Mariano:Manual Entrada Uso e Consumo

Classificação e Digitação de Notas Fiscais de Entradas - Material de Uso e Consumo

Análise Física do Documento
Antes de proceder o lançamento dos documentos fiscais no Sistema, é necessário fazer a análise física do documento, ou seja, tipo de nota, série, etc.

Na tela de entrada de notas fiscais devem ser lançados todos os DOCUMENTOS FISCAIS:

• Notas Fiscais Eletrônicas
• Notas Fiscais Manuais
• Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas
• Conhecimento de Fretes (manuais e eletrônicos)
• etc...

Tela F440GNE- Suprimentos / Notas Fiscais de Entrada / Agrupada



Tipo:1 - Nota Fiscal de Entrada


CNPJ/CPF - Digitar o CNPJ/CPF do emitente da Nota Fiscal, pois não aceitará mais o Código do Fornecedor.
Cliente /Fornecedor: Será preenchido automaticamente, após a digitação do CNPJ ou CPF
Nota Fiscal: Digitar Corretamente o Número da Nota Fiscal, pois não tem como arrumar número digitado errado, a não ser excluindo a nota e lançando novamente. A numeração das notas de serviços deve ser lançada com o ano e os últimos dígitos, não informar os zeros que separam o ano da numeração da nota.
Série: Por exigência legal, as notas são classificadas nas seguintes séries e espécies:
SÉRIE - DESCRIÇÃO - TIPO
CE - Conhecimento de Transporte Eletrônico - 57
CTR - Conhecimento de Transporte Rodoviário (manual) - 08
NCE - Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica - 65
NE - Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) - 55
NEE - Nota Fiscal de Energia Elétrica - 06
NF - Nota Fiscal Manual (Modelo 1) - 01
NFA - Nota Fiscal Avulsa (emitida pelos órgãos fiscais) - 99
NFP - Nota Fiscal de Produtor Rural - 04
NFS - Nota Fiscal de Serviços (manual) - 99
NSC - Nota Fiscal de Serviços de Comunicação (emitida por Rádios, TV...) - 21
NSE - Nota Fiscal de Serviços Eletrônica - 99
NST - Nota de Serviços de Telecomunicações (Telefone, internet, etc...) - 99
Exemplo de Nota Fiscal Eletrônica = NE

Campos a serem preenchidos na Aba de Dados Gerais:
Situação: ao iniciar o lançamento da nota fiscal no sistema, o campo é preenchido automaticamente. Nesse momento a situação da nota é 1 – digitada. Após o término do lançamento da nota fiscal e o fechamento a situação muda para 2 – fechada.
Valor Líquido: Informar o Valor Total da Nota Fiscal.
Caso a Nota Fiscal seja de Serviços e possua ISS ou INSS deve ser lançado o valor líquido da nota e no serviço o valor total da nota.Informar no serviço os percentuais de INSS e ISS.

Os valores de IRRF, PIS, COFINS e CSL não serão diminuídos do valor da nota, pois essas retenções ocorrem somente no momento da baixa da nota fiscal, pelo financeiro. Por isso, não podemos baixar títulos com retenção de impostos com adiantamento.

Série/Subsérie Legal: Atentar para a série/subsérie que conte do documento fiscal analisado. Não tendo a informação, deixar os 2 campos em branco.

Entrada: Data da Entrada da Nota Fiscal na Empresa

Emissão: atenção para digitar a Data de Emissão corretamente, que é a impressa ou escrita na nota fiscal em análise.

Transação Produto: consultar tabela TRANSAÇÕES DE ENTRADAS CONSUMO

Transação Serviço: consultar tabela TRANSAÇÕES DE ENTRADAS CONSUMO

A Análise Fiscal consiste em identificar a correta CFOP (Transação) para Entrada da Nota, conforme tabela de transações. OBS.: Caso em um mesmo Documento Fiscal, ocorram Situações Fiscais diferentes, nos DADOS GERAIS colocar a TRANSAÇÃO DE MAIOR RELEVÂNCIA e no DETALHE OS PRODUTOS E RATEIOS, colocar a TRANSAÇÃO correspondente ao fato fiscal. Ex.: Nota Fiscal com Ativo Imobilizado e Bens de Consumo (Pequeno Valor, que são bens de VALOR INFERIOR a $ 1.200,00) Dados Gerais da NF = Transação 1551 ou 2551 Detalhe dos produtos: Para Ativo Imobilizado, permanece 1551 ou 2551. Detalhe dos produtos: Para Consumo ou Bens de Pequeno Valor – Alterar a Transação para 1556A ou 2556A. Independente se é Ativo ou Consumo, com aquisição em outro Estado, há DIFA (Diferencial de Alíquota) Quando a compra for de outro estado, encaminhar o documento para o setor fiscal para análise da tributação.

Condição de Pagamento: de acordo com o combinado com o fornecedor.

