POP:Adiantamento de Despesas de Viagens
Procedimento Operacional Padrão - Adiantamento de Despesas de Viagens
Data: 04/08/2020
1. Objetivo
Adiantar valor em dinheiro ou por depósito aos colaboradores para suprir as despesas com viagens.
2. Aplicação
Coordenador Administrativo
É de responsabilidade da Ellen a implantação deste processo assegurando os melhores resultados
3. Documentos de Referência
4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia
WMW - Empresa de software de vendas externas
REE - reembolso
NCe - Nota de Consumidor Eletrônica
NFe - Nota Fiscal Eletrônica
Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica
ADT - Adiantamento
5. Responsabilidades e Autoridades
| Atividades |
Responsável |
| Cálculo das Despesas de Viagens | Gestor |
| Adiantamento para despesas de viagens | Coordenador Administrativo |
| Envio dos comprovantes de despesas e Relatório de Reembolso | Colaborador |
| Conferência das Despesas | Coordenador Administrativo |
| Entrada e Saida das Despesas no sistema | Coordenador Administrativo |
6. Diretrizes
R$ 90,00 valor limite para hospedagem
R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação
Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado.
O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem a gerou.
Com esse modelo de ressarcimento de despesas de viagens o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa.
Após o cálculo o Coordenador Administrativo deve lançar um adiantamento para fazer a saída do valor entregue em dinheiro(no caixa 50) ou solicitar depósito ao departamento financeiro.
O vendedor deverá encaminhar por e-mail o relatório de despesas de viagens anexando as respectivas despesas.
O acerto com o vendedor deve ser feito semanal, liberar outro adiantamento somente após o acerto.
Manutenção Veículos: a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo e Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
7. Descrição das Atividades
7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens.
Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições , quantidade de KM rodados.
7.2 - O Gestor informa o valor do adiantamento ao Coordenador Administrativo.
7.3 - O Coordenador Administratvo verifica como será feito o adiantamento.
7.4 /7.5 - Se o adiantamento for feito pelo caixa o Coordendador Administrativo emite o recibo
Nos casos em que o adiantamento for através de transferência bancária o Coordenador Administrativo encaminha os dados para depósito ( código do colaborador, nome, banco, agência, conta, valor a depositar.) o processo encaminha-se para o item 7.10 e 7.11.
7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador no recibo.
7.7 - O Coordenador Administrativo entrega o valor em dinheiro ao colaborador.
7.8 - O Coordenador Administrativo lança o adiantamento no sistema.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Clientes
7.9 - O Coordenador Administrativo anexa o recibo ao movimento do caixa.
7.10 - O Auxiliar Financeiro faz a transferência bancária.
7.11 - O Auxiliar Financeiro lança o adiantamento no sistema.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Clientes
7.12 - O Coordenador Administrativo aguarda o retorno do colaborador com as despesas.
7.13 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes.
7.14 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas.
7.15 - O Colaborador preenche o Relatório de Despesas de Viagens.
7.16 - O Colaborador assina o Relatório de Despesas de Viagens.
7.17 - O Colaborador digitaliza o Relatório de Despesas de Viagens.
7.18 - O Colaborador encaminha por e-mail o Relatório de Despesas de Viagens e os comprovantes.
7.19 - O Coordenador Administrativo confere as despesas.
7.20 /7.21 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo verifica se o valor do relatório confere com o adiantamento.
Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador.
O superior analisa se o valor da despesa é jsutificável
7.22 /7.23 - Se o valor do relatório confere com o adiantamento o Coordenador Administrativo lança a despesa no sistema.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais
Se o valor do adiantamento não confere com relatório o Coordenador Administrativo verifica se o valor adiantado é maior ou menor que as despesas.
7.24 /7.25 - Se o valor das despesas é maior que o adiantamento o Coordenador Administrativo paga a diferença ao colaborador. O processo encaminha-se para o item 7.22, 7.29, 7.30 e 7.31
Se a despesa é menor que o adiantamento o Coordenador Administrativo verifica se é possível a devolução do valor pelo colaborador.
7.26 /7.27 - Se é possível o Coordenador Administrativo recebe o valor do colaborador. O processo encaminha- se para o item 7.28
Se não é possível o Coordenador Administrativo faz a baixa parcial do adiantamento no sistema e desconta no próximo valor que será adiantado ao colaborador.
Nos casos em que o colaborador não faz viagens periódicas o mesmo deve devolver o valor ao Coordenador Administrativo.
7.28 - O Coordenador Administrativo lança o Relatório de Despesas de Viagens no sistema.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais
7.29 - O Coordenador Administrativo faz a baixa do adiantamento no sistema.
7.30 - O Coordenador Administrativo faz a baixa do Relatório de Despesas de Viagens no sistema.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixas_Contas_a_Pagar
7.31 - O Coordenador Administrativo arquiva o Relatório de Despesas de Viagens.
8. Registros
| Nº de Registro |
Nome do Registro |
| R07-01 | ajuda.comercialmariano.com.br |
| R07-02 |
9. Indicadores
| Indicador | Fórmula |
Periodicidade |
Meta |
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10. Plano de Comunicação do Processo
| O que comunicar |
Quem Comunica | Pra quem comunica |
Quando Comunica |
Como Comunica |
Objetivo Específico |
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11. Anexos:
01 – Fluxograma do Processo
https://cawemo.com/share/96f0a189-6e2f-41e2-b19c-bbdb605402e0
02 - Plano de Contas
03 - Tabela de Transações
04 - Tempo de Guarda dos Documentos
05 - Relatório de Despesas de Viagens
| Elaborado por: |
Aprovado por: |
| Nome: | Nome: |
| Controle de Revisões |
| Revisão |
Data |
Descrição |
Data da Revalidação |
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