Mariano:Manual Inventario Coletor de Dados Compex
O processo de inventário no sistema inicia-se com a conciliação de Saldos.
1 - Conciliação de Saldos
Para concilar saldo do Inventário acessar o menu:
Suprimentos / Gestão de Estoques / Controle de Estoque / Conciliação / Conciliação de Res./Ordens - Produto a Produto
Para concilar o saldo informar:
Depósito: código do depósito principal , depósito avaria e depósito segregado. Informar individualmente para conciliação.
Selecionar: * Reserva Exclusiva
Marcar:
Buscar movimentos de estoque "RE" e "NR" [E210MVP]
Gerar arquivo log. (txt)
Processar o arquivo.
O Próximo passo é o fechamento dos estoques.
2 - Fechamento de Estoque
Para fazer o fechamento de estoque acessar o menu:
Suprimentos / Gestão de Estoques / Controle de Estoque / Fechamento dos Estoques
Para fazer o fechamento de estoque selecionar:
Não alterar o período deixar a data que busca do sistema.
* Atualização dos estoques
No campo Diferenças de Saldo (Quantidade)
* Corrige
Processar
Para iniciar a contagem física devemos fazer a abertura do inventário.
3 - Abertura do Inventário
Para abrir o inventário acessar o menu:
Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Geração
Data Base: data do inventário
Depósito:
Bloq. Movimen: S
Opção: Todos
Ordenação: Produto / Derivação
Lote/Série: N
Gerar Inventário
* Por depósito
Desmarcar - Não mostrar na tela
Mostrar
Processar
Anotar hora de abertura do inventário.
4 - Início da contagem física do estoque com o coletor
Inicie a contagem de estoque abrindo o aplicativo GCMC.
Informe usuário e senha.
Clique acima no canto esquerdo.
Clique em configurações .
Informe a data do inventário, empresa, filial e depósito.
E clique em aplicar dados.
Para transferir os produtos para o coletor clique em Receber Produtos
Após receber os produtos pode-se iniciar a contagem clicando em Produtos.
No coletor existem 3 botões amarelos, 1 na frente, e 2 nas laterais.
Clique sobre o “Código de Barra”, para que o teclado apareça.
Colete o código de barra utilizando um dos botões amarelos do coletor.
Observe que aparecerão 3 opções, subtrair, adicionar e alterar.
- subtrair: caso já exista um valor e deseja subtrair uma quantidade já coletada
- adicionar: clicar em adicionar para inserir a quantidade coletada
- alterar: caso deseja alterar o valor já existente
Observe que o produto foi inserido com o valor indicado.
Agora vamos supor que achamos mais 3 produtos e vamos inserir mais esses 3:
Use o botão amarelo para pegar o código de barras, coloque o valor 3 e clique em adicionar.
Note que após clicar no adicionar a quantidade de produtos foi para 4, já existia 1 produto e adicionamos mais 3.
Agora vamos supor que erramos a quantidade e desejamos tirar 1 produto.
Colete o código de barra do produto ou clique em cima da lista que já existe e altere o campo para 1 e clique em subtrair.
Observe que a quantidade foi para 3, tínhamos 4 e subtraímos 1.
Agora vamos supor que queremos alterar o valor, na verdade digitamos errado e o valor total é de 30 e não 3, então podemos coletar o código de barras ou apertar sobre o item da lista, ao abrir a tela de quantidade, digitar 30 e depois clicar em alterar.
Note que o valor alterou para o valor 30.
Agora vamos supor que queremos excluir o item, podemos coletar o código de barras ou clicar no item da lista, ao abrir a contagem, deve clicar nos 3 pontinhos no canto superior direito e depois em deletar.
O aplicativo irá perguntar se realmente deseja deletar, caso sim clique em deletar, caso não clique em cancelar
Após finalizar a coleta escolher no menu a opção enviar produtos:
Clicando nesta opção, DEVE ESTAR CONECTADO NA WIFI, irá enviar todos os produtos coletados. CUIDADO, ao enviar os produtos coletados a contagem automaticamente irá passar para a próxima contagem, NÃO SENDO POSSÍVEL ALTERAR.
5 - Importação dos dados coletados
Os dados coletados irão para a pasta Coletores na área de trabalho do sapiens na pasta de cada filial.
Os arquivos ficam salvos fora da pasta Processados, com os nome dos usuários dos coletores.
Acesse o sistema sapiens e processe os arquivos de contagem.
Suprimentos / Gestão de Estoques/ Inventário / Exportador e Importador Arquivos Coletor (1009)
Operação : Importação
Código: 01009
Arquivo: clique na lupa para localizar a pasta em que os arquivos foram salvos.
Na área de trabalho do sapiens (desktop) selecione a pasta coletores.
Selecione a pasta da sua filial.
Os arquivos da contagem ficam salvos fora da pasta processados.
Clique duas vezes no arquivo ou selecione e clique em abrir (OPEN).
