Mudanças entre as edições de "POP:Adiantamento de Despesas de Viagens"

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Coordenador Administrativo 
 
Coordenador Administrativo 
  
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É de responsabilidade da Ellen a implantação deste processo assegurando os melhores resultados 
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É de responsabilidade da Ellen a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  
  
 
'''3. Documentos de Referência'''
 
'''3. Documentos de Referência'''
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WMW - Empresa de software de vendas externas 
 
WMW - Empresa de software de vendas externas 
  
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REE -  reembolso 
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REE -  Reembolso 
  
 
NCe - Nota de Consumidor Eletrônica 
 
NCe - Nota de Consumidor Eletrônica 
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ADT - Adiantamento 
 
ADT - Adiantamento 
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NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 
  
 
'''5. Responsabilidades e Autoridades'''
 
'''5. Responsabilidades e Autoridades'''
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| Coordenador Administrativo
 
| Coordenador Administrativo
 
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| Entrada e Saida das Despesas no sistema 
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| Lançamento do ADT e REE no sistema 
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| Coordenador Administrativo
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| Baixa do ADT e REE no sistema
 
| Coordenador Administrativo
 
| Coordenador Administrativo
 
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R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação 
 
R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação 
  
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Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado. 
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<u>'''Combustível'''</u> - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado.&nbsp;
  
 
O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem&nbsp; a gerou. &nbsp;
 
O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem&nbsp; a gerou. &nbsp;
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Após o cálculo o Coordenador Administrativo deve lançar um adiantamento para fazer a saída do valor entregue em dinheiro(no caixa 50) ou solicitar depósito ao departamento financeiro.&nbsp;
 
Após o cálculo o Coordenador Administrativo deve lançar um adiantamento para fazer a saída do valor entregue em dinheiro(no caixa 50) ou solicitar depósito ao departamento financeiro.&nbsp;
  
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O vendedor deverá encaminhar por e-mail o relatório de despesas de viagens anexando as respectivas despesas.&nbsp;
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O colaborador&nbsp;deverá encaminhar por e-mail o relatório de despesas de viagens anexando as respectivas despesas.&nbsp;
  
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O acerto com o vendedor deve ser feito semanal, liberar outro adiantamento somente após o acerto.&nbsp;
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Os acertos de adiantamento de despesas com o vendedores/ supervisores devem ser feito semanal, liberar outro adiantamento somente após o acerto.&nbsp;
  
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<u>'''Manutenção Veículos:'''</u>&nbsp;a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo e Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
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<u>'''Manutenção Veículos:'''</u>&nbsp;a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
  
  
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7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens.&nbsp;
 
7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens.&nbsp;
  
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<span style="background-color:#FFFF00;">Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições&nbsp;, quantidade de KM rodados.&nbsp;</span>
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Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições&nbsp;, quantidade de KM rodados.&nbsp;
  
 
7.2 - O Gestor informa o valor do adiantamento ao Coordenador Administrativo.&nbsp;
 
7.2 - O Gestor informa o valor do adiantamento ao Coordenador Administrativo.&nbsp;
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7.3 - O Coordenador Administratvo verifica como será feito o adiantamento.&nbsp;
 
7.3 - O Coordenador Administratvo verifica como será feito o adiantamento.&nbsp;
  
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7.4 /7.5 - Se o adiantamento for feito pelo caixa o Coordendador Administrativo emite o recibo
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7.4 /7.5 - Se o adiantamento for feito pelo caixa o Coordendador Administrativo emite o recibo. O processo encaminha-se para o item 7.6.
  
 
Nos casos em que o adiantamento for através de transferência bancária o Coordenador Administrativo encaminha os dados para depósito ( código do colaborador, nome, banco, agência, conta, valor a depositar.) o processo encaminha-se para o item 7.10 e 7.11.&nbsp;
 
Nos casos em que o adiantamento for através de transferência bancária o Coordenador Administrativo encaminha os dados para depósito ( código do colaborador, nome, banco, agência, conta, valor a depositar.) o processo encaminha-se para o item 7.10 e 7.11.&nbsp;
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Enviar e-mail ao financeiro com 1 dia de antecência.&nbsp;
  
 
7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador no recibo.&nbsp;
 
7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador no recibo.&nbsp;
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7.8 - O Coordenador Administrativo lança o adiantamento no sistema.&nbsp;
 
7.8 - O Coordenador Administrativo lança o adiantamento no sistema.&nbsp;
  
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Clientes http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Clientes]
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Fornecedores http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Fornecedores]
  
