Mudanças entre as edições de "POP:Despesas de Viagens - Cartão"
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'''Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão ''' | '''Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão ''' | ||
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'''1. Objetivo''' | '''1. Objetivo''' | ||
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| Cálculo das Despesas de Viagens | | Cálculo das Despesas de Viagens | ||
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| + | | Disponibilização do Limite de Crédito no Cartão | ||
| + | | Gerente Financeiro | ||
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| + | | Coleta da assinatura no termo de responsabilidade | ||
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| Envio dos comprovantes de despesas | | Envio dos comprovantes de despesas | ||
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'''6. Diretrizes''' | '''6. Diretrizes''' | ||
| − | R$ | + | R$ 80,00 a R$ 170,00 valor limite para hospedagem |
| − | R$ | + | R$ 70,00 a diária para alimentação (R$ 35,00 para almoço e R$ 35,00 para o jantar) |
<u>'''Combustível'''</u> - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado. | <u>'''Combustível'''</u> - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado. | ||
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<u>'''Manutenção Veículos -'''</u> a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal. | <u>'''Manutenção Veículos -'''</u> a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal. | ||
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| + | <span style="background-color:#FFFF00;">As faturas dos cartões devem ser encaminhadas digitalizadas para o Departamento Fiscal com a assinatura do Coordenador Administrativo ou Gerente de Vendas. Enviar somente a fatura do cartão os comprovantes das despesas devem ser anexados a fatura e arquivados na unidade, não há necessidade de encaminhar os comprovantes para o Departamento Fiscal. </span> | ||
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| + | <span style="background-color:#FFFF00;">A fatura será paga com valor intergral ou seja, valor informado como limite. Caso o valor informado como limite não seja utilizado ficará um crédito para a próxima fatura. </span> | ||
'''7. Descrição das Atividades''' | '''7. Descrição das Atividades''' | ||
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7.2 - O Gestor informa o valor ao Coordenador Administrativo. | 7.2 - O Gestor informa o valor ao Coordenador Administrativo. | ||
| − | 7.3 - O Coordenador Administrativo | + | 7.3 - O Coordenador Administrativo encaminha os valores de limites dos cartões ao Gerente Financeiro. |
| − | 7.4 - | + | 7.4 - O Encarregado Financeiro insere limite nos cartões. |
| − | + | [http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cartão_Volus http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus] | |
| − | 7. | + | 7.5 - O Gerente Financeiro informa ao Coordenador Administrativo que os limites foram inseridos. |
| − | 7. | + | 7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador no termo de responsabilidade de recebimento do cartão. |
| − | 7.8 | + | 7.7- O Coordenador Administrativo entrega o cartão ao colaborador. |
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| + | 7.8 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes | ||
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| + | 7.9 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas. | ||
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| + | 7.10 - O Colaborador encaminha por e-mail os comprovantes das despesas. | ||
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| + | 7.11 - O Coordenador Administrativo confere as despesas. | ||
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| + | 7.12/7.13 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo lança a fatura do cartão no sistema. | ||
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais] | [http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais] | ||
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| + | [http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cartão_Volus http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus] | ||
Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador. | Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador. | ||
| − | 7. | + | 7.14 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas. |
| − | 7. | + | 7.15 /7.16 - O superior imediato analisa o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa. O processo encaminha-se para o item 7.12 |
Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada. | Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada. | ||
| − | 7. | + | 7.17 - O Coordenador Administrativo bipa o código de barras da fatura do cartão. |
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_Código_de_Barras http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_C%C3%B3digo_de_Barras] | [http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_Código_de_Barras http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_C%C3%B3digo_de_Barras] | ||
| − | 7. | + | 7.18 - O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão. |
'''8. Registros''' | '''8. Registros''' | ||
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| + | |- | ||
| + | | Limite de Crédito Inserido | ||
| + | | Encarregado Financeiro | ||
| + | | Coordenador Administrativo | ||
| + | | Sempre que houver viagens | ||
| + | | Via e-mail ou skype | ||
| + | | Informar ao Coordenador Administrativo que o limite de crédito dos cartões foi inserido | ||
|- | |- | ||
| Despesas em desacordo com as diretrizes | | Despesas em desacordo com as diretrizes | ||
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*[[Media:Plano_de_Contas3101.xlsx|Plano de Contas]] | *[[Media:Plano_de_Contas3101.xlsx|Plano de Contas]] | ||
| − | + | 03 - Tempo de Guarda dos Documentos | |
*[[Media:Tempo_de_Guarda_dos_Documentos1.pdf|Tempo de Guarda dos Documentos]] | *[[Media:Tempo_de_Guarda_dos_Documentos1.pdf|Tempo de Guarda dos Documentos]] | ||
| Linha 188: | Linha 217: | ||
*[[Media:Formulario_ajuda_de_custo2.xlsx|Formulário Ajuda de Custo]] | *[[Media:Formulario_ajuda_de_custo2.xlsx|Formulário Ajuda de Custo]] | ||
| + | |||
| + | 05 - Termo de Responsabilidade de Recebimento de Cartão de Créedito Corporativo | ||
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| + | *[[Media:Termo_de_responsabilidade.docx|Termo de Responsabilidade de Recebimento de Cartão de Crédito Corporativo]] | ||
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Edição atual tal como às 11h42min de 23 de setembro de 2022
Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão
Data: 23/09/2022
1. Objetivo
Otimizar o controle de recursos de desembolso de viagens
2. Aplicação
Gerente Financeiro
É de responsabilidade do Renê a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.
