Mudanças entre as edições de "Mariano:Entrada de Uso e Consumo"

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'''Instrução de Trabalho'''
 
'''Instrução de Trabalho'''
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'''Entrada de Despesas de Uso e Consumo'''
 
'''Entrada de Despesas de Uso e Consumo'''
  
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'''Objetivo:''' Lançar as despesas para manter as obrigações fiscais e financeiras
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'''Objetivo:''' Lançar as despesas para manter as obrigações fiscais 
  
 
'''Entradas'''
 
'''Entradas'''
  
 
Documento fiscal ou financeiro impresso 
 
Documento fiscal ou financeiro impresso 
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Carimbo
 
  
 
Plano de Contas 
 
Plano de Contas 
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Tabela de Transações
  
 
Cadastro de Fornecedor 
 
Cadastro de Fornecedor 
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'''INSTRUÇÃO DE TRABALHO - ENTRADA DE DESPESA DE USO E CONSUMO'''
 
'''INSTRUÇÃO DE TRABALHO - ENTRADA DE DESPESA DE USO E CONSUMO'''
  
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Ao receber as despesas para dar entrada no sistema separar as notas fiscais dos documentos financeiros. Carimbar e classificar de acordo com a despesa.
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Ao receber as despesas para dar entrada no sistema separar as notas fiscais dos documentos financeiros. Classificar as despesas antes de iniciar o lançamento, fazer a anotação da transação, conta financeira, contábil e centro de custo. 
  
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Segue modelo de carimbo.
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*[[Media:Plano_de_Contas.xlsx|Plano de Contas]]
  
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*[[Media:Tabela_de_Transacoes.xlsx|Tabela de Transações]]
  
 
'''ENTRADA DE DOCUMENTOS FISCAIS'''
 
'''ENTRADA DE DOCUMENTOS FISCAIS'''
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_Uso_e_Consumo http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_Uso_e_Consumo]
 
[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_Uso_e_Consumo http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_Uso_e_Consumo]
  
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ENTRADA DE DOCUMENTOS FINANCEIROS
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'''ENTRADA DE DOCUMENTOS FINANCEIROS'''
  
 
Os documentos financeiros são: seguros, reembolso de despesa de viagem, recibos, vale refeição, vale transportes, nota de consumidor eletrônica....
 
Os documentos financeiros são: seguros, reembolso de despesa de viagem, recibos, vale refeição, vale transportes, nota de consumidor eletrônica....
  
