POP:Entrada de Despesas de Uso e Consumo

Procedimento Operacional Padrão - Entrada de Despesas de Uso e Consumo

Data: 09/07/2020

1. Objetivo  

Lançar as despesas para manter as obrigações fiscais e financeiras. 

2. Aplicação

Coordenador Administrativo 

É de responsabilidade do Wisley a implantação deste processo assegurando os melhores resultados. 

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

NFCe - Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica

SDE /eDocs - Senior Documentos Eletrônicos 

XML - Arquivo eletrônico 

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

NSE - Nota de Serviço Eletrônica 

NF - Nota Fiscal 

NEE - Nota de Energia Elétrica

NST - Nota de Serviço de Telecomunicações 

NSC - Nota de Serviço de Comunicação

5. Responsabilidades e Autoridades

Atividades	Responsável
Entrada das Despesas de Uso e Consumo	Coordenador Administrativo
Envio por e-mail dos documentos para Departamento Fiscal	Coordenador Administrativo
Conferência das Despesas de Uso e Consumo	Assistente Fiscal

6. Diretrizes

1) As despesas devem ser conferidas com os relatórios, ou seja, todas as despesas em mãos devem constar no relatório e todas que constarem no relatório devem estar impressas. 

2) Não há necessidade de enviar o movimento por malote, as despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail.

3) As notas eletrônicas não precisam ser scaneadas, pois já constam no SDE. O Departamento Fiscal fará a consulta no SDE para conferência das entradas no sistema.  

4) As despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail semanalmente com confirmação de recebimento. 

5) Os relatórios 204 e 200 citados acima também devem ser digitalizados.

6) Relatório 204 digitalizar e enviar toda quarta e sábado. 

7)  Relatório 200 digitalizar no dia 28,nos casos que constarem no relatório 200 notas pendentes de lançamento escrever no relatório o motivo. 

Prazo para Lançamento das Despesas

1) Lançamento das despesas deve ser feito até dia 28 de cada mês , em fevereiro até o dia 26.

2) Imobilizado lançar até dia 25

3) A unidade deve se programar para não gerar despesas após o dia 28, nos casos em que houver necessidade o lançamento deve ser feito no próximo mês.

CONFERÊNCIA DAS DESPESAS – DEPARTAMENTO FISCAL

1) Conferir as despesas conforme for recebendo por e-mail. Nos casos que for necessário correção encaminhar por e-mail para o Coordenador Administrativo. 

2) As unidades terão até 2 dias úteis para ajustar e retornar ao Departamento Fiscal durante o mês, exceto no último dia de lançamento (28) , nesse caso o ajuste e o retorno ao Departamento Fiscal devem ser no mesmo dia. 

ATENÇÃO: alterações de conta financeira e centro de custo só podem ser feitas 07 dias após a entrada do documento no sistema.

7. Descrição das Atividades

7.1 - O Coordenador Administrativo faz a análise da despesa, ou seja verifica se o documento é fiscal ou financeiro. Separa os documentos fiscais dos financeiros para lançamento no sistema. 

7.2 - O Coordenador Administrativo classifica as despesas fiscais com transação, conta financeira, contábil e centro de custo. E as despesas financeiras com conta financeira, contábil e centro de custo. 

7.3 - O Coordenador Administrativo consulta o CNPJ do Fornecedor no sistema. 

7.4 / 7.5 - O Coordenador Administrativo registra a despesa no sistema. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_Uso_e_Consumo

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

Caso o Fornecedor não tenha cadastro o Coordenador Administrativo solicita por e-mail o cadastro do fornecedor. 

7.6 - O Coordenador Administrativo gera o relatório 204 e verifica se possui erros de lançamentos. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF204

7.7 / 7.8 - O Coordenador Administrativo corrige os erros se houver. 

Caso o relatório não apresente erros o Coordenador Administrativo gera o relatório 200. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF200

7.9 - O Coordenador Administrativo verifica se existem notas pendentes de lançamento. 