Espécie Documento: Não alterar esse campo, será atribuído automaticamente pela Série / Espécie da Nota Fiscal.

Chave NF-e: Caso a nota fiscal seja eletrônica, digitar ou passar o leitor de barras para atribuição da chave da nota fiscal, que será composta por 44 dígitos

Após preencher os campos da aba Dados Gerais, verificar a despesa possui ou não Ordem de Compra.

Lançamento com Ordem de Compra

Clica na Aba Ordem de Compra.

No campo O. Compra digitar o número da ordem e clicar em Mostrar.

Clicar em Processar.

Sempre que a data de emissão e entrada da nota forem diferentes aparece a seguinte mensagem: Gerar as parcelas sempre por EMISSÃO.

Clicar na aba sair, para voltar a tela de Dados Gerais da Nota Fiscal.

Lançamento sem Ordem de Compra – Produtos

Quando o lançamento é sem Ordem de compra não clicar na aba Ordem de Compra. Clicar na aba Produtos.

Na aba Produtos informar:

Produto: código do produto

Na maioria dos materiais de uso e consumo usamos um cadastro genérico, porém devemos atentar para o lançamento das notas de brinde.

Consultar os lançamentos das notas de brinde nas informações complementares no final deste manual.

Sit. Trib. ICMS: informar no lançamento da nota de acordo com seu estado:

Mato Grosso: 090

Mato Grosso do Sul: 040

Rondônia: 040

Acre: 090

Pará: 090

Minas Gerais:

A Sit. Trib. Imcs das notas de combustíveis é sempre 090, independente do estado.

Origem Fiscal da Mercadoria: 0

Sit. Trib. IPI: não alterar nos lançamentos das notas de produtos. Nas notas de serviço verificar se possuem Impostos e se estão retidos.

Sit. Trib. PIS: não alterar nos lançamentos das notas de produtos. Nas notas de serviço verificar se possuem Impostos e se estão retidos.

Qtde. Recebida: quantidade do produto da nota fiscal

As notas que não tem saída e são lançadas com item genérico podem ser lançadas com 1 item apenas.

Valor: valor unitário

Quando a nota for lançada com item genérico, deve ser lançado o valor total da nota.

Valor Desconto: quando a nota possuir desconto, informar na aba dados gerais o valor total da nota (com o desconto). Na aba produtos informar o valor total dos produtos (sem o desconto) e informar no campo valor desconto, o valor de desconto da nota.

% ICMS: 0

Conta financeira: consultar no plano financeiro

Conta contábil: consultar no plano financeiro

Centro de custo: consultar no plano financeiro

Notas com Diferencial de Alíquota

Diferencial de Alíquota: quando a nota for de fora do estado consultar o setor fiscal para cálculo do Diferencial de Alíquota. Para lançar o valor do Diferencial de Alíquota, na aba produtos selecionar a opção Cálculos.

Informar o valor do Diferencial de Alíquota

Lançamento sem Ordem de Compra – Serviços

Para lançar uma nota de serviços selecione a aba SERVIÇOS.

Serviço: código do serviço

Origem Fiscal: em branco

Sit. Trib. PIS: não alterar

Sit. Trib. Cofins: não alterar

Qtde. Recebida: quantidade do serviço da nota fiscal

Valor: valor unitário

Quando a nota for lançada com item genérico, deve ser lançado o valor total da nota.

Verificar se a nota de serviço tem IMPOSTOS RETIDOS. Se houver informar o percentual de acordo com a Nota Fiscal.

As notas de serviços que possuem ISS, podem ter ISS retido ou não, mesmo o ISS sendo destacado na nota. Para identificar o que é retido e o que não é, observar na nota:

• Se o valor total da nota e o valor líquido da nota forem os mesmos, mesmo que tenha o imposto destacado na nota fiscal não é retido. Nesse caso, não informar o percentual de ISS no lançamento da nota,a transação será sem retenção.

• Se o valor total da nota e o valor líquido da nota forem diferentes, o ISS é retido e deve ser informado o percentual no campo ISS no lançamento da nota.

Frete

Se houver frete destacado na nota fiscal, lançar o frete na aba Valores.

No campo Soma Frete Líquido escolher a opção SIM.

No campo Frete: Valor / Percentual informar o valor do frete.

Após informar o valor clicar em Processar.

Na aba PARCELAS verificar se a quantidade de parcelas está correta e a data de vencimento. Fazer a alteração caso necessário.

Grupo a Pagar: quando os títulos forem pagos à vista informar o grupo 08, para não sair no relatório de títulos a prazo do BO Financeiro.

As parcelas são geradas de acordo com a condição de pagamento no cadastro do fornecedor, se necessário incluir parcelas, clique na seta do teclado (seta para baixo) e digite a outra parcela.

Para alterar vencimento, basta alterar a data no campo vencimento.

Processar a Nota Fiscal.