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http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais]
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'''RELATÓRIO PARA CONFERÊNCIA DOS LANÇAMENTOS'''
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Após a entrada dos documentos no sistema gerar o relatório 204. Este relatório valida alguns erros de lançamento tais como: série, número de nota fiscal, chave .... O relatório deve ser gerado antes de fazer as baixas dos títulos, pois se houver título com lançamento incorreto não precisa estornar a baixa para fazer a correção.<u>As notas que apresentarem erro Falta XML não devem ser consideradas.</u>
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF204 http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF204]
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'''RELATÓRIO PARA CONFERÊNCIA DAS NOTAS NÃO LANÇADAS'''
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Após a entrada das notas gerar o relatório 200, neste relatório constam todos os documentos eletrônicos emitidos no CNPJ da filial. Analisar as notas que constam no relatório e verificar a origem das despesas, nos casos em que a despesa não for reconhecida solicitar ao Departamento Fiscal o desconhecimento da Nota Fiscal. Após o desconhecimento da nota&nbsp; a mesma deve ser excluída do relatório. É muito importante que esse relatório seja acompanhado, podemos ter multa por lançar o documento em atraso e por não lançar.
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF200 http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF200]
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'''ENVIO DAS DESPESAS PARA O DEPARTAMENTO FISCAL'''
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Para conferência das despesas usar o relatório 111 das notas de entrada e o relatório 111 do financeiro, conforme instruções nos links abaixo:&nbsp;
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Relatório 111 – Documentos Fiscais
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF111 http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF111]
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Relatório 111 – Documentos Financeiros
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[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatório_FPCP111 http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatório_FPCP111]
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As despesas devem ser conferidas com os relatórios, ou seja, todas as despesas em mãos devem constar no relatório e todas que constarem no relatório devem estar impressas.&nbsp;
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<u>Não há necessidade de enviar o movimento por malote, as despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail.</u>
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'''Observação: as notas eletrônicas não precisam ser scaneadas, pois já constam no SDE. O Departamento Fiscal fará a consulta no SDE para conferência das entradas no sistema.&nbsp;''' As despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail semanalmente com confirmação de recebimento.&nbsp;
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Os relatórios 204 e 200 citados acima também devem ser digitalizados.
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Relatório 204 digitalizar e enviar toda quarta e sábado.&nbsp;
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Relatório 200 digitalizar no dia 28,nos casos que constarem no relatório 200 notas pendentes de lançamento escrever no relatório o motivo.&nbsp;
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'''Prazo para Lançamento das Despesas'''
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1) Lançamento das despesas deve ser feito até dia 28 de cada mês , em fevereiro até o dia 26.
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2) Imobilizado lançar até dia 25
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A unidade deve se programar para não gerar despesas após o dia 28, nos casos em que houver necessidade o lançamento deve ser feito no próximo mês.
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'''CONFERÊNCIA DAS DESPESAS – DEPARTAMENTO FISCAL'''
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Conferir as despesas conforme for recebendo por e-mail. Nos casos que for necessário correção encaminhar por e-mail para o Coordenador Administrativo.&nbsp;
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As unidades terão até 2 dias úteis para ajustar e retornar ao Departamento Fiscal durante o mês, exceto no último dia de lançamento (28) , nesse caso o ajuste e o retorno ao Departamento Fiscal devem ser no mesmo dia.&nbsp;
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'''ATENÇÃO: alterações de conta financeira e centro de custo só podem ser feitas 07 dias após a entrada do documento no sistema.'''
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'''SAÍDAS&nbsp;'''
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Notas de Despesas Lançadas
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'''SETORES ENVOLVIDOS NO PROCESSO'''
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Administrativo Unidade – (Coordenador Administrativo)
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Contabilidade – (Analista Fiscal e Assistente Fiscal)
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RELATÓRIO PARA CONFERÊNCIA DOS LANÇAMENTOS
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'''INDICADORES'''
  
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Após a entrada dos documentos no sistema gerar o relatório 204. Este relatório valida alguns erros de lançamento tais como: série, número de nota fiscal, chave .... O relatório deve ser gerado antes de fazer as baixas dos títulos, pois se houver título com lançamento incorreto não precisa estornar a baixa para fazer a correção no título. Os títulos que apresentarem erro Falta XML não devem ser considerados.
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Lançamento fora do período (data de emissão x entrada)
  
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TÍTULOS COM PAGAMENTO A VISTA Fazer a baixa dos títulos com pagamento a vista XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
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Notas fiscais sem lançar
  
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TÍTULOS COM PAGAMENTO A PRAZO Os títulos com pagamento a prazo por ser quitados na empresa ou através de boleto bancário. Quando o pagamento ao fornecedor for realizado na empresa é necessário a emissão de recibo. O recibo deve ser assinado pelo fornecedor e arquivado no ano de emissão mais 5 anos. O título deve ser baixado no sistema. Quando o pagamento for com boleto bancário, é necessário bipar o código de barras do boleto. Esses boletos entram na remessa do contas a pagar. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
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Erros de lançamento
  
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CONFERÊNCIA DAS NOTAS NÃO LANÇADAS Após a entrada das notas gerar o relatório 200, neste relatório constam todos os documentos eletrônicos emitidos no CNPJ da filial. Analisar as notas que constam no relatório e verificar a origem das despesas, nos casos em que a despesa não for reconhecida solicitar ao Departamento Fiscal o desconhecimento da Nota Fiscal. Após o desconhecimento da nota fiscal a mesma deve ser excluída do relatório. É muito importante que esse relatório seja acompanhado, podemos ter multa por lançar o documento em atraso e por não lançar.
 
