Coordenador Administrativo ST

Descrição das Atividades Coordenador Administrativo
Versão	V
Data	26/08/2015
Cargo	Coordenador Administrativo
Atividades Diárias	Baixar as devoluções que envolvem caixa , conferir e assinar Formulário Autorização Devolução
	Conferir e encaminhar Formulário Fechamento de Caixa - ECF01
	Conferir relatório 116 - Títulos a vista em aberto
	Depositar os cheques e encaminhar relatório 204  para baixa no contas a receber
	Acompanhar Extrato e Lançar no sistema os cheques devolvidos
	Preencher formulário apuração de custo com frota própria
	Consultar depósitos à vista
	Analisar e liberar pedidos intercalando com Auxiliar Administrativo
	Fazer cadastro à vista na ausência do Auxiliar Administrativo
	Gerar Ordem de Compra no sistema para aquisição de material de uso e consumo com a classificação de conta financeira, contábil e centro de custo (somente para despesas com pagamento à prazo e que o documento fiscal não é emitido no ato da compra) por exemplo, postos de combustíveis.
	Classificar as despesas de uso e consumo com: Transação, Conta Financeira, Conta Contábil e Centro de Custo (quando a despesa já possui ordem de compra classificar somente a transação)
	Fazer a entrada no sistema das notas fiscais de Uso e Consumo
	Fazer a entrada no sistema das despesas de Uso e Consumo no Financeiro
	Pagar fornecedores em caixa
	Baixar os valores pagos no caixa 50
	Fazer a exclusão de clientes no Serasa quando houver recebimento
	Fazer a atualização no sistema quando houver recebimento de clientes inclusos no Serasa - alterar a situação para 2 - Liquidado Serasa
	Informar código de barras nos boletos - contas a pagar
	Manter contas a pagar atualizado no sistema (pagamentos projetados e pagamentos efetivados) e as provisões - relatório 103
	Excluir os títulos substituidos e fatura agrupados incorretamente
	Estornar baixas incorretas nos caixas
	Excluir faturas do contas a pagar
	Solicitar estorno no banco ao BO financeiro através do Formulário Exclusão/Estorno
	Arquivar relatório recebimento  caixa 10 e recibos de comprovante de recebimento
	Lançar despesas formulário 40060
	Conferir no relatório portador externo: constam as assinaturas do boy/entregador e auxiliar administrativo, campos valor a receber com juros e diretriz boy estão preenchidos
	Arquivar relatório caixa 10, relatório de cheques, relatório portador externo e segunda via dos recibos
	Conferir os caixas 10, 50 e 60
	Revezar abertura e fechamento da unidade com Gerente Comercial
Atividades Semanais	Depositar dinheiro fazendo movimentação caixa para banco
	Conferir o relatório de notas fiscais  - Relatório 220
	Verificar e controlar marcação de relógio ponto
	Acompanhar as despesas da unidade - Relatório 200
	Fazer acerto com os motoristas (depesas, diárias de viagens)
	Enviar planilha da emissão de nota de brinde para faturamento
	Fazer orçamento para aquisições de materiais e manutenções
	Avaliar Encarregado de Estoque e preencher Formulário Bonificação de Estoque
	Gerar relatórios como protocolo para envio as despesas de Uso e Consumo - relatório 111 financeiro - relatório 111 entradas
	Conferir  documentos físicos x lançamentos
	Encaminhar documentos e relatórios para Departamento Fiscal em Várzea Grande
Atividades Mensais	Baixar carteira de pedidos de funcionários no caixa 50
	Lançar adiantamento a funcionários referente compra de mercadorias
	Baixar os adiantamentos no caixa
	Preencher planilha dos adiantamentos e convênios e encaminhar para o RH
	Fazer a inclusão de clientes no Serasa (somente para títulos em carteira, cheques, boletos sem registro ou boletos que por algum motivo não foi possível protestar)
	Fazer a atualização no sistema quando enviado ao Serasa - informar situação Serasa 1- Título Enviado ao Serasa
	Gerar relatório mensal para acompanhar os clientes incluidos  e liquidados no Serasa - Relatório 131
	Conferir as carteiras do contas a receber com relatório 204
	Gerar relatório portador externo para certificar - se que todos os títulos foram recebidos ou os portadores alterados para própria empresa - relatório 127
	Entregar vales e coletar assinaturas após pagamento dos funcionários
	Conferir créditos em aberto por devolução - contas a receber  -Relatório 119 - mostra créditos e titulos em aberto por cliente.