3. Documentos de Referência
4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia
WMW - Empresa de software de vendas externas
REE - Reembolso
NCe - Nota de Consumidor Eletrônica
NFe - Nota Fiscal Eletrônica
Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica
ADT - Adiantamento
NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
BOL - Boleto
5. Responsabilidades e Autoridades
| Atividades |
Responsável |
| Cálculo das Despesas de Viagens | Gestor |
| Disponibilização do Limite de Crédito no Cartão | Gerente Financeiro |
| Coleta da assinatura no termo de responsabilidade | Coordenador Administrativo |
| Envio dos comprovantes de despesas | Colaborador |
| Conferência das Despesas | Coordenador Administrativo |
| Lançamento da fatura do cartão no sistema | Coordenador Administrativo |
6. Diretrizes
R$ 80,00 a R$ 170,00 valor limite para hospedagem
R$ 70,00 a diária para alimentação (R$ 35,00 para almoço e R$ 35,00 para o jantar)
Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado.
O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem a gerou.
Com esse modelo de despesas de viagens utilizando o cartão o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa.
O colaborador deverá encaminhar por e-mail os comprovantes das despesas.
Manutenção Veículos - a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
As faturas dos cartões devem ser encaminhadas digitalizadas para o Departamento Fiscal com a assinatura do Coordenador Administrativo ou Gerente de Vendas. Enviar somente a fatura do cartão os comprovantes das despesas devem ser anexados a fatura e arquivados na unidade, não há necessidade de encaminhar os comprovantes para o Departamento Fiscal.
A fatura será paga com valor intergral ou seja, valor informado como limite. Caso o valor informado como limite não seja utilizado ficará um crédito para a próxima fatura.
7. Descrição das Atividades
7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens.
Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições , quantidade de KM rodados.
7.2 - O Gestor informa o valor ao Coordenador Administrativo.
7.3 - O Coordenador Administrativo encaminha os valores de limites dos cartões ao Gerente Financeiro.
7.4 - O Encarregado Financeiro insere limite nos cartões.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus
7.5 - O Gerente Financeiro informa ao Coordenador Administrativo que os limites foram inseridos.
7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador no termo de responsabilidade de recebimento do cartão.
7.7- O Coordenador Administrativo entrega o cartão ao colaborador.
7.8 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes
7.9 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas.
7.10 - O Colaborador encaminha por e-mail os comprovantes das despesas.
7.11 - O Coordenador Administrativo confere as despesas.
7.12/7.13 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo lança a fatura do cartão no sistema.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus
Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador.
7.14 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas.
7.15 /7.16 - O superior imediato analisa o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa. O processo encaminha-se para o item 7.12
Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada.
7.17 - O Coordenador Administrativo bipa o código de barras da fatura do cartão.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_C%C3%B3digo_de_Barras
7.18 - O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão.
8. Registros
| Nº de Registro |
Nome do Registro |
| R23-01 | ajuda.comercialmariano.com.br |
| R23-02 |
9. Indicadores
| Indicador | Fórmula |
Periodicidade |
Meta |
| |
|
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|
10. Plano de Comunicação do Processo
| O que comunicar |
Quem Comunica | Pra quem comunica |
Quando Comunica |
Como Comunica |
Objetivo Específico |
| O valor calculado para as despesas de viagens | Gestor | Coordenador Administrativo | Sempre que houver viagens | Via e-mail ou skype |
Informar ao Coordenador Administrativo o valor calculado para as despesas de viagens
|
| Limite de Crédito Inserido | Encarregado Financeiro | Coordenador Administrativo | Sempre que houver viagens | Via e-mail ou skype | Informar ao Coordenador Administrativo que o limite de crédito dos cartões foi inserido |
| Despesas em desacordo com as diretrizes | Coordenador Administrativo | Superior imediato do colaborador | Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes | Via e-mail | Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes. |
| Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes | Superior imediato | Coordenador Administrativo/Colaborador | Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes | Via e-mail | Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes |
11. Anexos:
01 – Fluxograma do Processo
https://cawemo.com/share/c1c61ad4-b77b-42bd-a146-89200968f32d
02 - Plano de Contas
03 - Tempo de Guarda dos Documentos
04 - Formulário Ajuda de Custo
05 - Termo de Responsabilidade de Recebimento de Cartão de Créedito Corporativo
| Elaborado por: |
Aprovado por: |
| Nome: | Nome: |
| Controle de Revisões |
| Revisão |
Data |
Descrição |
Data da Revalidação |
| 00 | 23/09/2021 | Em fase de validação | |
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