 
7.9 - O Coordenador Administrativo anexa o recibo ao movimento do&nbsp;caixa.&nbsp;
 
7.9 - O Coordenador Administrativo anexa o recibo ao movimento do&nbsp;caixa.&nbsp;
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7.11 - O Auxiliar Financeiro lança o adiantamento no sistema.&nbsp;
 
7.11 - O Auxiliar Financeiro lança o adiantamento no sistema.&nbsp;
  
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Clientes http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Clientes]
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Fornecedores http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Fornecedores]
  
 
7.12 - O Coordenador Administrativo aguarda o retorno do colaborador com as despesas.&nbsp;
 
7.12 - O Coordenador Administrativo aguarda o retorno do colaborador com as despesas.&nbsp;
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7.15 - O Colaborador preenche o Relatório de Despesas de Viagens.&nbsp;
 
7.15 - O Colaborador preenche o Relatório de Despesas de Viagens.&nbsp;
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*[[Media:Relatorio_de_despesas_de_viagens.xlsx|Relatório de Despesas de Viagens]]
 
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*[[Media:Relatorio_de_despesas_de_viagenswm.xlsx|Relatório de Despesas de Viagens WM]]
 
  
 
7.16 - O Colaborador assina o Relatório de Despesas de Viagens.&nbsp;
 
7.16 - O Colaborador assina o Relatório de Despesas de Viagens.&nbsp;
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Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato&nbsp;do colaborador.&nbsp;
 
Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato&nbsp;do colaborador.&nbsp;
  
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<span style="background-color:#FFFF00;">O superior analisa se o valor da despesa é jsutificável&nbsp;</span>
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7.22 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas.&nbsp;
  
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7.22 /7.23 -&nbsp; Se o valor do relatório confere com o adiantamento&nbsp;o&nbsp;Coordenador Administrativo lança a despesa no sistema.&nbsp;
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7.23 /7.24 - O superior analisa &nbsp;o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa.&nbsp;
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Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada.&nbsp;
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7.25&nbsp;/7.26 -&nbsp; Se o valor do relatório confere com o adiantamento&nbsp;o&nbsp;Coordenador Administrativo lança a despesa no sistema.&nbsp;
  
 
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais]
 
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais]
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Se o valor do adiantamento não confere com relatório o Coordenador Administrativo verifica se o valor adiantado é maior ou menor que as despesas.&nbsp;
 
Se o valor do adiantamento não confere com relatório o Coordenador Administrativo verifica se o valor adiantado é maior ou menor que as despesas.&nbsp;
  
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7.24 /7.25 - Se o valor das despesas é maior que o adiantamento o Coordenador Administrativo paga a diferença ao colaborador. O&nbsp;processo encaminha-se para o item 7.22, 7.29, 7.30 e 7.31
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7.27&nbsp;/7.28&nbsp;- Se o valor das despesas é maior que o adiantamento o Coordenador Administrativo paga a diferença ao colaborador. O&nbsp;processo encaminha-se para o item 7.25, 7.32, 7.33&nbsp;e 7.34
  
 
Se a despesa é menor que o adiantamento o Coordenador Administrativo verifica se é possível a devolução do valor pelo colaborador.&nbsp;
 
Se a despesa é menor que o adiantamento o Coordenador Administrativo verifica se é possível a devolução do valor pelo colaborador.&nbsp;
  
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7.26 /7.27 - Se é possível o Coordenador Administrativo recebe o valor do colaborador. O processo encaminha- se para o item 7.28
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7.29&nbsp;/7.30&nbsp;- Se é possível o Coordenador Administrativo recebe o valor do colaborador.&nbsp;
  
 
Se não é possível o Coordenador Administrativo faz a baixa parcial do adiantamento no sistema e desconta no próximo valor que será adiantado ao colaborador.&nbsp;
 
Se não é possível o Coordenador Administrativo faz a baixa parcial do adiantamento no sistema e desconta no próximo valor que será adiantado ao colaborador.&nbsp;
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolução_de_Crédito_Fornecedor http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolu%C3%A7%C3%A3o_de_Cr%C3%A9dito_Fornecedor]
 
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolução_de_Crédito_Fornecedor http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolu%C3%A7%C3%A3o_de_Cr%C3%A9dito_Fornecedor]
  
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<span style="background-color:#FFFF00;">Nos casos em que o colaborador não faz viagens periódicas o mesmo deve devolver o valor ao Coordenador Administrativo.&nbsp;</span>
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Nos casos em que o colaborador não faz viagens periódicas o mesmo deve devolver o valor ao Coordenador Administrativo.&nbsp;
  
