Mudanças entre as edições de "POP:Despesas de Viagens - Cartão"

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'''Procedimento Operacional Padrão - Adiantamento de Despesas de Viagens '''
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'''Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão '''
  
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Data: 04/08/2020
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Data: 23/09/2022
  
 
'''1. Objetivo'''
 
'''1. Objetivo'''
  
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Adiantar valor em dinheiro ou por depósito aos colaboradores para suprir as despesas com viagens. 
+
Otimizar o controle de recursos de desembolso de viagens
  
 
'''2. Aplicação'''
 
'''2. Aplicação'''
  
−
Coordenador Administrativo 
+
Gerente Financeiro 
  
−
É de responsabilidade da Ellen a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  
+
É de responsabilidade  do Renê a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  
  
 
'''3. Documentos de Referência'''
 
'''3. Documentos de Referência'''
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NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 
 
NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 
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BOL - Boleto 
  
 
'''5. Responsabilidades e Autoridades'''
 
'''5. Responsabilidades e Autoridades'''
  
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{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"<br/>|-<br/>| style="text-align: center;" | '''Atividades'''&lt;br/&gt;<br/>| style="text-align: center;" | '''Responsável&nbsp;'''&lt;br/&gt;<br/>|-<br/>| Cálculo das Despesas de Viagens&nbsp;<br/>| Gestor&nbsp;<br/>|-<br/>| Adiantamento para despesas de viagens&nbsp;<br/>| Coordenador Administrativo<br/>|-<br/>| Envio dos comprovantes de despesas e Relatório de Reembolso<br/>| Colaborador<br/>|-<br/>| Conferência das Despesas<br/>| Coordenador Administrativo<br/>|-<br/>| Lançamento do ADT e REE no sistema&nbsp;<br/>| Coordenador Administrativo<br/>|-<br/>| Baixa do ADT e REE no sistema<br/>| Coordenador Administrativo<br/>|}
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{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
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|-
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| style="text-align: center;" | '''Atividades'''<br/>
 +
| style="text-align: center;" | '''Responsável&nbsp;'''<br/>
 +
|-
 +
| Cálculo das Despesas de Viagens&nbsp;
 +
| Gestor&nbsp;
 +
|-
 +
| Disponibilização do Limite de Crédito no Cartão
 +
| Gerente Financeiro
 +
|-
 +
| Coleta da assinatura no termo de responsabilidade
 +
| Coordenador Administrativo
 +
|-
 +
| Envio dos comprovantes de despesas&nbsp;
 +
| Colaborador
 +
|-
 +
| Conferência das Despesas
 +
| Coordenador Administrativo
 +
|-
 +
| Lançamento da fatura do cartão no sistema
 +
| Coordenador Administrativo
 +
|}
  
 
'''6. Diretrizes'''
 
'''6. Diretrizes'''
  
−
R$ 90,00 valor limite para hospedagem&nbsp;
+
R$ 80,00 a R$ 170,00&nbsp;valor limite para hospedagem&nbsp;
  
−
R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação&nbsp;
+
R$ 70,00 a diária para alimentação&nbsp; (R$ 35,00 para almoço e R$ 35,00 para o jantar)
  
−
&lt;u&gt;'''Combustível'''&lt;/u&gt; - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado.&nbsp;
+
<u>'''Combustível'''</u> - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado.&nbsp;
  
 
O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem&nbsp; a gerou. &nbsp;
 
O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem&nbsp; a gerou. &nbsp;
  
−
Com esse modelo de ressarcimento de despesas de viagens o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa.&nbsp;
+
Com esse modelo&nbsp;de despesas de viagens utilizando o cartão&nbsp;o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa.&nbsp;
  
−
Após o cálculo o Coordenador Administrativo deve lançar um adiantamento para fazer a saída do valor entregue em dinheiro(no caixa 50) ou solicitar depósito ao departamento financeiro.&nbsp;
+
O colaborador&nbsp;deverá encaminhar por e-mail os comprovantes das despesas.&nbsp;
  
−
O colaborador&nbsp;deverá encaminhar por e-mail o relatório de despesas de viagens anexando as respectivas despesas.&nbsp;
+
<u>'''Manutenção Veículos -'''</u>&nbsp;a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
  
−
Os acertos de adiantamento de despesas com o vendedores/ supervisores devem ser feito semanal, liberar outro adiantamento somente após o acerto.&nbsp;
+
<span style="background-color:#FFFF00;">As&nbsp;faturas dos cartões devem ser encaminhadas digitalizadas para o Departamento Fiscal com a assinatura do Coordenador Administrativo ou Gerente de Vendas. Enviar somente a fatura do cartão os comprovantes das despesas devem ser anexados a fatura e arquivados na unidade, não há necessidade de encaminhar os comprovantes para o Departamento Fiscal.&nbsp;</span>
  
−
&lt;u&gt;'''Manutenção Veículos:'''&lt;/u&gt;&nbsp;a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
+
<span style="background-color:#FFFF00;">A fatura será paga com valor intergral ou seja, valor informado como limite. Caso o valor informado como limite não seja utilizado ficará um crédito para a próxima fatura.&nbsp;</span>
  
 
'''7. Descrição das Atividades'''
 
'''7. Descrição das Atividades'''
Linha 61: Linha 85:
 
Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições&nbsp;, quantidade de KM rodados.&nbsp;
 
Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições&nbsp;, quantidade de KM rodados.&nbsp;
  
−
7.2 - O Gestor informa o valor do adiantamento ao Coordenador Administrativo.&nbsp;
+
7.2 - O Gestor informa o valor ao Coordenador Administrativo.&nbsp;
  
−
7.3 - O Coordenador Administratvo verifica como será feito o adiantamento.&nbsp;
+
7.3 - O Coordenador Administrativo encaminha os valores de limites dos cartões ao Gerente Financeiro.&nbsp;
  
−
7.4 /7.5 - Se o adiantamento for feito pelo caixa o Coordendador Administrativo emite o recibo. O processo encaminha-se para o item 7.6.
+
7.4 - O Encarregado Financeiro insere limite nos cartões.&nbsp;
  
−
Nos casos em que o adiantamento for através de transferência bancária o Coordenador Administrativo encaminha os dados para depósito ( código do colaborador, nome, banco, agência, conta, valor a depositar.) o processo encaminha-se para o item 7.10 e 7.11.&nbsp;
+
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cartão_Volus http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus]
  
−
Enviar e-mail ao financeiro com 1 dia de antecência.&nbsp;
+
7.5 - O Gerente Financeiro informa ao Coordenador Administrativo que os limites foram inseridos.&nbsp;
  
−
7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador no recibo.&nbsp;
+
7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador&nbsp; no termo de responsabilidade de recebimento do cartão.&nbsp;
  
−
7.7 - O Coordenador Administrativo entrega o valor em dinheiro ao colaborador.&nbsp;
+
7.7- O Coordenador Administrativo entrega o cartão ao colaborador.&nbsp;
  
−
7.8 - O Coordenador Administrativo lança o adiantamento no sistema.&nbsp;
+
7.8&nbsp;-&nbsp;Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes
  
−
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Fornecedores http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Fornecedores]
+
7.9&nbsp;- Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas.&nbsp;
  
−
7.9 - O Coordenador Administrativo anexa o recibo ao movimento do&nbsp;caixa.&nbsp;
+
7.10&nbsp;- O Colaborador encaminha por e-mail os comprovantes das despesas.&nbsp;
  
−
7.10 - O Auxiliar Financeiro faz a transferência bancária.&nbsp;
+
7.11&nbsp;- O Coordenador Administrativo confere as despesas.&nbsp;
  
−
7.11 - O Auxiliar Financeiro lança o adiantamento no sistema.&nbsp;
+
7.12/7.13&nbsp;- Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo lança a fatura do cartão no sistema.&nbsp;
  
−
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Fornecedores http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Fornecedores]
+
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais]
  
−
7.12 - O Coordenador Administrativo aguarda o retorno do colaborador com as despesas.&nbsp;
+
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cartão_Volus http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus]
  
−
7.13 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes.&nbsp;
+
Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador.&nbsp;
  
−
7.14 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas.&nbsp;
+
7.14&nbsp;-&nbsp;O superior Imediato do colaborador analisa as despesas.&nbsp;
  
−
7.15 - O Colaborador preenche o Relatório de Despesas de Viagens.&nbsp;
+
7.15&nbsp;/7.16&nbsp;-&nbsp;O superior imediato analisa &nbsp;o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa.&nbsp;O processo encaminha-se para o item 7.12
−
 
