Mudanças entre as edições de "POP:Despesas de Viagens - Cartão"

Edição das 16h30min de 23 de setembro de 2021

Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão 

Data: 28/07/2021

1. Objetivo

Otimizar o controle de recursos de desembolso de viagens

2. Aplicação

Gerente Financeiro 

É de responsabilidade  do Renê a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

WMW - Empresa de software de vendas externas 

REE -  Reembolso 

NCe - Nota de Consumidor Eletrônica 

NFe - Nota Fiscal Eletrônica 

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

ADT - Adiantamento 

NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 

BOL - Boleto 

5. Responsabilidades e Autoridades

6. Diretrizes

R$ 90,00 valor limite para hospedagem 

R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação 

Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado. 

O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem  a gerou.  

Com esse modelo de despesas de viagens utilizando o cartão o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa. 

O colaborador deverá encaminhar por e-mail os comprovantes das despesas. 

Manutenção Veículos - a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.

As faturas dos cartões devem ser encaminhadas digitalizadas para o Departamento Fiscal com a assinatura do Coordenador Administrativo ou Gerente de Vendas. Enviar somente a fatura do cartão os comprovantes das despesas devem ser anexados a fatura e arquivados na unidade, não há necessidade de encaminhar os comprovantes para o Departamento Fiscal. 

A fatura será paga com valor intergral ou seja, valor informado como limite. Caso o valor informado como limite não seja utilizado ficará um crédito para a próxima fatura. 

7. Descrição das Atividades

7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens. 

Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições , quantidade de KM rodados. 

7.2 - O Gestor informa o valor ao Coordenador Administrativo. 

7.3 - O Coordenador Administrativo encaminha os valores de limites dos cartões ao Gerente Financeiro. 

7.4 - O Encarregado Financeiro insere limite nos cartões. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus

7.5 - O Gerente Financeiro informa ao Coordenador Administrativo que os limites foram inseridos. 

7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador  no termo de responsabilidade de recebimento do cartão. 

7.7- O Coordenador Administrativo entrega o cartão ao colaborador. 

7.8 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes

7.9 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas. 

7.10 - O Colaborador encaminha por e-mail os comprovantes das despesas. 

7.11 - O Coordenador Administrativo confere as despesas. 

7.12/7.13 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo lança a fatura do cartão no sistema. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus

Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador. 

7.14 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas. 

7.15 /7.16 - O superior imediato analisa  o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa. O processo encaminha-se para o item 7.12

Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada. 

7.17 - O Coordenador Administrativo bipa o código de barras da fatura do cartão. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_C%C3%B3digo_de_Barras

7.18 - O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão. 

8. Registros

9. Indicadores

10. Plano de Comunicação do Processo

11. Anexos:

01 – Fluxograma do Processo

https://cawemo.com/share/c1c61ad4-b77b-42bd-a146-89200968f32d

02 - Plano de Contas

• Plano de Contas

03 - Tempo de Guarda dos Documentos

• Tempo de Guarda dos Documentos

04 - Formulário Ajuda de Custo

• Formulário Ajuda de Custo

05 - Termo de Responsabilidade de Recebimento de Cartão de Créedito Corporativo

• Termo de Responsabilidade de Recebimento de Cartão de Crédito Corporativo