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Fornecedores

7.12 - O Coordenador Administrativo aguarda o retorno do colaborador com as despesas.

7.13 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes.

7.14 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas.

7.15 - O Colaborador preenche o Relatório de Despesas de Viagens.

7.16 - O Colaborador assina o Relatório de Despesas de Viagens.

7.17 - O Colaborador digitaliza o Relatório de Despesas de Viagens.

7.18 - O Colaborador encaminha por e-mail o Relatório de Despesas de Viagens e os comprovantes.

7.19 - O Coordenador Administrativo confere as despesas.

7.20 /7.21 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo verifica se o valor do relatório confere com o adiantamento.

Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador.

7.22 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas.

7.23 /7.24 - O superior analisa o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa.

Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada.

7.25 /7.26 - Se o valor do relatório confere com o adiantamento o Coordenador Administrativo lança a despesa no sistema.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

Se o valor do adiantamento não confere com relatório o Coordenador Administrativo verifica se o valor adiantado é maior ou menor que as despesas.

7.27 /7.28 - Se o valor das despesas é maior que o adiantamento o Coordenador Administrativo paga a diferença ao colaborador. O processo encaminha-se para o item 7.25, 7.32, 7.33 e 7.34

Se a despesa é menor que o adiantamento o Coordenador Administrativo verifica se é possível a devolução do valor pelo colaborador.

7.29 /7.30 - Se é possível o Coordenador Administrativo recebe o valor do colaborador.

Se não é possível o Coordenador Administrativo faz a baixa parcial do adiantamento no sistema e desconta no próximo valor que será adiantado ao colaborador.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolu%C3%A7%C3%A3o_de_Cr%C3%A9dito_Fornecedor

Nos casos em que o colaborador não faz viagens periódicas o mesmo deve devolver o valor ao Coordenador Administrativo.

7.31 - O Coordenador Administrativo lança o Relatório de Despesas de Viagens no sistema.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

7.32 - O Coordenador Administrativo faz a baixa do adiantamento no sistema.

Usar essa opção de baixa quando for baixar o adiantamento no caixa.

Por exemplo: O adiantamento ao colaborador é de 200,00 e o reembolso de 100,00. Os 100,00 serão devolvidos pelo colaborador, nesse caso pode ser feita a compensação do adiantamento com o reembolso e a diferença baixar no caixa, ou baixar o adiantamento e reembolso direto no caixa.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolu%C3%A7%C3%A3o_de_Cr%C3%A9dito_Fornecedor

Usar essa opção de baixa quando for feita compensação do adiantamento com o reembolso.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixa_por_Devolu%C3%A7%C3%A3o_e_Adiantamento

7.33 - O Coordenador Administrativo faz a baixa do Relatório de Despesas de Viagens no sistema.

Usar essa opção de baixa quando a baixa não ocorrer por compensação e for necessário baixar a despesa em caixa.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixas_Contas_a_Pagar

7.34 - O Coordenador Administrativo arquiva o Relatório de Despesas de Viagens.

8. Registros

Nº de Registro	Nome do Registro
R07-01	ajuda.comercialmariano.com.br
R07-02	E-mail

9. Indicadores

Indicador	Fórmula	Periodicidade	Meta

10. Plano de Comunicação do Processo

O que comunicar	Quem Comunica	Pra quem comunica	Quando Comunica	Como Comunica	Objetivo Específico
O valor do adiantamento ao colaborador	Gestor	Coordenador Administrativo	Sempre que houver viagens	Via e-mail ou skype	Informar ao Coordenador Administrativo o valor para adiantamento de despesas de viagens
Adiantamento por transferência bancária	Coordenador Administrativo	Auxiliar Financeiro	Sempre que houver viagens	Via e-mail	Informar ao Auxiliar Financeiro o valor do adiantamento de despesas de viagens
Despesas em desacordo com as diretrizes	Coordenador Administrativo	Superior imediato do colaborador	Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes	Via e-mail	Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes.
Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes	Superior imediato	Coordenador Administrativo/Colaborador	Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes	Via e-mail	Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes