Mudanças entre as edições de "POP:Entrada de Despesas de Uso e Consumo"
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Edição das 15h26min de 9 de julho de 2020
Procedimento Operacional Padrão - Entrada de Despesas de Uso e Consumo
Data: 09/07/2020
1. Objetivo
Lançar as despesas para manter as obrigações fiscais e financeiras.
2. Aplicação
Coordenador Administrativo
É de responsabilidade do Wisley a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.
3. Documentos de Referência
4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia
NFCe - Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
SDE /eDocs - Senior Documentos Eletrônicos
XML - Arquivo eletrônico
Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica
NSE - Nota de Serviço Eletrônica
Cte - Conhecimento de Transporte Eletrônico
5. Responsabilidades e Autoridades
Atividades |
Responsável |
Entrada das Despesas de Uso e Consumo | Coordenador Administrativo |
Envio por e-mail dos documentos para Departamento Fiscal | Coordenador Administrativo |
6. Diretrizes
1) As despesas devem ser conferidas com os relatórios, ou seja, todas as despesas em mãos devem constar no relatório e todas que constarem no relatório devem estar impressas.
2) Não há necessidade de enviar o movimento por malote, as despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail.
Observação: as notas eletrônicas não precisam ser scaneadas, pois já constam no SDE. O Departamento Fiscal fará a consulta no SDE para conferência das entradas no sistema.
3) As despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail semanalmente com confirmação de recebimento.
4) Os relatórios 204 e 200 citados acima também devem ser digitalizados.
5) Relatório 204 digitalizar e enviar toda quarta e sábado.
6) Relatório 200 digitalizar no dia 28,nos casos que constarem no relatório 200 notas pendentes de lançamento escrever no relatório o motivo.
Prazo para Lançamento das Despesas
1) Lançamento das despesas deve ser feito até dia 28 de cada mês , em fevereiro até o dia 26.
2) Imobilizado lançar até dia 25
3) A unidade deve se programar para não gerar despesas após o dia 28, nos casos em que houver necessidade o lançamento deve ser feito no próximo mês.
CONFERÊNCIA DAS DESPESAS – DEPARTAMENTO FISCAL
1) Conferir as despesas conforme for recebendo por e-mail. Nos casos que for necessário correção encaminhar por e-mail para o Coordenador Administrativo.
2) As unidades terão até 2 dias úteis para ajustar e retornar ao Departamento Fiscal durante o mês, exceto no último dia de lançamento (28) , nesse caso o ajuste e o retorno ao Departamento Fiscal devem ser no mesmo dia.
ATENÇÃO: alterações de conta financeira e centro de custo só podem ser feitas 07 dias após a entrada do documento no sistema.
7. Descrição das Atividades
7.1 - O Coordenador Administrativo faz a análise da despesa, ou seja verifica se o documento é fiscal ou financeiro. Separa os documentos fiscais dos financeiros para lançamento no sistema.
7.2 - O Coordenador Administrativo classifica as despesas fiscais com transação, conta financeira, contábil e centro de custo. E as despesas financeiras com conta financeira, contábil e centro de custo.
7.3 - O Coordenador Administrativo consulta o CNPJ do Fornecedor no sistema.
7.4 / 7.5 - O Coordenador Administrativo registra a despesa no sistema.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_Uso_e_Consumo
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais
Caso o Fornecedor não tenha cadastro o Coordenador Administrativo solicita por e-mail o cadastro do fornecedor.
7.6 - O Coordenador Administrativo gera o relatório 204 e verifica se possui erros de lançamentos.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF204
7.7 / 7.8 - O Coordenador Administrativo corrige os erros se houver.
Caso o relatório não apresente erros o Coordenador Administrativo gera o relatório 200.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF200
7.9 - O Coordenador Administrativo verifica se existem notas pendentes de lançamento.