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7.28 - O Coordenador Administrativo lança o Relatório de Despesas de Viagens no sistema.&nbsp;
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7.31&nbsp;- O Coordenador Administrativo lança o Relatório de Despesas de Viagens no sistema.&nbsp;
  
 
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais]
 
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais]
  
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7.29 - O Coordenador Administrativo faz a baixa do adiantamento no sistema.&nbsp;
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7.32&nbsp;- O Coordenador Administrativo faz a baixa do adiantamento no sistema.&nbsp;
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 +
Usar essa opção de baixa quando for baixar o adiantamento no caixa.&nbsp;
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Por exemplo: O adiantamento ao colaborador é de 200,00 e o reembolso de 100,00. Os 100,00 serão devolvidos pelo colaborador, nesse caso pode ser feita a compensação do adiantamento com o reembolso e a diferença baixar no caixa, ou baixar o adiantamento e reembolso direto no caixa.&nbsp;
  
 
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolução_de_Crédito_Fornecedor http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolu%C3%A7%C3%A3o_de_Cr%C3%A9dito_Fornecedor]
 
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolução_de_Crédito_Fornecedor http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolu%C3%A7%C3%A3o_de_Cr%C3%A9dito_Fornecedor]
  
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7.30 - O Coordenador Administrativo faz a baixa do Relatório de Despesas de Viagens no sistema.&nbsp;
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Usar essa&nbsp;opção de baixa quando for feita compensação do adiantamento com o reembolso.&nbsp;
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixa_por_Devolução_e_Adiantamento http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixa_por_Devolu%C3%A7%C3%A3o_e_Adiantamento]
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7.33&nbsp;- O Coordenador Administrativo faz a baixa do Relatório de Despesas de Viagens no sistema.&nbsp;
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Usar essa opção de baixa quando a baixa não ocorrer por compensação e for necessário baixar a despesa em caixa.&nbsp;
  
 
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixas_Contas_a_Pagar http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixas_Contas_a_Pagar]
 
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixas_Contas_a_Pagar http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixas_Contas_a_Pagar]
  
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7.31 - O Coordenador Administrativo arquiva o Relatório de Despesas de Viagens.&nbsp;
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7.34&nbsp;- O Coordenador Administrativo arquiva o Relatório de Despesas de Viagens.&nbsp;
  
  
Linha 186: Linha 203:
 
| Periodicidade<br/>
 
| Periodicidade<br/>
 
| Meta
 
| Meta
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| <br/>
 
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| <br/>
 
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| <br/>
 
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Linha 209: Linha 221:
 
| style="text-align: center;" | Objetivo Específico
 
| style="text-align: center;" | Objetivo Específico
 
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|-
−
| <br/>
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| O valor do adiantamento ao colaborador&nbsp;
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| <br/>
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| Gestor&nbsp;
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| <br/>
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| Coordenador Administrativo
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| <br/>
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| Sempre que houver viagens
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| <br/>
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| Via e-mail ou skype
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| <br/>
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|  
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Informar ao Coordenador Administrativo o valor para adiantamento de despesas de viagens&nbsp;
 +
 
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| <br/>
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| Adiantamento por transferência bancária&nbsp;
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| <br/>
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| Coordenador Administrativo
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| <br/>
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| Auxiliar Financeiro
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| <br/>
+
| Sempre que houver viagens&nbsp;
−
| <br/>
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| Via e-mail
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| <br/>
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| Informar ao Auxiliar Financeiro o valor do adiantamento de despesas de viagens&nbsp;
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|-
 +
| Despesas em desacordo com as diretrizes
 +
| Coordenador Administrativo
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| Superior imediato do colaborador
 +
| Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes
 +
| Via e-mail
 +
| Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes.
 +
|-
 +
| Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes
 +
| Superior imediato&nbsp;
 +
| Coordenador Administrativo/Colaborador
 +
| Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes&nbsp;
 +
| Via e-mail
 +
| Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes
 
|}
 
|}
  
Linha 230: Linha 260:
 
[https://cawemo.com/share/96f0a189-6e2f-41e2-b19c-bbdb605402e0 https://cawemo.com/share/96f0a189-6e2f-41e2-b19c-bbdb605402e0]
 
[https://cawemo.com/share/96f0a189-6e2f-41e2-b19c-bbdb605402e0 https://cawemo.com/share/96f0a189-6e2f-41e2-b19c-bbdb605402e0]
  
 +
01&nbsp;- Relatório de Despesas de Viagens
  
−
02 - Plano de Contas
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*[[Media:Relatorio_de_despesas_de_viagens.xlsx|Relatório de Despesas de Viagens]]
  