Clique em executar.
Após executar os arquivos das contagens no sistema, automaticamente serão movidos para pasta Processados.
6- Início da Segunda Contagem
Para iniciar a segunda contagem gerar o relatório 300 - Guia de Contagens.
Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventários / Relatórios
Relatório número 300
300 *Mariano – Guia de Contagens
Informar:
Data do Inventário: data de abertura do inventário
Depósito: código do depósito
Próxima Contagem: digitar contagem 2
Tendo a opção ainda de filtrar de acordo com a necessidade.
Imprimir lista de divergências.
Distribuir a lista da segunda contagem .
Importante, que sejam trocadas as sessões de cada usuário com coletor, nas recontagens, para que não se repitam possíveis erro de contagem.
Os funcionários responsáveis pela coleta de dados, deverão assinar a lista contada pelos mesmos, para conferências posteriores.
Seguir lista de divergência efetuando as recontagens, com o coletor, ler o código de barras, conferir se é o produto mesmo em mãos, e digitar a quantidade contada.
Após a 2ª Contagem fazer o mesmo procedimento realizado na contagem 1, enviando os produtos para pasta do servidor e processando os arquivos da segunda contagem.
Gerar o relatório 300 com a 3ª Contagem , distribuir para equipe e iniciar a contagem.
Após a 3ª Contagem fazer o mesmo procedimento realizado nas contagens 1 e 2, enviar os produtos do coletor para o servidor e processar os arquivos.
Gerar o relatório para 4ª Contagem.
7 - Contagem Manual
Da quarta contagem em diante não usamos o coletor, os produtos que sairem nessas contagens devem ser contados e anotados no relatório 300 e lançados na seguinte tela:
Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Contagens
Para fazer os ajustes manuais no estoque preencher os campos:
Data Base: data do inventário
Depósito: código do depósito que está fazendo o ajuste manual
Nº Contagem: digitar próxima sequencia que aparece na tela
Nº Documento: 123
Modalidade: Todos
Na aba seleção informar os códigos dos produtos que serão ajustados .
Clicar em Mostrar.
Selecionar os produtos e informar no campo contagem a quantidade passada pela unidade dos produtos em estoque.
Clicar em Processar
Clicar em Sim
Clicar em Não
Gerar o relatório 300 colocar contagem 5 e verificar se zerou. Se ainda constarem produtos neste relatório fazer a contagem e lançar novamente ir colocando as próximas sequências , por exemplo: 4,5,6 .... até que o relatório fique zerado.
Atenção para não lançar o mesmo produto na mesma contagem. Por exemplo lança o produto na quarta contagem, continua com diferença e lança de novo na quarta, se fizer isso ele soma as quantidades. O correto é cada vez que for lançar colocar a próxima contagem.
8 - Apuração de Inventário
Após o lançamento das contagens manuais gerar o relatório 302 - Apuração de Inventário.
Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventários / Relatórios
Relatório número 302
302 *Mariano – Apuração de Inventario
Informar:
a data do inventario;
o depósito inventariado.
Tendo a opção ainda de filtrar de acordo com a necessidade
Imprimir o relatório 302 e analisar as diferenças, nos casos em que ainda houver ajustes fazer lançamento manual novamente.
Após análise do relatório de inventário o Gerente Comercial e Coordenador Administrativo devem assinar o relatório e encaminhar por e-mail para: compras@comercialmariano.com.br.
9 - Contagem dos depósitos Avaria e Segregado
Para iniciar a coleta desses depósitos configurar novamente o coletor.
Alterar o Depósito
Clicar em Aplicar Dados
Clicar em Iniciar nova coleta
O restante do processo ocorre da mesma forma que o depósito principal.
10 - Relatórios para acompanhamento das Contagens
Solicitei a criação de um outro relatório que mostre as faltas e sobras por derivação, acredito que fique mais fácil para identificarmos as diferenças.
O relatório 304 Apuração do Inventário mostra as faltas e sobras dos produtos.
Para gerar o relatório 304 acessar o menu:
Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Relatórios
Selecionar o relatório e executar.
Para gerar o relatório, preencher os campos:
Data do Inventário: data da contagem de estoque
Depósito: código do depósito principal
Origem: não preencher
Família: não preencher
Marca: não preencher
Produto: não preencher
Derivação: não preencher
O Relatório mostra as faltas e as sobras por derivação.
Relatório Histórico de Contagens
Este relatório deve ser usado quando precisamos ver todas as contagens de um determinado produto.
Para gerar o relatório acessar o menu:
Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Relatórios
Selecionar relatório 301
Para gerar o relatório informar:
Data Inventário
Depósito
Produto
O relatório mostra o saldo de estoque e quantas vezes o produto foi contado.
11 - Finalização do Processo de Inventário
Com a finalização do processo de inventário liberamos os estoques para venda. Nessa tela fizemos o fechamento do inventário sem acerto de estoque.