7.10 / 7.11 - Se houver notas pendentes de lançamento o Coordenador Administrativo verifica se reconhece a despesa.
Caso reconheça a despesa, o Coordenador Administrativo faz a entrada no sistema.
Se a despesa não for reconhecida o Coordenador Administrativo solicita ao Departamento Fiscal o desconhecimento.
7.12 - O Analista Fiscal analisa a solicitação de desconhecimento.
7.13 / 7.14 - O Analista Fiscal verifica se documento fiscal está com prazo para desconhecimento.
Se o documento fiscal está no prazo, o Analista Fiscal realiza o desconhecimento.
Caso o documento fiscal não esteja mais no prazo para cancelamento o Analista Fiscal orienta o Coordenador Administrativo como proceder.
7.15 - Após o desconhecimento do documento fiscal o Analista Fiscal exclui a nota do sistema, para que a nota não continue pendente de lançamento no relatório 200.
7.16 - O Coordenador Administrativo gera o relatório 111 entradas e financeiro.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF111
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relat%C3%B3rio_FPCP111
7.17 - O Coordenador Administrativo confere as despesas lançadas x relatórios.
7.18 / 7.19 - O Coordenador Administrativo digitaliza as despesas que estão lançadas e nã constam no SDE.
Caso Coordenador Administrativo identifique despesas sem lançar, deve separá-las, lança-lás e digitalizá-las.
7.20 - O Coordenador Administrativo deve digitalizar os relatórios 111. Esses relatórios são os protocolos.
7.21 - O Coordenador Administrativo encaminha por e-mail os relatórios e as depesas que não constam no SDE.
7.22 - O Assistente Fiscal confere as despesas.
7.23 / 7.24 - Se os lançamentos estiverem corretos o Assistente Fiscal confirma o recebimento do e-mail.
Caso hajam lançamentos incorretos o Assistente Fiscal lista os erros e encaminha por e-mail solicitando a correção.
7.25 - O Coordenador Administrativo faz a correção conforme solicitado pelo Assistente Fiscal.
7.26 - O Coordenador Administrativo informa sobre a correção ao Assistente Fiscal.
8. Registros
Nº de Registro |
Nome do Registro |
R02-01 | ajuda.comercialmariano.com.br |
R02-03 | |
R03-03 | SDE/e-Docs - Senior Documentos Eletrônicos |
9. Indicadores
Indicador | Fórmula |
Periodicidade |
Meta |
Lançamento fora do período | (quantidade de notas lançadas fora do período /quantidade total de notas)x100 | Mensal | |
Notas Fiscais sem Lançar | (quantidade de notas sem lançar /quantidade total de notas) x100 | Mensal | |
Erros de lançamentos | (quantidade de erros /quantidade total de notas)x100 | Mensal | |
10. Plano de Comunicação do Processo
O que comunicar |
Quem Comunica | Pra quem comunica |
Quando Comunica |
Como Comunica |
Objetivo Específico |
Erro na entrada das despesas de uso e consumo | Assistente Fiscal | Coordenador Administrativo | Sempre que ocorrer o erro | Via e-mail | Corrigir o erro, orientando a forma correta de lançamento |
Correção do erro | Coordenador Administrativo | Assistente Fiscal | Após a correção do erro | Via e-mail | Informar a correção |
Impossibilidade de realizar o desconhecimento de uma Nota Fiscal | Analista Fiscal | Coordenador Administrativo | Sempre que não for possível realizar o desconhecimento de uma Nota Fiscal | Via e-mail | Orientar como proceder de acordo com cada situação |
11. Anexos:
01 – Fluxograma do Processo
https://cawemo.com/share/b5e92d40-6ae2-48ee-9449-ddc1fe63f6e5
02-Plano de Contas
03 - Tabela de Transações
Elaborado por: |
Aprovado por: |
Nome: | Nome: |
Controle de Revisões |
Revisão |
Data |
Descrição |
Data da Revalidação |
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