Após processar a nota fiscal clicar em Fechar

Confirmar o fechamento da Nota Fiscal

Informações Complementares

Nota Fiscal de Brinde

Quando na nota de entrada a CFOP for 5910 ou 6910, verificar se o item da nota fiscal possui cadastro no sistema, caso não tenha solicitar ao departamento fiscal o cadastro do item. Lançar todos os itens da nota fiscal.

Os códigos dos produtos de brinde iniciam com a letra B. Utilizar a transação de Nota Fiscal de brinde a ser distribuído, com cadastro do produto.

Quando a nota emitida para Mariano estiver com a CFOP 5910 ou 6910, deve ser dado entrada com CFOP 1910A ou 2910A.

Quando a nota emitida para Mariano estiver com CFOP de venda de Mercadoria, e a mercadoria será paga, deve ser dado entrada com CFOP 1949A ou 2949A.

Quando a nota emitida para Mariano estiver com CFOP de Remessa e Ordem por Conta de Terceiros, deve ser dado entrada com CFOP 1949B e 2949B.

Nota Fiscal de Prestação de Serviços, com brinde a ser distribuído sem cadastro de item

Quando a nota emitida para Mariano for Nota Fiscal de Prestação de Serviço, sempre usar a transação de serviço conforme tabela de Transações de Entradas de Consumo. Neste caso, não temos como cadastrar o item, pois não terá classificação fiscal, então sempre deve ser lançada com serviço 9024 – Propaganda e Publicidade.

Conta financeira: 23370 – doações e brindes Conta contábil: 30830 Centro de Custo: 1201003 – marketing

Ex: Notas que recebemos desta forma: Lixeirinha para carro e etiqueta de troca de óleo.

Existem ainda, notas que recebemos e não pagamos, como catálogos, panfletos, 1 mochila, 1 camiseta.Estas podemos lançar com produto C00012 Material de Propaganda e Publicidade.

Para definir a transação de entrada deve ser observada a origem da nota fiscal de entrada.

No estado do Pará só acontece a distribuição de brindes quando a unidade compra um determinado produto para um cliente. Por exemplo: televisão, bicicleta. micro - ondas ....

Despesas Indedutíveis

Despesas Indedutíveis são documentos fiscais sem identificação da empresa e sem relatório de reembolso.

As multas de transito também são despesas indedutíveis.

Somente a conta contábil pode ser lançada como despesa indedutível, a conta financeira é de acordo com a despesa.

Notas Fiscais Senior e Megasul

Transação: 2949F – Notas Fiscais de Serviços com Retenção de Imposto

          2949S – Notas Fiscais de Serviços sem Retenção de Imposto
          Serviço: 9014
          Conta financeira: 29135
          Conta contábil: 31157
          Centro de custo: 1101002

Notas Fiscais Emitidas por Pessoa Física

Temos que evitar receber nota emitida por pessoa física, pois está tem um custo elevado para empresa.

Quando acontecer, deverão cuidar para pagamento, deve ser retido 11% de INSS da pessoa, e conforme valor da nota retém IRRF também.

A nota deve ser enviada para cadastro de fornecedor com retenção de impostos e para RH emitir recibo RPA, e lançar parte do imposto a ser pago pela empresa (20% INSS).

Relatórios para Conferencia de Lançamentos

Relatório 204 – Verificação NFS Entrada

Este relatório mostra os lançamentos sem chave de acesso, com chave incorreta, sem conta contábil, falta Arquivo xml no SDE.

Suprimentos / Gestão de Recebimento / Notas Fiscais de Entrada / Relatórios

Para gerar o relatório informar:

Empresa:

Filial:

Data Entrada: período de lançamento das notas

Usuário: código do usuário de lançamento

Fazer a correção da crítica que mostra no relatório

Relatório Nfe não Lançadas

Este relatório mostra as notas não lançadas

Relatório 200

Suprimentos / Gestão de Recebimento / Notas Fiscais de Entrada / Relatórios

Para gerar o relatório informar:

Empresa:

Filial:

Data de Emissão: informar período para fazer a pesquisa das notas não lançadas

Número NF: não preencher

Espécie 55 ou 57: 55

Listar Itens: N

Tipo de Movimentação: D

O relatório mostra as notas emitidas para empresa que não possuem lançamentos.

Relatório de Protocolo para envio de documentos para Várzea Grande

Este relatório servirá como protocolo para o envio de documentos a Várzea Grande.

Suprimentos / Gestão de Recebimento / Notas Fiscais de Entrada / Relatórios

Relatório: 111 – Nfs por data de entrada/usuários

Para gerar o relatório informar:

Empresa:

Filial:

Data Entrada: período de entrada dos títulos

Usuário Digitador: digitar o código do usuário de lançamento dos títulos

Tipo de Despesa: D – despesas (notas e fretes)

Usuário de fechamento: usuário de fechamento da nota fiscal

Após preencher os dados clicar em OK.

Conferir os documentos físicos com o relatório e enviar para Várzea Grande para conferência.