+
−
7.16 - O Colaborador assina o Relatório de Despesas de Viagens.&nbsp;
+
−
 
+
−
7.17 - O Colaborador digitaliza o Relatório de Despesas de Viagens.&nbsp;
+
−
 
+
−
7.18 - O Colaborador encaminha por e-mail o Relatório de Despesas de Viagens e os comprovantes.&nbsp;
+
−
 
+
−
7.19 -&nbsp; O Coordenador Administrativo confere as despesas.&nbsp;
+
−
 
+
−
7.20 /7.21 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo verifica se o valor do relatório confere com o adiantamento.&nbsp;
+
−
 
+
−
Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato&nbsp;do colaborador.&nbsp;
+
−
 
+
−
7.22 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas.&nbsp;
+
−
 
+
−
7.23 /7.24 - O superior analisa &nbsp;o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa.&nbsp;
+
  
 
Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada.&nbsp;
 
Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada.&nbsp;
  
−
7.25&nbsp;/7.26 -&nbsp; Se o valor do relatório confere com o adiantamento&nbsp;o&nbsp;Coordenador Administrativo lança a despesa no sistema.&nbsp;
+
7.17&nbsp;- O Coordenador Administrativo bipa o código de barras da fatura do cartão.&nbsp;
−
 
+
−
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais]
+
−
 
+
−
Se o valor do adiantamento não confere com relatório o Coordenador Administrativo verifica se o valor adiantado é maior ou menor que as despesas.&nbsp;
+
−
 
+
−
7.27&nbsp;/7.28&nbsp;- Se o valor das despesas é maior que o adiantamento o Coordenador Administrativo paga a diferença ao colaborador. O&nbsp;processo encaminha-se para o item 7.25, 7.32, 7.33&nbsp;e 7.34
+
−
 
+
−
Se a despesa é menor que o adiantamento o Coordenador Administrativo verifica se é possível a devolução do valor pelo colaborador.&nbsp;
+
−
 
+
−
7.29&nbsp;/7.30&nbsp;- Se é possível o Coordenador Administrativo recebe o valor do colaborador.&nbsp;
+
−
 
+
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Se não é possível o Coordenador Administrativo faz a baixa parcial do adiantamento no sistema e desconta no próximo valor que será adiantado ao colaborador.&nbsp;
+
−
 
+
−
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolução_de_Crédito_Fornecedor http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolu%C3%A7%C3%A3o_de_Cr%C3%A9dito_Fornecedor]
+
−
 
+
−
Nos casos em que o colaborador não faz viagens periódicas o mesmo deve devolver o valor ao Coordenador Administrativo.&nbsp;
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−
 
+
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7.31&nbsp;- O Coordenador Administrativo lança o Relatório de Despesas de Viagens no sistema.&nbsp;
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−
 
+
−
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais]
+
−
 
+
−
7.32&nbsp;- O Coordenador Administrativo faz a baixa do adiantamento no sistema.&nbsp;
+
−
 
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Usar essa opção de baixa quando for baixar o adiantamento no caixa.&nbsp;
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+
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Por exemplo: O adiantamento ao colaborador é de 200,00 e o reembolso de 100,00. Os 100,00 serão devolvidos pelo colaborador, nesse caso pode ser feita a compensação do adiantamento com o reembolso e a diferença baixar no caixa, ou baixar o adiantamento e reembolso direto no caixa.&nbsp;
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−
 
+
−
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolução_de_Crédito_Fornecedor http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolu%C3%A7%C3%A3o_de_Cr%C3%A9dito_Fornecedor]
+
−
 
+
−
Usar essa&nbsp;opção de baixa quando for feita compensação do adiantamento com o reembolso.&nbsp;
+
−
 
+
−
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixa_por_Devolução_e_Adiantamento http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixa_por_Devolu%C3%A7%C3%A3o_e_Adiantamento]
+
−
 
+
−
7.33&nbsp;- O Coordenador Administrativo faz a baixa do Relatório de Despesas de Viagens no sistema.&nbsp;
+
−
 
+
−
Usar essa opção de baixa quando a baixa não ocorrer por compensação e for necessário baixar a despesa em caixa.&nbsp;
+
  
