POP:Despesas de Viagens - Cartão
Procedimento Operacional Padrão - Adiantamento de Despesas de Viagens
Data: 04/08/2020
1. Objetivo
Adiantar valor em dinheiro ou por depósito aos colaboradores para suprir as despesas com viagens.
2. Aplicação
Coordenador Administrativo
É de responsabilidade da Ellen a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.
3. Documentos de Referência
4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia
WMW - Empresa de software de vendas externas
REE - Reembolso
NCe - Nota de Consumidor Eletrônica
NFe - Nota Fiscal Eletrônica
Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica
ADT - Adiantamento
NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
5. Responsabilidades e Autoridades
| Atividades |
Responsável |
| Cálculo das Despesas de Viagens | Gestor |
| Adiantamento para despesas de viagens | Coordenador Administrativo |
| Envio dos comprovantes de despesas e Relatório de Reembolso | Colaborador |
| Conferência das Despesas | Coordenador Administrativo |
| Lançamento do ADT e REE no sistema | Coordenador Administrativo |
| Baixa do ADT e REE no sistema | Coordenador Administrativo |
6. Diretrizes
R$ 90,00 valor limite para hospedagem
R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação
Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado.
O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem a gerou.
Com esse modelo de ressarcimento de despesas de viagens o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa.
Após o cálculo o Coordenador Administrativo deve lançar um adiantamento para fazer a saída do valor entregue em dinheiro(no caixa 50) ou solicitar depósito ao departamento financeiro.
O colaborador deverá encaminhar por e-mail o relatório de despesas de viagens anexando as respectivas despesas.
Os acertos de adiantamento de despesas com o vendedores/ supervisores devem ser feito semanal, liberar outro adiantamento somente após o acerto.
Manutenção Veículos: a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
