Coordenador Administrativo JP
De mariano
| Descrição das Atividades Coordenador Administrativo | ||||||||
| Atividades Diárias | Conferir as transferências realizadas - Relatório 103 x dinheiro recebido | |||||||
| Conferir relatório de cheques - Relatório 204 x cheques recebidos | ||||||||
| Scanear relatório da cielo por e-mail para Auxiliar Financeiro para conferência dos cartões | ||||||||
| Conferir relatóriom 116 - Títulos à vista em aberto | ||||||||
| Baixar Ordem de Pagamento | ||||||||
| Depositar os cheques e encaminhar relatório para baixa no contas a receber | ||||||||
| Acompanhar extrato e lançar no sistema os cheques devolvidos | ||||||||
| Conferir a duplicidade de numeração de boletos, corrigir e enviar o boleto correto para o cliente - relatório 114 | ||||||||
| Alterar portador e carteira que estejam diferentes do documento emitido - relatórios 114 e 204 | ||||||||
| Gerar Ordem de Compra no sistema para aquisição de material de uso e consumo com a classificação de conta financeira, contábil e centro de custo (somente para despesas com pagamento à prazo e que o documento fiscal não é emitido no ato da compra) por exemplo, postos de combustíveis | ||||||||
| Classificar as despesas de uso e consumo com: Transação, Conta Financeira, Conta Contábil e Centro de Custo (quando a despesa já possui ordem de compra classificar somente a transação | ||||||||
| Fazer a entrada no sistema das notas fiscais de uso e consumo | ||||||||
| Fazer a entrada no sistema das despesas de uso e consumo no financeiro | ||||||||
| Informar código de barras nos boletos - contas a pagar | ||||||||
| Manter contas a pagar atualizado no sistema (pagamentos projetados e pagamentos efetivados) e as provisões - Relatório 103 | ||||||||
| Pagar fornecedores em caixa | ||||||||
| Emitir recibos e coletar a assinatura do fornecedor para títulos pagos a prazo pelo caixa | ||||||||
| Arquivar os recibos de comprovante de pagamento a prazo pagos pelo caixa | ||||||||
| Baixar os valores pagos no caixa 50 | ||||||||
| Fazer a exclusão de clientes no Serasa quando houver recebimento | ||||||||
| Fazer a atualização no sistema quando houver recebimento de clientes inclusos no Serasa - alterar a situação para 2 - Liquidado Serasa | ||||||||
| Consultar depósitos à vista | ||||||||
| Fazer a cobrança dos cheques devolvidos, colocando as observações no folow-up | ||||||||
| Analisar e liberar pedidos no horário de almoço da Auxiliar Crédito - Cobrança BO - VG | ||||||||
| Baixar devoluções por crédito - contas a receber - relatório 119 - assinar Formulário Autorização Devolução | ||||||||
| Enviar canhoto de nota fiscal assinado por e-mail quando solicitado pelo BO Cobrança | ||||||||
| Emitir Carta de Anuência - Relatório 113 | ||||||||
| Cadastro à vista | ||||||||
| Excluir os títulos substituidos e fatura agrupados incorretamente | ||||||||
| Estornar baixas incorretas nos caixas | ||||||||
| Excluir faturas do contas a pagar | ||||||||
| Solicitar estorno no banco ao BO financeiro através do Formulário Exclusão/Estorno | ||||||||
| Se fizer recebimento de títulos, emitir recibo e encaminhar para Operador de Caixa, juntamente com os valores recebidos | ||||||||
| Arquivar relatório do caixa 01, relatório de cheques, relatório portador externo e segunda via dos recibos | ||||||||
| Conferir o caixa 50 | ||||||||
| Revezar abertura e fechamento da unidade com gerente comercial | ||||||||
| Atividades Semanais | Depositar dinheiro fazendo movimentação do caixa para banco | |||||||
| Gerar relatórios como protocolo para envio de despesas de Uso e Consumo - relatório 111 financeiro - relatório 111 entradas | ||||||||
| Conferir documentos físicos x lançamentos | ||||||||
| Encaminhar documentos e relatórios para Departamento Fiscal em Várzea Grande | ||||||||
| Enviar planilha da emissão de nota de brinde para faturamento | ||||||||
| Conferir o relatório de notas fiscais 220 | ||||||||
| Conferir no megasul retorno das Notas de Consumidor Eletrônicas ( as notas devem estar autorizadas ou canceladas) | ||||||||
| Conferir e acompanhar devoluções: preenchimento de formulário, entrada no sistema, concessão de crédito e mercadoria no estoque | ||||||||
