Coordenador Administrativo WM

De mariano
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Descrição das Atividades Coordenador Administrativo 
 
Atividades Diárias Conferir as transferências realizadas - Relatório 103 x dinheiro recebido 
Conferir relatório de cheques - Relatório 204 x cheques recebidos 
Scanear relatório da cielo e enviar por e-mail para Auxiliar Financeiro para conferência dos cartões 
Conferir relatório 116 - Títulos a vista em aberto
Depositar os cheques e encaminhar relatório para baixa no contas a receber 
Acompanhar Extrato e lançar cheques devolvidos 
Consultar depósitos à vista 
Gerar Ordem de Compra no sistema para aquisição de material de uso e consumo com a classificação de conta financeira, contábil e centro de custo (somente para despesas com pagamento 
à prazo e que o documento fiscal não é emitido no ato da compra) por exemplo, postos de combustíveis. 
Classificar as despesas de uso e consumo com: Transação, Conta Financeira, Conta Contábil e Centro de Custo (quando a despesa já possui ordem de compra classificar somente a transação)
Fazer a entrada no sistema das notas fiscais de Uso e Consumo
Fazer a entrada no sistema das despesas de Uso e Consumo no Financeiro
Pagar fornecedores em caixa 
Manter contas a pagar atualizado no sistema (pagamentos projetados e pagamentos efetivados) e as provisões
Emitir recibos e coletar a assinatura do fornecedor para títulos pagos a prazo pelo caixa
Arquivar os recibos de comprovante de pagamento a prazo pagos pelo caixa
Baixar os valores pagos no caixa 50
Cadastrar instruções bancárias para pedidos de baixas e sustação de protesto nos casos em que os títulos não foram recebidos e não podem ser protestados
Fazer cadastro à vista na ausência do Auxiliar Administrativo
Excluir os títulos substituidos e fatura agrupados incorretamente 
Estornar baixas incorretas nos caixas 
Excluir faturas do contas a pagar
Solicitar estorno no banco ao BO financeiro através do Formulário Exclusão/Estorno
Conferir e marcar embalagens para transferência de depósito avariado 
Fazer transferência entre depósitos 
Devolver ao Encarregado de Estoque formulário e relatório 132 com as transferências realizadas
Emitir pedidos para remessa de transporte 
Emitir pedido de avaria de transportadora
Arquivar relatório do caixa 01, relatório de cheques e segunda via dos recibos 
Conferir o caixa 50

Revezar abertura e fechamento da unidade com gerente comercial 
 
Atividades Semanais  Depositar dinheiro fazendo movimentação caixa para banco 
Conferir o relatório de notas fiscais 220
Conferir e acompanhar devoluções: preenchimento de formulário, entrada no sistema, concessão de crédito e mercadoria no estoque
Verificar e controlar marcação de relógio ponto 
Acompanhar as despesas da unidade - Relatório 200
Emitir pedidos de Uso e Consumo
Emitir pedidos de baixa por perda 
Encaminhar formulário e  pedidos de uso e consumo e baixa por perda para faturista 
Fazer orçamento para aquisições de materiais e manutenções 
Gerar relatórios como protocolo para envio as despesas de Uso e Consumo - relatório 111 financeiro - relatório 111 entradas 
Conferir  documentos físicos x lançamentos 
Encaminhar documentos e relatórios para Departamento Fiscal em Várzea Grande 
 
Atividades Mensais  Lançar adiantamento a funcionários referente compra de mercadorias 
Baixar os adiantamentos no caixa 
Preencher planilha dos adiantamentos e convênios e encaminhar para o RH 
Gerar relatório mensal para acompanhar os clientes incluidos  e liquidados no Serasa - Relatório 131
Conferir as carteiras do contas a receber com relatório do sistema 204
Conferir os pedidos em aberto relatório 110 
Entregar vales e coletar assinaturas após pagamento dos funcionários 
Conferir créditos em aberto por devolução - contas a receber - Relatório 119 - mostra créditos e títulos em aberto por cliente
Conferir arquivo comprovante entrega de mercadorias 
Conferir arquivo canhoto de notas 
Conferir protocolo carta de anuência 
Acompanhar o cred pend  ( ordem de pagamento ) - relatório enviado pelo Back Office Financeiro
Atualizar o conta corrente entre lojas 
Conferir a lista de compras da zeladora e autorizá-la 
 
Responsabilidades Direcionar e acompanhar as atividades das equipes de trabalho
Coordenar os procedimentos administrativos, financeiros e operações da unidade
Coordenar as operações logísticas (frete transferência, armazenagem e distribuição )
Manter atualizadas as tabelas de fretes
Controlar a frota de veículos 
Acompanhar os indicadores do contas a receber (inadimplência cobrança carteira)
Acompanhar junto a assessoria jurídica a posição dos débitos enviados para cobrança 
Cobrir férias, viagens e falta do Gerente de Vendas 
Cobrir férias e falta do Auxiliar Administrativo 
Avaliar e direcionar ações para o incremento dos resultados operacionais (centros de custos e despesas ) e líquido e DRG 
Acompanhar Balanço de Estoque  - participar da organização durante a semana para contagem, verificar se etiquetaram os produtos,aprender usar coletor e organizar refeições
Acompanhar Balanço Financeiro
Controlar e atualizar o Ativo Imobilizado da unidade
Implantar e acompanhar as políticas de procedimentos de RH(admissões, integração, horas extras, demissões, férias, medicina e segurança do trabalho) Adm, Estoque, Logística 
Avaliar , identificar a necessidade de treinamentos de funcionários 
Organizar confraternização de funcionários, seguindo política RH 
Acompanhar pendências e ajustes para Contabilidade
Manter alvará, recarga de extintores , IPTU e IPVA atualizados 
Guardar recibo dos veículos no cofre 
Providenciar em tempo hábil, documentos para licitação de acordo com a relação enviada pelo Gerente de Vendas - os documentos estão salvos no servidor 
Arquivar documentos RH: cópia dos documentos pessoais, ficha de admissão, contratos e acordos de admissão, atestados, cartão ponto assinado, holerites assinados, recibo de
férias, advertências, possíveis afastamentos e rescisão
Conferir a guarda das chaves dos veículos após o uso
Rescisão - Auxiliar Administrativo: conferir os pedidos assinados em carteira com relatório 204 e enviar relatório por e-mail para Rosangela 
Rescisão - Auxiliar Administrativo: Solicitar a Analista de Crédito e Cobrança a troca da senha do Serasa 
Rescisão - Operador de Caixa: Conferir caixa Ecf01 - dinheiro, cheques e cartões
Rescisão - Operador de Caixa: Solicitar a Analista de Crédito e Cobrança a troca da senha do Serasa 
Rescisão - Encarregado de Estoque: Fazer balanço de estoque 
Rescisão -  Auxiliar de Estoque, Assistente de Estoque, Vendedores  e Motoristas: Fazer balanço de estoque quando houver suspeita de roubo
Zelar pelos materiais e equipamentos de trabalho 
Manter a organização do seu local de trabalho