−
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixas_Contas_a_Pagar http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixas_Contas_a_Pagar]
+
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_Código_de_Barras http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_C%C3%B3digo_de_Barras]
  
−
7.34&nbsp;- O Coordenador Administrativo arquiva o Relatório de Despesas de Viagens.&nbsp;
+
7.18&nbsp;- O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão.&nbsp;
  
 
'''8. Registros'''
 
'''8. Registros'''
  
−
{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"<br/>|-<br/>| Nº de Registro&nbsp;&lt;br/&gt;<br/>| Nome do Registro<br/>|-<br/>| R07-01<br/>| ajuda.comercialmariano.com.br&lt;br/&gt;<br/>|-<br/>| R07-02<br/>| E-mail&nbsp;<br/>|}
+
{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
 +
|-
 +
| Nº de Registro&nbsp;<br/>
 +
| Nome do Registro
 +
|-
 +
| R23-01
 +
| ajuda.comercialmariano.com.br<br/>
 +
|-
 +
| R23-02
 +
| E-mail&nbsp;
 +
|}
  
 
'''9. Indicadores'''
 
'''9. Indicadores'''
  
−
{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"<br/>|-<br/>| Indicador<br/>| Fórmula&lt;br/&gt;<br/>| Periodicidade&lt;br/&gt;<br/>| Meta<br/>|-<br/>| &lt;br/&gt;<br/>| &lt;br/&gt;<br/>| &lt;br/&gt;<br/>| &lt;br/&gt;<br/>|}
+
{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
 +
|-
 +
| Indicador
 +
| Fórmula<br/>
 +
| Periodicidade<br/>
 +
| Meta
 +
|-
 +
| <br/>
 +
| <br/>
 +
| <br/>
 +
| <br/>
 +
|}
  
 
'''10. Plano de Comunicação do Processo'''
 
'''10. Plano de Comunicação do Processo'''
  
−
{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"<br/>|-<br/>| style="text-align: center;" | O que comunicar&lt;br/&gt;<br/>| style="text-align: center;" | Quem Comunica<br/>| style="text-align: center;" | Pra quem comunica&lt;br/&gt;<br/>| style="text-align: center;" | Quando Comunica&lt;br/&gt;<br/>| style="text-align: center;" | Como Comunica&lt;br/&gt;<br/>| style="text-align: center;" | Objetivo Específico<br/>|-<br/>| O valor do adiantamento ao colaborador&nbsp;<br/>| Gestor&nbsp;<br/>| Coordenador Administrativo<br/>| Sempre que houver viagens<br/>| Via e-mail ou skype<br/>|&nbsp;<br/>Informar ao Coordenador Administrativo o valor para adiantamento de despesas de viagens&nbsp;
+
{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
 +
|-
 +
| style="text-align: center;" | O que comunicar<br/>
 +
| style="text-align: center;" | Quem Comunica
 +
| style="text-align: center;" | Pra quem comunica<br/>
 +
| style="text-align: center;" | Quando Comunica<br/>
 +
| style="text-align: center;" | Como Comunica<br/>
 +
| style="text-align: center;" | Objetivo Específico
 +
|-
 +
| O valor calculado para as despesas de viagens&nbsp;&nbsp;
 +
| Gestor&nbsp;
 +
| Coordenador Administrativo
 +
| Sempre que houver viagens
 +
| Via e-mail ou skype
 +
|  
 +
Informar ao Coordenador Administrativo o valor calculado para as&nbsp;despesas de viagens&nbsp;
  
−
|-<br/>| Adiantamento por transferência bancária&nbsp;<br/>| Coordenador Administrativo<br/>| Auxiliar Financeiro<br/>| Sempre que houver viagens&nbsp;<br/>| Via e-mail<br/>| Informar ao Auxiliar Financeiro o valor do adiantamento de despesas de viagens&nbsp;<br/>|-<br/>| Despesas em desacordo com as diretrizes<br/>| Coordenador Administrativo<br/>| Superior imediato do colaborador<br/>| Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes<br/>| Via e-mail<br/>| Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes.<br/>|-<br/>| Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes<br/>| Superior imediato&nbsp;<br/>| Coordenador Administrativo/Colaborador<br/>| Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes&nbsp;<br/>| Via e-mail<br/>| Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes<br/>|}
+
 