  
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ENVIO DO MALOTE PARA O DEPARTAMENTO FISCAL Antes de enviar o malote conferir as despesas lançadas x relatórios. Relatório 111 – Documentos Fiscais XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Relatório 111 – Documentos Financeiros XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX O malote deve ser enviado para o Departamento Fiscal conforme cronograma abaixo: Dourados – quarta – feira Campo Grande – segunda – feira Várzea Grande – sexta – feira Rondonópolis – sexta – feira Sinop – segunda – feira Vilhena – sexta – feira Porto Velho – sexta – feira Rio Branco – envia por e-mail na terça e envia documento físico quinzenal Ji – Paraná Novo Progresso – envia por e-mail na terça e envia documento físico quinzenal
 
  
−
Santarém – envia por e-mail na terça e envia documento físico quinzenal
+
'''OPORTUNIDADE DE MELHORIA&nbsp;'''
  
−
Ananindeua –
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Departamento fiscal relacionar os campos conferidos e solicitar criação de relatório. Conferir relatório x documento fiscal.&nbsp;
  
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Marabá – WM Várzea Grande – quinta – feira
 
  
−
WM Cuiabá  – quinta – feira
 
  
−
WM Lucas do Rio Verde -
 
  
−
RECEBIMENTO DO MALOTE – DEPARTAMENTO FISCAL Conferir o lançamento das despesas recebidas, nos casos de erros no lançamento solicitar ao Coordenador Administrativo que faça a correção. Após conferência e ajustes arquivar os documentos Período?
 
  
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Saídas Documento Fiscal ou Financeiro lançado
+
'''PROCESSO SUBSEQUENTE'''&nbsp;
  
−
Setores Envolvidos no Processo Administrativo Unidade – (Coordenador Administrativo) Contabilidade – (Analista Fiscal e Assistente Fiscal)
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Baixa de Títulos no Contas a Pagar
  
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Indicadores Data de emissão x data de entrada Notas fiscais sem lançar Erros de lançamento
 
  
−
Oportunidade de Melhoria Bipar o código de barras na tela de entrada na aba Parcelas – soilicitado no portal de ideias da Senior.
 
  
  
  
−
Processo Subsequente
+
'''Versão: '''Processo Operacional Padrão Entrada de Despesas de Uso e Consumo - criado em 11/12/2019 por Daiane Bianchini.&nbsp;
  
−
Versão:
+
Alterado em 21/01/2020 - Inclui os novos prazos para lançamento das despesas.&nbsp;
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Edição atual tal como às 09h09min de 22 de maio de 2020

RTENOTITLE

Instrução de Trabalho

Entrada de Despesas de Uso e Consumo

Objetivo: Lançar as despesas para manter as obrigações fiscais 

Entradas

Documento fiscal ou financeiro impresso 

Plano de Contas 

Tabela de Transações

Cadastro de Fornecedor 


INSTRUÇÃO DE TRABALHO - ENTRADA DE DESPESA DE USO E CONSUMO

Ao receber as despesas para dar entrada no sistema separar as notas fiscais dos documentos financeiros. Classificar as despesas antes de iniciar o lançamento, fazer a anotação da transação, conta financeira, contábil e centro de custo. 

ENTRADA DE DOCUMENTOS FISCAIS

Os documentos fiscais são: notas fiscais eletrônicas, notas de serviços, notas fiscais manuais ...

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_Uso_e_Consumo


ENTRADA DE DOCUMENTOS FINANCEIROS

Os documentos financeiros são: seguros, reembolso de despesa de viagem, recibos, vale refeição, vale transportes, nota de consumidor eletrônica....