| Verificar e controlar marcação de relógio ponto | ||||||||
| Acompanhar as despesas da unidade - Relatório 200 | ||||||||
| Fazer orçamento para aquisição de materiais e manutenções | ||||||||
| Atividades Mensais | Baixar carteira de pedidos de funcionários | |||||||
| Lançar adiantamentos a funcionários referente compra de mercadorias | ||||||||
| Baixar os adiantamentos no caixa | ||||||||
| Preencher planilha dos adiantamentos e convênios e encaminhar para RH | ||||||||
| Fazer a inclusão de clientes no Serasa (somente para títulos em carteira, cheques, boletos sem registro ou boletos que por algum motivo não foi possível protestar) | ||||||||
| Fazer a atualização no sistema quando enviado ao Serasa - informar situação Serasa 1- Título Enviado ao Serasa | ||||||||
| Gerar relatório mensal para acompanhar os clientes incluidos e liquidados no Serasa - Relatório 131 | ||||||||
| Entregar vales e coletar assinaturas após pagamento de funcionários | ||||||||
| Conferir e gerar fatura dos fretes - Relatório 203 | ||||||||
| Conferir créditos em aberto por devolução - contas a receber - Relatório 119 - mostra créditos e títulos em aberto por cliente | ||||||||
| Separar documentos de clientes inadimplentes para inclusão no serasa ou envio ao jurídico | ||||||||
| Conferir arquivo comprovante entrega de mercadorias | ||||||||
| Conferir arquivo canhoto de notas | ||||||||
| Conferir protocolo carta de anuência | ||||||||
| Acompanhar o cred pend ( ordem de pagamento ) - relatório enviado pelo Back Office Financeiro | ||||||||
| Atualizar o conta corrente entre lojas | ||||||||
| Conferir a lista de compras da zeladora e autorizá-la | ||||||||
| Responsabilidades | Manter atualizadas as tabelas de fretes | |||||||
| Arquivar na unidade: apólice de seguro | ||||||||
| Enviar documentos para o Departamento Fiscal - VG : notas fiscais e fretes sobre compras | ||||||||
| Enviar documentos para o Departamento Financeiro SNP: mútuo, leasing, financiamento e procuração | ||||||||
| Enviar Carta de Anuência por AR | ||||||||
| Arquivar os comprovantes de AR | ||||||||
| Protocolar e coletar assinatura das Cartas de Anuência retiradas na loja | ||||||||
| Direcionar e acompanhar as atividades das equipes de trabalho | ||||||||
| Coordenar os procedimentos administrativos, financeiros e operações da unidade | ||||||||
| Acompanhar junto a assessoria jurídica a posição dos débitos enviados para cobrança | ||||||||
| Cobrir férias, viagens e falta do Gerente de Vendas | ||||||||
| Avaliar e direcionar ações para o incremento dos resultados operacionais (centros de custos e despesas ) e líquido e DRG | ||||||||
| Acompanhar Balanço de Estoque - participar da organização durante a semana para contagem, verificar se etiquetaram os produtos,aprender usar coletor e organizar refeições | ||||||||
| Acompanhar Balanço Financeiro | ||||||||
| Controlar e atualizar o Ativo Imobilizado da unidade | ||||||||
| Implantar e acompanhar as políticas de procedimentos de RH(admissões, integração, horas extras, demissões, férias, medicina e segurança do trabalho) Adm, Estoque, Logística | ||||||||
| Avaliar , identificar a necessidade de treinamentos de funcionários | ||||||||
| Organizar confraternização de funcionários, seguindo política RH | ||||||||
| Acompanhar pendências e ajustes para Contabilidade | ||||||||
| Manter alvará, recarga de extintores , IPTU e IPVA atualizados | ||||||||
| Guardar recibo dos veículos no cofre | ||||||||
| Providenciar em tempo hábil, documentos para licitação de acordo com a relação enviada pelo Gerente de Vendas - os documentos estão salvos no servidor | ||||||||
| Arquivar documentos RH: cópia dos documentos pessoais, ficha de admissão, contratos e acordos de admissão, atestados, cartão ponto assinado, holerites assinados, recibo de férias, advertências, possíveis afastamentos e rescisão | ||||||||
| Conferir a guarda das chaves dos veículos após o uso | ||||||||
| Zelar pelos materiais e equipamentos de trabalho | ||||||||
| Manter a organização do seu local de trabalho | ||||||||