−
*[[Media:Plano_de_Contas.xlsx|Plano de Contas]]
+
*[[Media:Relatorio_de_despesas_de_viagenswm.xlsx|Relatório de Despesas de Viagens WM]]
−
 
+
−
03 - Tabela de Transações
+
−
 
+
−
*[[Media:Tabela_de_Transacoes.xlsx|Tabela de Transações]]
+
−
 
+
−
04 - Tempo de Guarda dos Documentos
+
−
 
+
−
*[[Media:Tempo_de_Guarda_dos_Documentos.pdf|Tempo de Guarda dos Documentos]]
+
  
 +
02 - Plano de Contas
  
 +
*[[Media:Plano_de_Contas3101.xlsx|Plano de Contas]]
  
 +
03&nbsp;- Tempo de Guarda dos Documentos
  
 +
*[[Media:Tempo_de_Guarda_dos_Documentos1.pdf|Tempo de Guarda dos Documentos]]
  
 +
04 - Formulário Ajuda de Custo
  
 +
*[[Media:Formulario_ajuda_de_custo2.xlsx|Formulário Ajuda de Custo]]
  
  
Linha 272: Linha 301:
 
| style="text-align: center;" | '''Data da Revalidação'''<br/>
 
| style="text-align: center;" | '''Data da Revalidação'''<br/>
 
|-
 
|-
−
| <br/>
+
| 00
−
| <br/>
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| 20/08/2020
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| <br/>
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| Em fase de validação
 
| <br/>
 
| <br/>
 
|-
 
|-

Edição atual tal como às 17h14min de 24 de maio de 2021

Procedimento Operacional Padrão - Adiantamento de Despesas de Viagens 

Data: 04/08/2020

1. Objetivo

Adiantar valor em dinheiro ou por depósito aos colaboradores para suprir as despesas com viagens. 

2. Aplicação

Coordenador Administrativo 

É de responsabilidade da Ellen a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

WMW - Empresa de software de vendas externas 

REE -  Reembolso 

NCe - Nota de Consumidor Eletrônica 

NFe - Nota Fiscal Eletrônica 

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

ADT - Adiantamento 

NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 

5. Responsabilidades e Autoridades

Atividades
 Responsável 
Cálculo das Despesas de Viagens  Gestor 
Adiantamento para despesas de viagens  Coordenador Administrativo
Envio dos comprovantes de despesas e Relatório de Reembolso Colaborador
Conferência das Despesas Coordenador Administrativo
Lançamento do ADT e REE no sistema  Coordenador Administrativo
Baixa do ADT e REE no sistema Coordenador Administrativo

6. Diretrizes

R$ 90,00 valor limite para hospedagem 

R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação 

Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado. 

O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem  a gerou.  

Com esse modelo de ressarcimento de despesas de viagens o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa. 

Após o cálculo o Coordenador Administrativo deve lançar um adiantamento para fazer a saída do valor entregue em dinheiro(no caixa 50) ou solicitar depósito ao departamento financeiro. 

O colaborador deverá encaminhar por e-mail o relatório de despesas de viagens anexando as respectivas despesas. 

Os acertos de adiantamento de despesas com o vendedores/ supervisores devem ser feito semanal, liberar outro adiantamento somente após o acerto. 

Manutenção Veículos: a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.


7. Descrição das Atividades

7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens. 

Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições , quantidade de KM rodados. 

7.2 - O Gestor informa o valor do adiantamento ao Coordenador Administrativo. 

7.3 - O Coordenador Administratvo verifica como será feito o adiantamento. 

7.4 /7.5 - Se o adiantamento for feito pelo caixa o Coordendador Administrativo emite o recibo. O processo encaminha-se para o item 7.6.

Nos casos em que o adiantamento for através de transferência bancária o Coordenador Administrativo encaminha os dados para depósito ( código do colaborador, nome, banco, agência, conta, valor a depositar.) o processo encaminha-se para o item 7.10 e 7.11. 

Enviar e-mail ao financeiro com 1 dia de antecência. 

7.6 - O Coordenador Administrativo coleta a assinatura do colaborador no recibo. 

7.7 - O Coordenador Administrativo entrega o valor em dinheiro ao colaborador. 

7.8 - O Coordenador Administrativo lança o adiantamento no sistema. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Fornecedores

7.9 - O Coordenador Administrativo anexa o recibo ao movimento do caixa. 

7.10 - O Auxiliar Financeiro faz a transferência bancária. 

7.11 - O Auxiliar Financeiro lança o adiantamento no sistema. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Adiantamento_a_Fornecedores

7.12 - O Coordenador Administrativo aguarda o retorno do colaborador com as despesas. 