 +
 
 +
|-
 +
| Limite de Crédito Inserido
 +
| Encarregado Financeiro
 +
| Coordenador Administrativo
 +
| Sempre que houver viagens&nbsp;
 +
| Via e-mail ou skype
 +
| Informar ao Coordenador Administrativo que o limite de crédito dos cartões foi inserido
 +
|-
 +
| Despesas em desacordo com as diretrizes
 +
| Coordenador Administrativo
 +
| Superior imediato do colaborador
 +
| Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes
 +
| Via e-mail
 +
| Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes.
 +
|-
 +
| Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes
 +
| Superior imediato&nbsp;
 +
| Coordenador Administrativo/Colaborador
 +
| Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes&nbsp;
 +
| Via e-mail
 +
| Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes
 +
|}
  
 
'''11. Anexos:'''
 
'''11. Anexos:'''
Linha 173: Linha 204:
 
01 – Fluxograma do Processo
 
01 – Fluxograma do Processo
  
−
[https://cawemo.com/share/96f0a189-6e2f-41e2-b19c-bbdb605402e0 https://cawemo.com/share/96f0a189-6e2f-41e2-b19c-bbdb605402e0]
+
[https://cawemo.com/share/c1c61ad4-b77b-42bd-a146-89200968f32d https://cawemo.com/share/c1c61ad4-b77b-42bd-a146-89200968f32d]
  
−
01&nbsp;- Relatório de Despesas de Viagens
+
02 - Plano de Contas
  
−
*&#x5B;&#x5B;Media:Relatorio_de_despesas_de_viagens.xlsx|Relatório de Despesas de Viagens&#x5D;&#x5D;
+
*[[Media:Plano_de_Contas3101.xlsx|Plano de Contas]]
  
−
*&#x5B;&#x5B;Media:Relatorio_de_despesas_de_viagenswm.xlsx|Relatório de Despesas de Viagens WM&#x5D;&#x5D;
+
03&nbsp;- Tempo de Guarda dos Documentos
  
−
02 - Plano de Contas
+
*[[Media:Tempo_de_Guarda_dos_Documentos1.pdf|Tempo de Guarda dos Documentos]]
  
−
*&#x5B;&#x5B;Media:Plano_de_Contas3101.xlsx|Plano de Contas&#x5D;&#x5D;
+
04 - Formulário Ajuda de Custo
  
−
03&nbsp;- Tempo de Guarda dos Documentos
+
*[[Media:Formulario_ajuda_de_custo2.xlsx|Formulário Ajuda de Custo]]
  
−
*&#x5B;&#x5B;Media:Tempo_de_Guarda_dos_Documentos1.pdf|Tempo de Guarda dos Documentos&#x5D;&#x5D;
+
05 - Termo de Responsabilidade de Recebimento de Cartão de Créedito Corporativo
 +
 
 +
*[[Media:Termo_de_responsabilidade.docx|Termo de Responsabilidade de Recebimento de Cartão de Crédito Corporativo]]
  
−
04 - Formulário Ajuda de Custo
 
  
−
*&#x5B;&#x5B;Media:Formulario_ajuda_de_custo2.xlsx|Formulário Ajuda de Custo&#x5D;&#x5D;
 
  
−
{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"<br/>|-<br/>| '''Elaborado por:&nbsp;'''&lt;br/&gt;<br/>| '''Aprovado por:'''&lt;br/&gt;<br/>|-<br/>| Nome:<br/>| Nome:&lt;br/&gt;<br/>|}
+
{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
 +
|-
 +
| '''Elaborado por:&nbsp;'''<br/>
 +
| '''Aprovado por:'''<br/>
 +
|-
 +
| Nome:
 +
| Nome:<br/>
 +
|}
  
−
{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"<br/>|-<br/>| style="text-align: center;" | '''Controle de Revisões&nbsp;'''&lt;br/&gt;<br/>|}
+
{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
 +
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Edição atual tal como às 11h42min de 23 de setembro de 2022

Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão 

Data: 23/09/2022

1. Objetivo

Otimizar o controle de recursos de desembolso de viagens

2. Aplicação

Gerente Financeiro 

É de responsabilidade  do Renê a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

