Coordenador Administrativo NP
De mariano
Revisão de 08h14min de 24 de junho de 2020 por Daiane.bianchini (discussão | contribs)
| Descrição das Atividades Coordenador Administrativo | ||||||||
| Atividades Diárias | Conferir as transferências realizadas - Relatório 103 x dinheiro recebido | |||||||
| Conferir relatório de chques - Relatório 204 x cheques recebidos | ||||||||
| Scanear relatório da cielo e enviar por e-mail para Auxiliar Financeiro para conferência dos cartões | ||||||||
| Conferir relatório 116 - Títulos a vista em aberto | ||||||||
| Depositar os cheques e encaminhar relatório 204 para baixa no contas a receber | ||||||||
| Acompanhar Extrato e Lançar no sistema os cheques devolvidos | ||||||||
| Preencher formulário apuração de custo com frota própria | ||||||||
| Consultar depósitos à vista | ||||||||
| Analisar e liberar pedidos intercalando com o Auxiliar Administrativo | ||||||||
| Fazer cadastro a vista na ausência do Auxiliar Administrativo | ||||||||
| Gerar Ordem de Compra no sistema para aquisição de material de uso e consumo com a classificação de conta financeira, contábil e centro de custo (somente para despesas com pagamento à prazo e que o documento fiscal não é emitido no ato da compra) por exemplo, postos de combustíveis | ||||||||
| Classificar as despesas de uso e consumo com: Transação, Conta Financeira, Conta Contábil e Centro de Custo (quando a despesa já possui ordem de compra classificar somente a transação) | ||||||||
| Fazer a entrada no sistema das notas fiscais de Uso e Consumo | ||||||||
| Fazer a entrada no sistema das despesas de Uso e Consumo no Financeiro | ||||||||
| Pagar fornecedores em caixa | ||||||||
| Emitir recibos e coletar a assinatura do fornecedor para títulos pagos a prazo pelo caixa | ||||||||
| Arquivar os recibos de comprovante de pagamento a prazo pagos pelo caixa | ||||||||
| Baixar os valores pagos no caixa 50 | ||||||||
| Fazer a exclusão de clientes no Serasa quando houver recebimento | ||||||||
| Fazer a atualização no sistema quando houver recebimento de clientes inclusos no Serasa - alterar a situação para 2 - Liquidado Serasa | ||||||||
| Informar código de barras nos boletos - contas a pagar | ||||||||
| Manter contas a pagar atualizado no sistema (pagamentos projetados e pagamentos efetivados) e as provisões - relatório 103 | ||||||||
| Excluir os títulos substituidos e fatura agrupados incorretamente | ||||||||
| Estornar baixas incorretas nos caixas | ||||||||
| Excluir faturas do contas a pagar | ||||||||
| Solicitar estorno no banco ao BO financeiro através do Formulário Exclusão/Estorno | ||||||||
| Conferir e marcar embalagens para transferência de depósito avariado | ||||||||
| Fazer transferência entre depósitos | ||||||||
| Devolver ao Encarregado de Estoque formulário e relatório 132 com as transferências realizadas | ||||||||
| Emitir pedidos para remessa de transporte | ||||||||
| Emitir pedido de avaria para transporte | ||||||||
| Arquivar relatório recebimento caixa 10 e recibos de comprovante de recebimento | ||||||||
| Lançar despesas formulário 40060 | ||||||||
| Conferir no relatório portador externo: constam as assinaturas do boy/entregador e auxiliar administrativo, campos valor a receber com juros e diretriz boy estão preenchidos | ||||||||
| Arquivar relatório do caixa 10, relatório de cheques, relatório portador externo e segunda via dos recibos | ||||||||
| Arquivar relatório do caixa 01 | ||||||||
| Conferir os caixas 10, 50 e 60 | ||||||||
| Revezar abertura e fechamento da unidade com Gerente Comercial | ||||||||
| Atividades Semanais | Depositar dinheiro fazendo movimentação caixa para banco | |||||||
| Conferir o relatório de notas fiscais - Relatório 220 | ||||||||
| Conferir e acompanhar devoluções: preenchimento do formulário, entrada no sistema, concessão de crédito e mercadoria no estoque | ||||||||
| Verificar e controlar marcação de relógio ponto | ||||||||
| Acompanhar as despesas da unidade - Relatório 200 | ||||||||
| Emitir pedidos de Uso e Consumo | ||||||||
| Emitir pedidos de baixa por perda | ||||||||
| Encaminhar formulário e pedidos de uso e consumo e baixa por perda para faturista | ||||||||
| Fazer acerto com os motoristas (depesas, diárias de viagens) | ||||||||
| Enviar planilha da emissão de nota de brinde para faturamento | ||||||||
| Fazer orçamento para aquisições de materiais / manutenções | ||||||||
| Gerar relatórios como protocolo para envio as despesas de Uso e Consumo - relatório 111 financeiro - relatório 111 entradas | ||||||||
| Conferir documentos físicos x lançamentos | ||||||||
| Encaminhar documentos e relatórios para Departamento Fiscal em Várzea Grande | ||||||||
| Atividades Mensais | Baixar carteira de pedidos de funcionários no caixa 50 | |||||||
| Lançar adiantamento a funcionários referente compra de mercadorias | ||||||||
| Baixar os adiantamentos no caixa | ||||||||