Para abrir o estoque acessar o menu:
Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Diferenças/Acertos
Para abrir o estoque informar:
Data Base: data do inventário
Depósito: informar um depósito por vez (depósito principal, avaria e segregado)
Clicar em Mostrar
Clicar em Processar
Confirmar o fechamento do inventário sem acerto de estoque.
Obs: o acerto de estoque ocorre com a emissão das notas fiscais.
12 - Emissão de Nota Fiscal de Acerto
Para gerar as notas fiscais de acerto acessar o menu:
Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Gerar Notas Fiscais Inventário
Para gerar as notas preencher os campos:
Data Inventário: data da contagem de estoque
Depósito: código do depósito principal (avaria e segregado somente se houver diferença)
Selecionar
Gerar NF Saída
Gerar NF Entrada
Clicar em Gerar Nota
Quando é emitida uma nota de entrada abre a tela com a mensagem abaixo:
Clicar em OK.
Clicar em fechar.
Confirmar o fechamento da nota fiscal, clicando na opção SIM.
+
Clicar na opção NÃO.
Prosseguir com a geração da Nota FIscal, clicando na opção SIM.
Clicar em OK.
A nota de saída é transmitida automaticamente. Verificar no SDE se as notas de entrada e saída foram autorizadas.
Conferir o valor da nota fiscal com o relatório 302.
13 - Ajuste de Notas Fiscais do Inventário
Algumas vezes ocorrem erros na emissão da notas de entrada e saída, quando isso ocorrer o ajuste deve ser feito na seguinte tela:
Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Manter Acertos Inventário
Para fazer alterações para emissão da nota fiscal preencher:
Empresa: Código da empresa que está fazendo o inventário
Data Inventário: data da abertura do inventário
Depósito: depósito que serão emitidas as notas fiscais de acerto
Nessa tela é possível alterar a quantidade, preço e excluir item.
Para excluir item clicar em control delete.
Não é possível inserir itens.
Erros após a geração da nota fiscal ou erros de impostos devem repassados ao setor fiscal.
14 - Entendendo o Menu Lateral
O menu lateral foi dividido em 2 partes, Geral e Configurações
Geral
Produtos
Esta tela está todos os produtos, ali você encontra os produtos digitando o código de barras ou um trecho do nome do produto
Teste
Esta tela foi criada para verificar a falta das etiquetas nos produtos que serão coletados, o teste deve ser feito antes da contagem .
Configurações Receber Testes
Clicando nesta opção, DEVE ESTAR CONECTADO NA WIFI, vai fazer o download de todos os produtos para fazer os testes e verificar as etiquetas
Receber Produtos
Clicando nesta opção, DEVE ESTAR CONECTADO NA WIFI, vai fazer o download de todos os produtos para a contagem, a data do inventário, empresa, filial e depósito devem estar devidamente cadastrado na tela de CONFIGURAÇÕES
Enviar Produtos
Clicando nesta opção, DEVE ESTAR CONECTADO NA WIFI, irá enviar todos os produtos coletados. CUIDADO, ao enviar os produtos coletados a contagem automaticamente irá passar para a próxima contagem, NÃO SENDO POSSÍVEL ALTERAR.
Configurações
Clicando nesta tela, você poderá fazer alguns ajustes como, inserir data do inventário, empresa, filial e depósito
Tela Produtos
Esta tela pode fazer pesquisas dos produtos que foram baixados, digite um pedaço do nome ou o código de barras
Como exemplo foi digitado “20w50” e o resultado foi esse:
Lembre-se, apenas mostra os 10 primeiros produtos encontrados
Tela de Teste
Esta tela deve ser utiliza apenas para saber se o código de barras do produto está no sistema, caso exista irá aparecer conforme a imagem abaixo, caso não exista um alerta irá aparecer falando que “Não foi possível encontrar o código de barra xxxxxxxxxxxxxxxxx”.
Observe que existe uma mensagem escrita, “Restam checar 6127 de 6227 produtos”
Tela de Configuração
Esta tela faz toda a configuração do coletor, CUIDADO AO CLICAR EM ALGUNS BOTÕES, SEMPRE LEIA OS ALERTAS, ao fazer as alterações clique em “APLICAR DADOS” e aguarde enquanto os dados são alterados.
Mais abaixo existem a opção “INICIAR NOVA COLETA” e “ALTERAR USUÁRIO”
Iniciar nova coleta: CUIDADO, esta opção irá apagar todos os produtos INCLUSIVE OS PRODUTOS JÁ COLETADOS, ela deve ser utilizada sempre que quiser apagar tudo ou iniciar um novo inventário.
Altear usuário: CUIDADO, esta opção DELETA TUDO QUE ESTÁ NO COLETOR e pede para entrar com um usuário.
CUIDADO
A OPÇÃO “RECEBER SQLS” DEVE SER UTILIZADA SOMENTE SE ALGUÉM DO TI PEDIR PARA CLICAR
