Mariano:Entrada de Uso e Consumo

Instrução de Trabalho

Entrada de Despesas de Uso e Consumo

Objetivo: Lançar as despesas para manter as obrigações fiscais 

Entradas

Documento fiscal ou financeiro impresso 

Plano de Contas 

Cadastro de Fornecedor 

INSTRUÇÃO DE TRABALHO - ENTRADA DE DESPESA DE USO E CONSUMO

Ao receber as despesas para dar entrada no sistema separar as notas fiscais dos documentos financeiros. Classificar as despesas antes de iniciar o lançamento, fazer a anotação da transação, conta financeira, contábil e centro de custo. 

ENTRADA DE DOCUMENTOS FISCAIS

Os documentos fiscais são: notas fiscais eletrônicas, notas de serviços, notas fiscais manuais ...

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_Uso_e_Consumo

ENTRADA DE DOCUMENTOS FINANCEIROS

Os documentos financeiros são: seguros, reembolso de despesa de viagem, recibos, vale refeição, vale transportes, nota de consumidor eletrônica....

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

RELATÓRIO PARA CONFERÊNCIA DOS LANÇAMENTOS

Após a entrada dos documentos no sistema gerar o relatório 204. Este relatório valida alguns erros de lançamento tais como: série, número de nota fiscal, chave .... O relatório deve ser gerado antes de fazer as baixas dos títulos, pois se houver título com lançamento incorreto não precisa estornar a baixa para fazer a correção.As notas que apresentarem erro Falta XML não devem ser considerados.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF204

RELATÓRIO PARA CONFERÊNCIA DAS NOTAS NÃO LANÇADAS

Após a entrada das notas gerar o relatório 200, neste relatório constam todos os documentos eletrônicos emitidos no CNPJ da filial. Analisar as notas que constam no relatório e verificar a origem das despesas, nos casos em que a despesa não for reconhecida solicitar ao Departamento Fiscal o desconhecimento da Nota Fiscal. Após o desconhecimento da nota  a mesma deve ser excluída do relatório. É muito importante que esse relatório seja acompanhado, podemos ter multa por lançar o documento em atraso e por não lançar.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF200

ENVIO DAS DESPESAS PARA O DEPARTAMENTO FISCAL

Para conferência das despesas usar o relatório 111 das notas de entrada e o relatório 111 do financeiro, conforme instruções nos links abaixo: 

Relatório 111 – Documentos Fiscais

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF111

Relatório 111 – Documentos Financeiros

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatório_FPCP111

As despesas devem ser conferidas com os relatórios, ou seja, todas as despesas em mãos devem constar no relatório e todas que constarem no relatório devem estar impressas. 

Não há necessidade de enviar o movimento por malote, as despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail.

Observação: as notas eletrônicas não precisam ser scaneadas, pois já constam no SDE. O Departamento Fiscal fará a consulta no SDE para conferência das entradas no sistema.  As despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail semanalmente com confirmação de recebimento. 

Os relatórios 204 e 200 citados acima também devem ser digitalizados. Nos casos que constarem no relatório 200 notas pendentes de lançamento escrever no relatório o motivo. 

Prazo para Lançamento das Despesas

1) Lançamento das despesas deve ser feito até dia 28 de cada mês , em fevereiro até o dia 26.

2) Imobilizado lançar até dia 25

A unidade deve se programar para não gerar despesas após o dia 28, nos casos em que houver necessidade o lançamento deve ser feito no próximo mês.

CONFERÊNCIA DAS DESPESAS – DEPARTAMENTO FISCAL

Conferir as despesas conforme for recebendo por e-mail. Nos casos que for necessário correção encaminhar por e-mail para o Coordenador Administrativo. 

As unidades terão até 2 dias úteis para ajustar e retornar ao Departamento Fiscal, exceto no último dia do mês, nesse caso o ajuste e o retorno ao Departamento Fiscal devem ser no mesmo dia. 

ATENÇÃO: alterações de conta financeira e centro de custo só podem ser feitas 07 dias após a entrada do documento no sistema.

O Departamento Fiscal irá conferir as despesas até o segundo dia útil de cada mês, por isso nos casos em que houver correções de lançamentos o mesmo deve ser realizado até esta data.

SAÍDAS 

Notas de Despesas Lançadas

SETORES ENVOLVIDOS NO PROCESSO

Administrativo Unidade – (Coordenador Administrativo)

Contabilidade – (Analista Fiscal e Assistente Fiscal)

INDICADORES

Lançamento fora do período (data de emissão x entrada)

Notas fiscais sem lançar

Erros de lançamento

PROCESSO SUBSEQUENTE 

Versão: Processo Operacional Padrão Entrada de Despesas de Uso e Consumo - criado em 11/12/2019 por Daiane Bianchini.