Mudanças entre as edições de "POP:Entrada de Despesas de Uso e Consumo"

Edição das 14h56min de 17 de novembro de 2022

Procedimento Operacional Padrão - Entrada de Despesas de Uso e Consumo

Data: 09/07/2020

1. Objetivo  

Lançar as despesas para manter as obrigações fiscais e financeiras. 

2. Aplicação

Coordenador Administrativo 

É de responsabilidade do Wisley a implantação deste processo assegurando os melhores resultados. 

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

NFCe - Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica

SDE /eDocs - Senior Documentos Eletrônicos 

XML - Arquivo eletrônico 

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

NSE - Nota de Serviço Eletrônica 

NF - Nota Fiscal 

NEE - Nota de Energia Elétrica

NST - Nota de Serviço de Telecomunicações 

NSC - Nota de Serviço de Comunicação

5. Responsabilidades e Autoridades

6. Diretrizes

1) As despesas devem ser conferidas com os relatórios 111 das entradas e financeiro. 

2) Digitalizar o relatório 111 das entradas e financeiro para conferência do movimento pelo Departamento Fiscal. 

2) Não há necessidade de enviar o movimento por malote, as despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail.

3) As notas eletrônicas não precisam ser scaneadas, pois já constam no SDE. O Departamento Fiscal fará a consulta no SDE para conferência das entradas no sistema.  

4) As faturas dos cartões devem ser digitalizadas com a assinatura do Coordenador Administrativo ou Gerente de Vendas. Enviar somente a fatura do cartão os comprovantes das despesas devem ser anexados a fatura e arquivados na unidade, não há necessidade de encaminhar os comprovantes para o Departamento Fiscal. 

5) As despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail semanalmente com confirmação de recebimento, toda quarta e sábado. 

6) Relatório 204 gerar após o lançamento das despesas, fazer os ajustes dos erros apresentados no mesmo.  

7)  Relatório 200 digitalizar no dia 28,nos casos que constarem no relatório 200 notas pendentes de lançamento escrever no relatório o motivo. 

8) O arquivo dos documentos fiscais no Departamento Fiscal deverá ocorrer desta forma: 

8.1) Notas Fiscais recebidas pelo SDE  backup automático 

8.2) Os demais documentos devem ser arquivados digitalizados na controladoria 

9) Os documentos fiscais que ficam na unidade devem seguir as orientações estabelecidas na relação Tempo de Guarda dos Documentos. 

Prazo para Lançamento das Despesas

1) Lançamento das despesas deve ser feito até dia 28 de cada mês , em fevereiro até o dia 26.

2) Imobilizado lançar até dia 25

3) A unidade deve se programar para não gerar despesas após o dia 28, nos casos em que houver necessidade o lançamento deve ser feito no próximo mês.

CONFERÊNCIA DAS DESPESAS – DEPARTAMENTO FISCAL

1) Conferir as despesas conforme for recebendo por e-mail. Nos casos que for necessário correção encaminhar por e-mail para o Coordenador Administrativo. 

2) O Departamento Fiscal terá até 5 dias para conferir as despesas e retornar a unidade informando o que precisa ser corrigido. 

2) As unidades terão até 2 dias úteis para ajustar e retornar ao Departamento Fiscal durante o mês, exceto no último dia de lançamento (28) , nesse caso o ajuste e o retorno ao Departamento Fiscal devem ser no mesmo dia. 

ATENÇÃO: alterações de conta financeira e centro de custo só podem ser feitas 07 dias após a entrada do documento no sistema.

7. Descrição das Atividades

7.1 - O Coordenador Administrativo faz a análise da despesa, ou seja verifica se o documento é fiscal ou financeiro. Separa os documentos fiscais dos financeiros para lançamento no sistema. 

7.2 - O Coordenador Administrativo classifica as despesas fiscais com transação, conta financeira, contábil e centro de custo. E as despesas financeiras com conta financeira, contábil e centro de custo. 

7.3 - O Coordenador Administrativo consulta o CNPJ do Fornecedor no sistema. 

7.4 / 7.5 - O Coordenador Administrativo registra a despesa no sistema. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_Uso_e_Consumo

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

Caso o Fornecedor não tenha cadastro o Coordenador Administrativo solicita por e-mail o cadastro do fornecedor. 

7.6 - O Coordenador Administrativo gera o relatório 200. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF200

7.7 - O Coordenador Administrativo verifica se existem notas pendentes de lançamento. 

7.8 /7.9 -  Se houver notas pendentes de lançamento o Coordenador Administrativo verifica se reconhece a despesa. 

Caso reconheça a despesa e o item já foi recebido, o Coordenador Administrativo faz a entrada no sistema. Caso não tenha recebido o item da compra acompanha até o recebimento para fazer o registro no sistema. 

Se a despesa não for reconhecida o Coordenador Administrativo solicita ao Departamento Fiscal o desconhecimento. 

7.10 - O Analista Fiscal analisa a solicitação de desconhecimento. 

7.11 / 7.12 - O Analista Fiscal verifica se documento fiscal está com prazo para desconhecimento. 

Se o documento fiscal está no prazo, o Analista Fiscal realiza o desconhecimento. 

Caso o documento fiscal não esteja mais no prazo para cancelamento o Analista Fiscal orienta o Coordenador Administrativo como proceder. 

7.13 - Após o desconhecimento do documento fiscal o Analista Fiscal exclui a nota do sistema, para que a nota não continue pendente de lançamento no relatório 200. 

7.14 - O Coordenador Administrativo gera o relatório 204. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF204

O Coordenador Administrativo confere a Inversão Gerencial. 

7.15 / 7.16 - O Coordenador Administrativo corrige os erros se houver. 

O Coordenador Administrativo gera o relatório 111 entradas e financeiro. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF111

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatório_FPCP111

7.17 - O Coordenador Administrativo confere as despesas lançadas x relatórios. 

7.18 / 7.19 - O Coordenador Administrativo digitaliza as despesas que estão lançadas e não constam no SDE. 

Caso Coordenador Administrativo identifique despesas sem lançar, deve separá-las e lança-lás. 

7.20 - O Coordenador Administrativo deve digitalizar os relatórios 111. Esses relatórios são os protocolos. 

7.21 - O Coordenador Administrativo encaminha por e-mail os relatórios e as depesas que não constam no SDE. 

7.22 - O Assistente Fiscal confere as despesas. 

7.23 / 7.24 - Se os lançamentos estiverem corretos o Assistente Fiscal confirma o recebimento do e-mail. 

Caso hajam lançamentos incorretos o Assistente Fiscal lista os erros e encaminha por e-mail solicitando a correção. 

7.25 - O Coordenador Administrativo faz a correção conforme solicitado pelo Assistente Fiscal. 

7.26 - O Coordenador Administrativo informa sobre a correção ao Assistente Fiscal. 

8. Registros

9. Indicadores

10. Plano de Comunicação do Processo

11. Anexos:

01 – Fluxograma do Processo

https://cawemo.com/share/b5e92d40-6ae2-48ee-9449-ddc1fe63f6e5</a>

02 - Plano de Contas

• Plano de Contas

03 - Tabela de Transações

• Tabela de Transações

04 - Tempo de Guarda dos Documentos

• Tempo de Guarda dos Documentos

05 - Prazo Registro de Eventos

• Prazo Registro de Eventos