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais


RELATÓRIO PARA CONFERÊNCIA DOS LANÇAMENTOS

Após a entrada dos documentos no sistema gerar o relatório 204. Este relatório valida alguns erros de lançamento tais como: série, número de nota fiscal, chave .... O relatório deve ser gerado antes de fazer as baixas dos títulos, pois se houver título com lançamento incorreto não precisa estornar a baixa para fazer a correção.As notas que apresentarem erro Falta XML não devem ser consideradas.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF204


RELATÓRIO PARA CONFERÊNCIA DAS NOTAS NÃO LANÇADAS

Após a entrada das notas gerar o relatório 200, neste relatório constam todos os documentos eletrônicos emitidos no CNPJ da filial. Analisar as notas que constam no relatório e verificar a origem das despesas, nos casos em que a despesa não for reconhecida solicitar ao Departamento Fiscal o desconhecimento da Nota Fiscal. Após o desconhecimento da nota  a mesma deve ser excluída do relatório. É muito importante que esse relatório seja acompanhado, podemos ter multa por lançar o documento em atraso e por não lançar.

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF200


ENVIO DAS DESPESAS PARA O DEPARTAMENTO FISCAL

Para conferência das despesas usar o relatório 111 das notas de entrada e o relatório 111 do financeiro, conforme instruções nos links abaixo: 

Relatório 111 – Documentos Fiscais

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF111

Relatório 111 – Documentos Financeiros

http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatório_FPCP111

As despesas devem ser conferidas com os relatórios, ou seja, todas as despesas em mãos devem constar no relatório e todas que constarem no relatório devem estar impressas. 

Não há necessidade de enviar o movimento por malote, as despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail.

Observação: as notas eletrônicas não precisam ser scaneadas, pois já constam no SDE. O Departamento Fiscal fará a consulta no SDE para conferência das entradas no sistema.  As despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail semanalmente com confirmação de recebimento. 

Os relatórios 204 e 200 citados acima também devem ser digitalizados.

Relatório 204 digitalizar e enviar toda quarta e sábado. 

Relatório 200 digitalizar no dia 28,nos casos que constarem no relatório 200 notas pendentes de lançamento escrever no relatório o motivo. 


Prazo para Lançamento das Despesas

1) Lançamento das despesas deve ser feito até dia 28 de cada mês , em fevereiro até o dia 26.

2) Imobilizado lançar até dia 25

A unidade deve se programar para não gerar despesas após o dia 28, nos casos em que houver necessidade o lançamento deve ser feito no próximo mês.


CONFERÊNCIA DAS DESPESAS – DEPARTAMENTO FISCAL

Conferir as despesas conforme for recebendo por e-mail. Nos casos que for necessário correção encaminhar por e-mail para o Coordenador Administrativo. 

As unidades terão até 2 dias úteis para ajustar e retornar ao Departamento Fiscal durante o mês, exceto no último dia de lançamento (28) , nesse caso o ajuste e o retorno ao Departamento Fiscal devem ser no mesmo dia. 

ATENÇÃO: alterações de conta financeira e centro de custo só podem ser feitas 07 dias após a entrada do documento no sistema.


SAÍDAS 

Notas de Despesas Lançadas


SETORES ENVOLVIDOS NO PROCESSO

Administrativo Unidade – (Coordenador Administrativo)

Contabilidade – (Analista Fiscal e Assistente Fiscal)



INDICADORES

Lançamento fora do período (data de emissão x entrada)

Notas fiscais sem lançar

Erros de lançamento


OPORTUNIDADE DE MELHORIA 

Departamento fiscal relacionar os campos conferidos e solicitar criação de relatório. Conferir relatório x documento fiscal. 



PROCESSO SUBSEQUENTE 

Baixa de Títulos no Contas a Pagar



Versão: Processo Operacional Padrão Entrada de Despesas de Uso e Consumo - criado em 11/12/2019 por Daiane Bianchini. 

Alterado em 21/01/2020 - Inclui os novos prazos para lançamento das despesas. 

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