	Conferir arquivo comprovante entrega de mercadorias
	Conferir arquivo canhoto de notas
	Conferir protocolo carta de anuência
	Acompanhar o cred pend  ( ordem de pagamento )  - relatório enviado pelo Back Office Financeiro
	Conferir e gerar fatura dos fretes
	Atualizar conta corrente entre lojas
	Separar clientes não protestados ou com boleto simples para incluir no serasa ou encaminhar para o jurídico
	Conferir lista de compras da zeladora e autorizá-la
	Encaminhar Formulários Bonificação de Estoque ao setor de RH
Responsabilidades	Direcionar e acompanhar as atividades das equipes de trabalho
	Coordenar os procedimentos administrativos, financeiros e operações da unidade
	Acompanhar os indicadores do contas a receber (inadimplência cobrança carteira)
	Cobrir férias, viagens e falta do Gerente de Vendas
	Cobrir férias e falta do Auxiliar Administrativo
	Avaliar e direcionar ações para o incremento dos resultados operacionais (centros de custos e despesas ) e líquido e DRG
	Acompanhar Balanço de Estoque  - participar da organização durante a semana para contagem, verificar se etiquetaram os produtos,aprender usar coletor e organizar refeições
	Acompanhar Balanço Financeiro
	Controlar e atualizar o Ativo Imobilizado da unidade
	Implantar e acompanhar as políticas de procedimentos de RH(admissões, integração, horas extras, demissões, férias, medicina e segurança do trabalho) Adm, Estoque, Logística
	Avaliar , identificar a necessidade de treinamentos de funcionários
	Organizar confraternização de funcionários, seguindo política RH
	Acompanhar pendências e ajustes para Contabilidade
	Manter alvará, recarga de extintores , IPTU e IPVA atualizados
	Guardar recibo dos veículos no cofre
	Providenciar em tempo hábil, documentação para licitação de acordo com a relação enviada pelo Gerente de Vendas - os documentos estão salvos no servidor
	Arquivar na unidade: apólice de seguro
	Arquivar documentos RH: cópia dos documentos pessoais, ficha de admissão, contratos e acordos de admissão, atestados, cartão ponto assinado, holerites assinados, recibos de
	férias, advertências, possíveis afastamentos e rescisão
	Enviar documentos para o Escritório Contábil: notas fiscais, fretes sobre compras e relatório do caixa 50
	Enviar documentos para BO Financeiro: mútuo, leasing, financiamento e procuração
	Acompanhar junto a assessoria jurídica a posição dos débitos enviados para cobrança
	Conferir a guarda das chaves dos veículos após o uso
	Rescisão - Auxiliar Administrativo: conferir os pedidos assinados em carteira com relatório 204 e enviar relatório por e-mail para Rosangela
	Rescisão - Auxiliar Administrativo: conferir caixa 10 - dinheiro e cheques
	Rescisão - Auxiliar Administrativo: Solicitar a Analista de Crédito e Cobrança a troca as senha do Serasa
	Rescisão - Operador de Caixa: Conferir caixa Ecf01 - dinheiro, cheques e cartões
	Rescisão - Operador de Caixa: Solicitar a Analista de Crédito e Cobrança a troca da senha do Serasa
	Rescisão - Encarregado de Estoque: Fazer balanço de estoque
	Rescisão -  Auxiliar de Estoque, Assistente de Estoque, Vendedores e Motoristas: Fazer balanço de estoque quando houver suspeita de roubo
	Rescisão - Boy/Entregador: Fazer acerto das carteiras com relatório por portador 9922 assinado - o que estiver no relatório deve ser recebido ou devolvido o documento assinado a empresa
	Zelar pelos materiais e equipamentos de trabalho
	Manter a organização do seu local de trabalho