| Fazer a inclusão de clientes no Serasa (somente para títulos em carteira, cheques, boletos sem registro ou boletos que por algum motivo não foi possível protestar) | ||||||||
| Fazer a atualização no sistema quando enviado ao Serasa - informar situação Serasa 1- Título Enviado ao Serasa | ||||||||
| Gerar relatório mensal para acompanhar os clientes incluidos e liquidados no Serasa - Relatório 131 | ||||||||
| Preencher planilha dos adiantamentos e convênios e encaminhar para o RH | ||||||||
| Conferir as carteiras do contas a receber com relatório do sistema 204 | ||||||||
| Gerar relatório portador externo para certificar-se que todos títulos foram recebidos ou os portadores alterados para própria empresa - relatório 127 | ||||||||
| Entregar vales e coletar assinaturas após pagamento dos funcionários | ||||||||
| Conferir créditos em aberto por devolução - contas a receber -Relatório 119 - mostra créditos e titulos em aberto por cliente. | ||||||||
| Conferir arquivo comprovante entrega de mercadorias | ||||||||
| Conferir arquivo canhoto de notas | ||||||||
| Conferir protocolo carta de anuência | ||||||||
| Acompanhar o cred pend ( ordem de pagamento ) - relatório enviado pelo Back Office Financeiro | ||||||||
| Conferir e gerar fatura dos fretes | ||||||||
| Atualizar conta corrente entre lojas | ||||||||
| Separar clientes não protestados ou com boleto simples para incluir no serasa ou encaminhar para o jurídico | ||||||||
| Conferir lista de compras da zeladora e autorizá-la | ||||||||
| Responsabilidades | Direcionar e acompanhar as atividades das equipes de trabalho | |||||||
| Coordenar os procedimentos administrativos, financeiros e operações da unidade | ||||||||
| Manter as tabelas de frete atualizadas | ||||||||
| Acompanhar os indicadores do contas a receber (inadimplência cobrança carteira) | ||||||||
| Cobrir férias, viagens e falta do Gerente de Vendas | ||||||||
| Cobrir férias e falta do Auxiliar Administrativo | ||||||||
| Avaliar e direcionar ações para o incremento dos resultados operacionais (centros de custos e despesas ) e líquido e DRG | ||||||||
| Acompanhar Balanço de Estoque - participar da organização durante a semana para contagem, verificar se etiquetaram os produtos,aprender usar coletor e organizar refeições | ||||||||
| Acompanhar Balanço Financeiro | ||||||||
| Controlar e atualizar o Ativo Imobilizado da unidade | ||||||||
| Implantar e acompanhar as políticas de procedimentos de RH(admissões, integração, horas extras, demissões, férias, medicina e segurança do trabalho) Adm, Estoque, Logística | ||||||||
| Avaliar , identificar a necessidade de treinamentos de funcionários | ||||||||
| Organizar confraternização de funcionários, seguindo política RH | ||||||||
| Acompanhar pendências e ajustes para Contabilidade | ||||||||
| Manter alvará, recarga de extintores , IPTU e IPVA atualizados | ||||||||
| Guardar recibo dos veículos no cofre | ||||||||
| Providenciar em tempo hábil, documentos para licitação de acordo com a relação enviada pelo Gerente de Vendas - os documentos estão salvos no servidor | ||||||||
| Arquivar na unidade: apólice de seguro | ||||||||
| Arquivar documentos RH: cópia dos documentos pessoais, ficha de admissão, contratos e acordos de admissão, atestados, cartão ponto assinado, holerites assinados, recibos de | ||||||||
| férias, advertências, possíveis afastamentos e rescisão | ||||||||
| Enviar documentos para Escritório Contábil: notas fiscais,fretes sobre compras e relatório do caixa 50 | ||||||||
| Enviar documentos para BO Financeiro: mútuo, leasing, financiamento e procuração | ||||||||
| Acompanhar junto a assessoria jurídica a posição dos débitos enviados para cobrança | ||||||||
| Conferir a guarda das chaves dos veículos após o uso | ||||||||
| Rescisão - Auxiliar Administrativo: conferir os pedidos assinados em carteira com relatório 204 e enviar relatório por e-mail para Rosangela | ||||||||
| Rescisão - Auxiliar Administrativo: conferir caixa 10 - dinheiro e cheques | ||||||||
| Rescisão - Auxiliar Administrativo: Solicitar a Analista de Crédito e Cobrança a troca da senha do Serasa | ||||||||
| Rescisão - Operador de Caixa: Conferir caixa Ecf01 - dinheiro, cheques e cartões | ||||||||
| Rescisão - Operador de Caixa: Solicitar a Analista de Crédito e Cobrança a troca da senha do Serasa | ||||||||
| Rescisão - Encarregado de Estoque: Fazer balanço de estoque | ||||||||
| Rescisão - Auxiliar de Estoque, Assistente de Estoque, Vendedores e Motoristas: Fazer balanço de estoque quando houver suspeita de roubo | ||||||||
| Rescisão - Boy/Entregador: Fazer acerto das carteiras com relatório por portador 9922 assinado - o que estiver no relatório deve ser recebido ou devolvido o documento assinado a empresa | ||||||||
| Zelar pelos materiais e equipamentos de trabalho | ||||||||
| Manter a organização do seu local de trabalho | ||||||||
