Coordenador Administrativo RB

Descrição das Atividades Coordenador Administrativo
Versão	II
Data	25/08/2015
Cargo	Coordenador Administrativo
Atividades Diárias	Baixar as devoluções que envolvem caixa, conferir e assinar Formulário de Autorização Devolução
	Conferir e encaminhar Formulário Fechamento de Caixa Ecf-01
	Conferir relatóriom 116 - Títulos à vista em aberto
	Baixar Ordem de Pagamento
	Depositar os cheques e encaminhar relatório para baixa no contas a receber
	Acompanhar extrato e lançar no sistema os cheques devolvidos
	Conferir a duplicidade de numeração de boletos, corrigir e enviar o boleto correto para o cliente - relatório 114
	Alterar portador e carteira que estejam diferentes do documento emitido - relatórios 114 e 204
	Gerar Ordem de Compra no sistema para aquisição de material de uso e consumo com a classificação de conta financeira, contábil e centro de custo (somente para despesas com pagamen-
	to à prazo e que o documento fiscal não é emitido no ato da compra) por exemplo, postos de combustíveis
	Classificar as despesas de uso e consumo com: Transação, Conta Financeira, Conta Contábil e Centro de Custo (quando a despesa já possui ordem de compra classificar somente a transação
	Fazer a entrada no sistema das notas fiscais de uso e consumo
	Fazer a entrada no sistema das despesas de uso e consumo no financeiro
	Informar código de barras nos boletos - contas a pagar
	Manter contas a pagar atualizado no sistema (pagamentos projetados e pagamentos efetivados) e as provisões - Relatório 103
	Pagar fornecedores em caixa
	Baixar os valores pagos no caixa 50
	Fazer a exclusão de clientes no Serasa quando houver recebimento
	Fazer a atualização no sistema quando houver recebimento de clientes inclusos no Serasa - alterar a situação para 2 - Liquidado Serasa
	Consultar depósitos à vista
	Fazer a cobrança dos cheques devolvidos, colocando as observações no folow-up
	Analisar e liberar pedidos no horário de almoço da Auxiliar Crédito - Cobrança BO - VG
	Baixar devoluções por crédito - contas a receber - relatório 119 - assinar Formulário Autorização Devolução
	Enviar canhoto de nota fiscal assinado por e-mail quando solicitado pelo BO Cobrança
	Emitir Carta de Anuência - Relatório 113
	Cadastro à vista
	Excluir os títulos substituidos e fatura agrupados incorretamente
	Estornar baixas incorretas nos caixas
	Excluir faturas do contas a pagar
	Solicitar estorno no banco ao BO financeiro através do Formulário Exclusão/Estorno
	Fazer a baixa dos boletos recebidos na empresa com emissão de recibo - 1ª via cliente - 2ª via anexar ao relatório de caixa
	Conferir o caixa 50
	Revezar abertura e fechamento da unidade com gerente comercial
Atividades Semanais	Depositar dinheiro fazendo movimentação do caixa para banco
	Gerar relatórios como protocolo para envio de despesas de Uso e Consumo - relatório 111 financeiro - relatório 111 entradas
	Conferir documentos físicos x lançamentos
	Encaminhar documentos e relatórios para Departamento Fiscal em Várzea Grande
	Enviar planilha da emissão de nota de brinde para faturamento
	Conferir o relatório de notas fiscais 220
	Conferir e acompanhar devoluções: preenchimento de formulário, entrada no sistema, concessão de crédito e mercadoria no estoque
	Verificar e controlar marcação de relógio ponto
	Acompanhar as despesas da unidade - Relatório 200
	Fazer orçamento para aquisição de materiais e manutenções
Atividades Mensais	Baixar carteira de pedidos de funcionários
	Lançar adiantamentos a funcionários referente compra de mercadorias
	Baixar os adiantamentos no caixa
	Preencher planilha dos adiantamentos e convênios e encaminhar para RH
	Fazer a inclusão de clientes no Serasa (somente para títulos em carteira, cheques, boletos sem registro ou boletos que por algum motivo não foi possível protestar)
	Fazer a atualização no sistema quando enviado ao Serasa - informar situação Serasa 1- Título Enviado ao Serasa
	Gerar relatório mensal para acompanhar os clientes incluidos  e liquidados no Serasa - Relatório 131
	Entregar vales e coletar assinaturas após pagamento de funcionários
	Conferir e gerar fatura dos fretes - Relatório 203
	Analisar e preencher o resumo do formulário de entrega de mercadorias para apurar custo frete próprio
	Conferir créditos em aberto por devolução - contas a receber - Relatório 119 - mostra créditos e títulos em aberto por cliente
	Separar documentos de clientes inadimplentes para inclusão no serasa ou envio ao jurídico
	Conferir arquivo comprovante entrega de mercadorias
	Conferir arquivo canhoto de notas
	Conferir protocolo carta de anuência
	Acompanhar o cred pend  ( ordem de pagamento ) - relatório enviado pelo Back Office Financeiro
	Atualizar o conta corrente entre lojas
	Conferir a lista de compras da zeladora e autorizá-la
Responsabilidades	Manter atualizadas as tabelas de fretes
	Arquivar na unidade: apólice de seguro
	Enviar documentos para o Departamento Fiscal - VG : notas fiscais e fretes sobre compras
	Enviar documentos para o Departamento Financeiro SNP: mútuo, leasing, financiamento e procuração
	Enviar Carta de Anuência por AR
	Arquivar os comprovantes de AR
	Protocolar e coletar assinatura das Cartas de Anuência retiradas na loja
	Direcionar e acompanhar as atividades das equipes de trabalho
	Coordenar os procedimentos administrativos, financeiros e operações da unidade
	Acompanhar junto a assessoria jurídica a posição dos débitos enviados para cobrança
	Cobrir férias, viagens e falta do Gerente de Vendas
	Avaliar e direcionar ações para o incremento dos resultados operacionais (centros de custos e despesas ) e líquido e DRG
	Acompanhar Balanço de Estoque  - participar da organização durante a semana para contagem, verificar se etiquetaram os produtos,aprender usar coletor e organizar refeições
	Acompanhar Balanço Financeiro
	Controlar e atualizar o Ativo Imobilizado da unidade
	Implantar e acompanhar as políticas de procedimentos de RH(admissões, integração, horas extras, demissões, férias, medicina e segurança do trabalho) Adm, Estoque, Logística
	Avaliar , identificar a necessidade de treinamentos de funcionários
	Organizar confraternização de funcionários, seguindo política RH
	Acompanhar pendências e ajustes para Contabilidade
	Manter alvará, recarga de extintores , IPTU e IPVA atualizados
	Guardar recibo dos veículos no cofre
	Providenciar em tempo hábil, documentos para licitação de acordo com a relação enviada pelo Gerente de Vendas - os documentos estão salvos no servidor
	Arquivar documentos RH: cópia dos documentos pessoais, ficha de admissão, contratos e acordos de admissão, atestados, cartão ponto assinado, holerites assinados, recibo de
	férias, advertências, possíveis afastamentos e rescisão
	Conferir a guarda das chaves dos veículos após o uso
	Zelar pelos materiais e equipamentos de trabalho
	Manter a organização do seu local de trabalho