Mudanças entre as edições de "POP:Despesas de Viagens - Cartão"

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'''Procedimento Operacional Padrão - Adiantamento de Despesas de Viagens '''
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'''Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão '''
  
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Data: 04/08/2020
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Data: 23/09/2022
  
 
'''1. Objetivo'''
 
'''1. Objetivo'''
  
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Adiantar valor em dinheiro ou por depósito aos colaboradores para suprir as despesas com viagens. 
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Otimizar o controle de recursos de desembolso de viagens
  
 
'''2. Aplicação'''
 
'''2. Aplicação'''
  
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Coordenador Administrativo 
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Gerente Financeiro 
  
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É de responsabilidade da Ellen a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  
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É de responsabilidade  do Renê a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  
  
 
'''3. Documentos de Referência'''
 
'''3. Documentos de Referência'''
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NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 
 
NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 
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BOL - Boleto 
  
 
'''5. Responsabilidades e Autoridades'''
 
'''5. Responsabilidades e Autoridades'''
Linha 41: Linha 43:
 
| Gestor 
 
| Gestor 
 
|-
 
|-
−
| Adiantamento para despesas de viagens 
+
| Disponibilização do Limite de Crédito no Cartão
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| Gerente Financeiro
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|-
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| Coleta da assinatura no termo de responsabilidade
 
| Coordenador Administrativo
 
| Coordenador Administrativo
 
|-
 
|-
−
| Envio dos comprovantes de despesas e Relatório de Reembolso
+
| Envio dos comprovantes de despesas 
 
| Colaborador
 
| Colaborador
 
|-
 
|-
Linha 50: Linha 55:
 
| Coordenador Administrativo
 
| Coordenador Administrativo
 
|-
 
|-
−
| Lançamento do ADT e REE no sistema 
+
| Lançamento da fatura do cartão no sistema
−
| Coordenador Administrativo
+
−
|-
+
−
| Baixa do ADT e REE no sistema
+
 
| Coordenador Administrativo
 
| Coordenador Administrativo
 
|}
 
|}
Linha 59: Linha 61:
 
'''6. Diretrizes'''
 
'''6. Diretrizes'''
  
−
R$ 90,00 valor limite para hospedagem 
+
R$ 80,00 a R$ 170,00 valor limite para hospedagem 
  
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R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação 
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R$ 70,00 a diária para alimentação  (R$ 35,00 para almoço e R$ 35,00 para o jantar)
  
 
<u>'''Combustível'''</u> - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado.&nbsp;
 
<u>'''Combustível'''</u> - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado.&nbsp;
Linha 67: Linha 69:
 
O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem&nbsp; a gerou. &nbsp;
 
O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem&nbsp; a gerou. &nbsp;
  
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Com esse modelo de ressarcimento de despesas de viagens o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa.&nbsp;
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Com esse modelo&nbsp;de despesas de viagens utilizando o cartão&nbsp;o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa.&nbsp;
  
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Após o cálculo o Coordenador Administrativo deve lançar um adiantamento para fazer a saída do valor entregue em dinheiro(no caixa 50) ou solicitar depósito ao departamento financeiro.&nbsp;
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O colaborador&nbsp;deverá encaminhar por e-mail os comprovantes das despesas.&nbsp;
  
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O colaborador&nbsp;deverá encaminhar por e-mail o relatório de despesas de viagens anexando as respectivas despesas.&nbsp;
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<u>'''Manutenção Veículos -'''</u>&nbsp;a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
  
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Os acertos de adiantamento de despesas com o vendedores/ supervisores devem ser feito semanal, liberar outro adiantamento somente após o acerto.&nbsp;
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<span style="background-color:#FFFF00;">As&nbsp;faturas dos cartões devem ser encaminhadas digitalizadas para o Departamento Fiscal com a assinatura do Coordenador Administrativo ou Gerente de Vendas. Enviar somente a fatura do cartão os comprovantes das despesas devem ser anexados a fatura e arquivados na unidade, não há necessidade de encaminhar os comprovantes para o Departamento Fiscal.&nbsp;</span>
  