WMW - Empresa de software de vendas externas 

REE -  Reembolso 

NCe - Nota de Consumidor Eletrônica 

NFe - Nota Fiscal Eletrônica 

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

ADT - Adiantamento 

NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 

BOL - Boleto 

5. Responsabilidades e Autoridades

Atividades
 Responsável 
Cálculo das Despesas de Viagens  Gestor 
Disponibilização do Limite de Crédito no Cartão Gerente Financeiro
Coleta da assinatura no termo de responsabilidade Coordenador Administrativo
Envio dos comprovantes de despesas  Colaborador
Conferência das Despesas Coordenador Administrativo
Lançamento da fatura do cartão no sistema Coordenador Administrativo

6. Diretrizes

R$ 80,00 a R$ 170,00 valor limite para hospedagem 

R$ 70,00 a diária para alimentação  (R$ 35,00 para almoço e R$ 35,00 para o jantar)

Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado. 

O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem  a gerou.  

Com esse modelo de despesas de viagens utilizando o cartão o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa. 

O colaborador deverá encaminhar por e-mail os comprovantes das despesas. 

Manutenção Veículos - a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.

As faturas dos cartões devem ser encaminhadas digitalizadas para o Departamento Fiscal com a assinatura do Coordenador Administrativo ou Gerente de Vendas. Enviar somente a fatura do cartão os comprovantes das despesas devem ser anexados a fatura e arquivados na unidade, não há necessidade de encaminhar os comprovantes para o Departamento Fiscal. 

A fatura será paga com valor intergral ou seja, valor informado como limite. Caso o valor informado como limite não seja utilizado ficará um crédito para a próxima fatura. 

7. Descrição das Atividades

7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens. 

Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições , quantidade de KM rodados. 

7.2 - O Gestor informa o valor ao Coordenador Administrativo. 

7.3 - O Coordenador Administrativo encaminha os valores de limites dos cartões ao Gerente Financeiro. 

7.4 - O Encarregado Financeiro insere limite nos cartões. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus

7.5 - O Gerente Financeiro informa ao Coordenador Administrativo que os limites foram inseridos. 

7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador  no termo de responsabilidade de recebimento do cartão. 

7.7- O Coordenador Administrativo entrega o cartão ao colaborador. 

7.8 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes

7.9 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas. 

7.10 - O Colaborador encaminha por e-mail os comprovantes das despesas. 

7.11 - O Coordenador Administrativo confere as despesas. 

7.12/7.13 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo lança a fatura do cartão no sistema. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Cart%C3%A3o_Volus

Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador. 

7.14 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas. 

7.15 /7.16 - O superior imediato analisa  o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa. O processo encaminha-se para o item 7.12

Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada. 

7.17 - O Coordenador Administrativo bipa o código de barras da fatura do cartão. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_C%C3%B3digo_de_Barras

7.18 - O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão. 

8. Registros

Nº de Registro 
 Nome do Registro
R23-01 ajuda.comercialmariano.com.br
R23-02 E-mail 

9. Indicadores

Indicador Fórmula
 Periodicidade
 Meta




10. Plano de Comunicação do Processo

O que comunicar
 Quem Comunica Pra quem comunica
 Quando Comunica
 Como Comunica
 Objetivo Específico
O valor calculado para as despesas de viagens   Gestor  Coordenador Administrativo Sempre que houver viagens Via e-mail ou skype

Informar ao Coordenador Administrativo o valor calculado para as despesas de viagens 


Limite de Crédito Inserido Encarregado Financeiro Coordenador Administrativo Sempre que houver viagens  Via e-mail ou skype Informar ao Coordenador Administrativo que o limite de crédito dos cartões foi inserido
Despesas em desacordo com as diretrizes Coordenador Administrativo Superior imediato do colaborador Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes Via e-mail Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes.
Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes Superior imediato  Coordenador Administrativo/Colaborador Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes  Via e-mail Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes

11. Anexos:

01 – Fluxograma do Processo

https://cawemo.com/share/c1c61ad4-b77b-42bd-a146-89200968f32d

02 - Plano de Contas

03 - Tempo de Guarda dos Documentos

04 - Formulário Ajuda de Custo

05 - Termo de Responsabilidade de Recebimento de Cartão de Créedito Corporativo


Elaborado por: 
 Aprovado por:
Nome: Nome:
Controle de Revisões 
Revisão
 Data
 Descrição
 Data da Revalidação
00 23/09/2021 Em fase de validação




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