7.10 / 7.11 - Se houver notas pendentes de lançamento o Coordenador Administrativo verifica se reconhece a despesa. 

Caso reconheça a despesa, o Coordenador Administrativo faz a entrada no sistema. 

Se a despesa não for reconhecida o Coordenador Administrativo solicita ao Departamento Fiscal o desconhecimento. 

7.12 - O Analista Fiscal analisa a solicitação de desconhecimento. 

7.13 / 7.14 - O Analista Fiscal verifica se documento fiscal está com prazo para desconhecimento. 

Se o documento fiscal está no prazo, o Analista Fiscal realiza o desconhecimento. 

Caso o documento fiscal não esteja mais no prazo para cancelamento o Analista Fiscal orienta o Coordenador Administrativo como proceder. 

7.15 - Após o desconhecimento do documento fiscal o Analista Fiscal exclui a nota do sistema, para que a nota não continue pendente de lançamento no relatório 200. 

7.16 - O Coordenador Administrativo gera o relatório 111 entradas e financeiro. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF111

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relat%C3%B3rio_FPCP111

7.17 - O Coordenador Administrativo confere as despesas lançadas x relatórios. 

7.18 / 7.19 - O Coordenador Administrativo digitaliza as despesas que estão lançadas e nã constam no SDE. 

Caso Coordenador Administrativo identifique despesas sem lançar, deve separá-las, lança-lás  e digitalizá-las. 

7.20 - O Coordenador Administrativo deve digitalizar os relatórios 111. Esses relatórios são os protocolos. 

7.21 - O Coordenador Administrativo encaminha por e-mail os relatórios e as depesas que não constam no SDE. 

7.22 - O Assistente Fiscal confere as despesas. 

7.23 / 7.24 - Se os lançamentos estiverem corretos o Assistente Fiscal confirma o recebimento do e-mail. 

Caso hajam lançamentos incorretos o Assistente Fiscal lista os erros e encaminha por e-mail solicitando a correção. 

7.25 - O Coordenador Administrativo faz a correção conforme solicitado pelo Assistente Fiscal. 

7.26 - O Coordenador Administrativo informa sobre a correção ao Assistente Fiscal. 

8. Registros

Nº de Registro	Nome do Registro
R02-01	ajuda.comercialmariano.com.br
R02-03	E-mail
R03-03	SDE/e-Docs - Senior Documentos Eletrônicos

9. Indicadores

Indicador	Fórmula	Periodicidade	Meta
Lançamento fora do período	(quantidade de notas lançadas fora do período /quantidade total de notas)x100	Mensal
Notas Fiscais sem Lançar	(quantidade de notas sem lançar /quantidade total de notas) x100	Mensal
Erros de lançamentos	(quantidade de erros /quantidade total de notas)x100	Quando necessário

10. Plano de Comunicação do Processo

O que comunicar	Quem Comunica	Pra quem comunica	Quando Comunica	Como Comunica	Objetivo Específico
Erro na entrada das despesas de uso e consumo	Assistente Fiscal	Coordenador Administrativo	Sempre que ocorrer o erro	Via e-mail	Informar o erro, orientando a forma correta de lançamento
Correção do erro	Coordenador Administrativo	Assistente Fiscal	Após a correção do erro	Via e-mail	Informar a correção
Impossibilidade de realizar o desconhecimento de uma Nota Fiscal	Analista Fiscal	Coordenador Administrativo	Sempre que não for possível realizar o desconhecimento de uma Nota Fiscal	Via e-mail	Orientar como proceder de acordo com cada situação

11. Anexos:

01 – Fluxograma do Processo

https://cawemo.com/share/b5e92d40-6ae2-48ee-9449-ddc1fe63f6e5

02-Plano de Contas

• Plano de Contas

03 - Tabela de Transações

• Tabela de Transações

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