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<u>'''Manutenção Veículos:'''</u>&nbsp;a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
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<span style="background-color:#FFFF00;">A fatura será paga com valor intergral ou seja, valor informado como limite. Caso o valor informado como limite não seja utilizado ficará um crédito para a próxima fatura.&nbsp;</span>
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'''7. Descrição das Atividades'''
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7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens.&nbsp;
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Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições&nbsp;, quantidade de KM rodados.&nbsp;
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7.2 - O Gestor informa o valor ao Coordenador Administrativo.&nbsp;
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7.3 - O Coordenador Administrativo encaminha os valores de limites dos cartões ao Gerente Financeiro.&nbsp;
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7.4 - O Encarregado Financeiro insere limite nos cartões.&nbsp;
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cartão_Volus http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus]
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7.5 - O Gerente Financeiro informa ao Coordenador Administrativo que os limites foram inseridos.&nbsp;
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7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador&nbsp; no termo de responsabilidade de recebimento do cartão.&nbsp;
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7.7- O Coordenador Administrativo entrega o cartão ao colaborador.&nbsp;
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7.8&nbsp;-&nbsp;Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes
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7.9&nbsp;- Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas.&nbsp;
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7.10&nbsp;- O Colaborador encaminha por e-mail os comprovantes das despesas.&nbsp;
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7.11&nbsp;- O Coordenador Administrativo confere as despesas.&nbsp;
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7.12/7.13&nbsp;- Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo lança a fatura do cartão no sistema.&nbsp;
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais]
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cartão_Volus http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus]
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Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador.&nbsp;
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7.14&nbsp;-&nbsp;O superior Imediato do colaborador analisa as despesas.&nbsp;
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7.15&nbsp;/7.16&nbsp;-&nbsp;O superior imediato analisa &nbsp;o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa.&nbsp;O processo encaminha-se para o item 7.12
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Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada.&nbsp;
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7.17&nbsp;- O Coordenador Administrativo bipa o código de barras da fatura do cartão.&nbsp;
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_Código_de_Barras http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_C%C3%B3digo_de_Barras]
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7.18&nbsp;- O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão.&nbsp;
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'''8. Registros'''
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{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
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|-
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| Nº de Registro&nbsp;<br/>
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| Nome do Registro
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|-
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| R23-01
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| ajuda.comercialmariano.com.br<br/>
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|-
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| R23-02
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| E-mail&nbsp;
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|}
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'''9. Indicadores'''
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{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
 +
|-
 +
| Indicador
 +
| Fórmula<br/>
 +
| Periodicidade<br/>
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| Meta
 +
|-
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| <br/>
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| <br/>
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| <br/>
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| <br/>
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|}
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'''10. Plano de Comunicação do Processo'''
 +
 
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{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
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|-
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| style="text-align: center;" | O que comunicar<br/>
 +
| style="text-align: center;" | Quem Comunica
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| style="text-align: center;" | Pra quem comunica<br/>
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| style="text-align: center;" | Quando Comunica<br/>
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| style="text-align: center;" | Como Comunica<br/>
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| style="text-align: center;" | Objetivo Específico
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|-
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| O valor calculado para as despesas de viagens&nbsp;&nbsp;
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| Gestor&nbsp;
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| Coordenador Administrativo
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| Sempre que houver viagens
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| Via e-mail ou skype
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|
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Informar ao Coordenador Administrativo o valor calculado para as&nbsp;despesas de viagens&nbsp;
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|-
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| Limite de Crédito Inserido
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| Encarregado Financeiro
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| Coordenador Administrativo
 +
| Sempre que houver viagens&nbsp;
 +
| Via e-mail ou skype
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| Informar ao Coordenador Administrativo que o limite de crédito dos cartões foi inserido
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|-
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| Despesas em desacordo com as diretrizes
 +
| Coordenador Administrativo
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| Superior imediato do colaborador
 +
| Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes
 +
| Via e-mail
 +
| Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes.
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|-
 +
| Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes
 +
| Superior imediato&nbsp;
 +
| Coordenador Administrativo/Colaborador
 +
| Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes&nbsp;
 +
| Via e-mail
 +
| Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes
 +
|}
 +
 
 +
'''11. Anexos:'''
 +
 
 +
01 – Fluxograma do Processo
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[https://cawemo.com/share/c1c61ad4-b77b-42bd-a146-89200968f32d https://cawemo.com/share/c1c61ad4-b77b-42bd-a146-89200968f32d]
 +
 
 +
02 - Plano de Contas
 +
 
 +
*[[Media:Plano_de_Contas3101.xlsx|Plano de Contas]]
 +
 
 +
03&nbsp;- Tempo de Guarda dos Documentos
 +
 
 +
*[[Media:Tempo_de_Guarda_dos_Documentos1.pdf|Tempo de Guarda dos Documentos]]
 +
 
 +
04 - Formulário Ajuda de Custo
 +
 
 +
*[[Media:Formulario_ajuda_de_custo2.xlsx|Formulário Ajuda de Custo]]
 +
 
 +
05 - Termo de Responsabilidade de Recebimento de Cartão de Créedito Corporativo
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*[[Media:Termo_de_responsabilidade.docx|Termo de Responsabilidade de Recebimento de Cartão de Crédito Corporativo]]
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| '''Elaborado por:&nbsp;'''<br/>
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| '''Aprovado por:'''<br/>
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| Nome:
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| Nome:<br/>
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|}
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| style="text-align: center;" | '''Controle de Revisões&nbsp;'''<br/>
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| style="text-align: center;" | '''Descrição'''<br/>
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| style="text-align: center;" | '''Data da Revalidação'''<br/>
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| 00
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| 23/09/2021
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| Em fase de validação
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| <br/>
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Edição atual tal como às 11h42min de 23 de setembro de 2022

Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão 

Data: 23/09/2022

1. Objetivo

Otimizar o controle de recursos de desembolso de viagens

2. Aplicação

Gerente Financeiro 

É de responsabilidade  do Renê a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

WMW - Empresa de software de vendas externas 

REE -  Reembolso 

NCe - Nota de Consumidor Eletrônica 

NFe - Nota Fiscal Eletrônica 

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

ADT - Adiantamento 

NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 

BOL - Boleto 

5. Responsabilidades e Autoridades

Atividades
 Responsável 
Cálculo das Despesas de Viagens  Gestor 
Disponibilização do Limite de Crédito no Cartão Gerente Financeiro
Coleta da assinatura no termo de responsabilidade Coordenador Administrativo
Envio dos comprovantes de despesas  Colaborador
Conferência das Despesas Coordenador Administrativo
Lançamento da fatura do cartão no sistema Coordenador Administrativo

6. Diretrizes

R$ 80,00 a R$ 170,00 valor limite para hospedagem 

R$ 70,00 a diária para alimentação  (R$ 35,00 para almoço e R$ 35,00 para o jantar)

Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado. 

O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem  a gerou.  

Com esse modelo de despesas de viagens utilizando o cartão o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa. 

O colaborador deverá encaminhar por e-mail os comprovantes das despesas. 

Manutenção Veículos - a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.

As faturas dos cartões devem ser encaminhadas digitalizadas para o Departamento Fiscal com a assinatura do Coordenador Administrativo ou Gerente de Vendas. Enviar somente a fatura do cartão os comprovantes das despesas devem ser anexados a fatura e arquivados na unidade, não há necessidade de encaminhar os comprovantes para o Departamento Fiscal. 

A fatura será paga com valor intergral ou seja, valor informado como limite. Caso o valor informado como limite não seja utilizado ficará um crédito para a próxima fatura. 

7. Descrição das Atividades

7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens. 

Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições , quantidade de KM rodados. 

7.2 - O Gestor informa o valor ao Coordenador Administrativo. 

7.3 - O Coordenador Administrativo encaminha os valores de limites dos cartões ao Gerente Financeiro. 

7.4 - O Encarregado Financeiro insere limite nos cartões. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus

7.5 - O Gerente Financeiro informa ao Coordenador Administrativo que os limites foram inseridos. 

7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador  no termo de responsabilidade de recebimento do cartão. 

7.7- O Coordenador Administrativo entrega o cartão ao colaborador. 

7.8 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes

7.9 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas. 

7.10 - O Colaborador encaminha por e-mail os comprovantes das despesas. 

7.11 - O Coordenador Administrativo confere as despesas. 

7.12/7.13 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo lança a fatura do cartão no sistema. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus

Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador. 

7.14 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas. 

7.15 /7.16 - O superior imediato analisa  o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa. O processo encaminha-se para o item 7.12

Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada. 

7.17 - O Coordenador Administrativo bipa o código de barras da fatura do cartão. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_C%C3%B3digo_de_Barras

7.18 - O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão. 

8. Registros

Nº de Registro 
 Nome do Registro
R23-01 ajuda.comercialmariano.com.br
R23-02 E-mail 

9. Indicadores

Indicador Fórmula
 Periodicidade
 Meta




10. Plano de Comunicação do Processo

O que comunicar
 Quem Comunica Pra quem comunica
 Quando Comunica
 Como Comunica
 Objetivo Específico
O valor calculado para as despesas de viagens   Gestor  Coordenador Administrativo Sempre que houver viagens Via e-mail ou skype

Informar ao Coordenador Administrativo o valor calculado para as despesas de viagens 


Limite de Crédito Inserido Encarregado Financeiro Coordenador Administrativo Sempre que houver viagens  Via e-mail ou skype Informar ao Coordenador Administrativo que o limite de crédito dos cartões foi inserido
Despesas em desacordo com as diretrizes Coordenador Administrativo Superior imediato do colaborador Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes Via e-mail Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes.
Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes Superior imediato  Coordenador Administrativo/Colaborador Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes  Via e-mail Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes

11. Anexos:

01 – Fluxograma do Processo

https://cawemo.com/share/c1c61ad4-b77b-42bd-a146-89200968f32d

02 - Plano de Contas

03 - Tempo de Guarda dos Documentos

04 - Formulário Ajuda de Custo

05 - Termo de Responsabilidade de Recebimento de Cartão de Créedito Corporativo


Elaborado por: 
 Aprovado por:
Nome: Nome:
Controle de Revisões 
Revisão
 Data
 Descrição
 Data da Revalidação
00 23/09/2021 Em fase de validação




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