7.13 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes. 

7.14 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas. 

7.15 - O Colaborador preenche o Relatório de Despesas de Viagens. 

7.16 - O Colaborador assina o Relatório de Despesas de Viagens. 

7.17 - O Colaborador digitaliza o Relatório de Despesas de Viagens. 

7.18 - O Colaborador encaminha por e-mail o Relatório de Despesas de Viagens e os comprovantes. 

7.19 -  O Coordenador Administrativo confere as despesas. 

7.20 /7.21 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo verifica se o valor do relatório confere com o adiantamento. 

Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador. 

7.22 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas. 

7.23 /7.24 - O superior analisa  o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa. 

Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada. 

7.25 /7.26 -  Se o valor do relatório confere com o adiantamento o Coordenador Administrativo lança a despesa no sistema. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

Se o valor do adiantamento não confere com relatório o Coordenador Administrativo verifica se o valor adiantado é maior ou menor que as despesas. 

7.27 /7.28 - Se o valor das despesas é maior que o adiantamento o Coordenador Administrativo paga a diferença ao colaborador. O processo encaminha-se para o item 7.25, 7.32, 7.33 e 7.34

Se a despesa é menor que o adiantamento o Coordenador Administrativo verifica se é possível a devolução do valor pelo colaborador. 

7.29 /7.30 - Se é possível o Coordenador Administrativo recebe o valor do colaborador. 

Se não é possível o Coordenador Administrativo faz a baixa parcial do adiantamento no sistema e desconta no próximo valor que será adiantado ao colaborador. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolu%C3%A7%C3%A3o_de_Cr%C3%A9dito_Fornecedor

Nos casos em que o colaborador não faz viagens periódicas o mesmo deve devolver o valor ao Coordenador Administrativo. 

7.31 - O Coordenador Administrativo lança o Relatório de Despesas de Viagens no sistema. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais

7.32 - O Coordenador Administrativo faz a baixa do adiantamento no sistema. 

Usar essa opção de baixa quando for baixar o adiantamento no caixa. 

Por exemplo: O adiantamento ao colaborador é de 200,00 e o reembolso de 100,00. Os 100,00 serão devolvidos pelo colaborador, nesse caso pode ser feita a compensação do adiantamento com o reembolso e a diferença baixar no caixa, ou baixar o adiantamento e reembolso direto no caixa. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Devolu%C3%A7%C3%A3o_de_Cr%C3%A9dito_Fornecedor

Usar essa opção de baixa quando for feita compensação do adiantamento com o reembolso. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixa_por_Devolu%C3%A7%C3%A3o_e_Adiantamento

7.33 - O Coordenador Administrativo faz a baixa do Relatório de Despesas de Viagens no sistema. 

Usar essa opção de baixa quando a baixa não ocorrer por compensação e for necessário baixar a despesa em caixa. 

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Baixas_Contas_a_Pagar

7.34 - O Coordenador Administrativo arquiva o Relatório de Despesas de Viagens. 


8. Registros

Nº de Registro 
 Nome do Registro
R07-01 ajuda.comercialmariano.com.br
R07-02 E-mail 

9. Indicadores

Indicador Fórmula
 Periodicidade
 Meta




10. Plano de Comunicação do Processo

O que comunicar
 Quem Comunica Pra quem comunica
 Quando Comunica
 Como Comunica
 Objetivo Específico
O valor do adiantamento ao colaborador  Gestor  Coordenador Administrativo Sempre que houver viagens Via e-mail ou skype

Informar ao Coordenador Administrativo o valor para adiantamento de despesas de viagens 


Adiantamento por transferência bancária  Coordenador Administrativo Auxiliar Financeiro Sempre que houver viagens  Via e-mail Informar ao Auxiliar Financeiro o valor do adiantamento de despesas de viagens 
Despesas em desacordo com as diretrizes Coordenador Administrativo Superior imediato do colaborador Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes Via e-mail Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes.
Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes Superior imediato  Coordenador Administrativo/Colaborador Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes  Via e-mail Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes

11. Anexos:

01 – Fluxograma do Processo

https://cawemo.com/share/96f0a189-6e2f-41e2-b19c-bbdb605402e0

01 - Relatório de Despesas de Viagens

02 - Plano de Contas

03 - Tempo de Guarda dos Documentos

04 - Formulário Ajuda de Custo


Elaborado por: 
 Aprovado por:
Nome: Nome:
Controle de Revisões 
Revisão
 Data
 Descrição
 Data da Revalidação
00 20/08/2020 Em fase de validação




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