Mariano:Manual Ressarcimento de Despesas de Viagens
Ressarcimento de Despesas de Viagens
Foram definidos valores para despesas com hospedagem, alimentação e combustível para os vendedores.
R$ 90,00 valor limite para hospedagem
R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação
Combustítivel - o cáliculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado.
Manutenção Veículos: a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo e Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
Essas despesas devem ser informadas no Relatório de Despesa de Viagens.
O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem gerou a despesa.
Com esse modelo de ressarcimento de despesas de viagens o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa.
Após o cálculo o Coordenador Administrativo deve lançar um adiantamento para fazer a saída do valor entregue em dinheiro(no caixa 50) ou solicitar depósito ao departamento financeiro.
Finanças / Gestão de Tesouraria / Caixas e Bancos / Preparação / Entradas
Opção: Crédito Fornecedor
Transação: 90650
Conta Interna: banco ou caixa do pagamento ao vendedor
Data Previsão Pagto: data do pagamento ao vendedor
Data Liberação: data do pagamento ao vendedor
Sequência da Preparação: sistema busca sequência automática
Valor: valor do pagamento ao vendedor
Na grid inferir criar o título informando os seguintes dados:
Filial: filial do adiantamento
Título: criar o número do título
Tipo: ADT
Fornecedor: código do vendedor como cliente
Emissão: data do pagamento ao vendedor
Entrada: data do pagamento ao vendedor
Vcto. Original: mesma data do pagamento ao vendedor
Vlr. Original: valor do pagamento ao vendedor
Conta Financeira: 13292
Conta Contábil: 30700
Centro de Custo: de acordo com a placa do veículo
Clicar em Processar
O vendedor deverá encaminhar por e-mail o relatório de despesas de viagens anexando as respectivas despesas.
Os títulos lançados na tela de entrada e manutenção do contas a pagar, são títulos que possuem somente financeiro. Para fazer o lançamento acessar o menu:
Finanças/ Gestão de Contas a Pagar / Contas a Pagar / Entrada e Manutenção / Títulos Manutenção
Preencher somente os campos destacados abaixo:
Nº Título: número do documento
Tipo Título: REE – Reembolso Reembolso de despesas de Viagens
Reembolso lançar sempre a vista datas de emissão, entrada e vencimento iguais.
Fornecedor: pesquisar ou digitar o código do vendedor
Transação: 90500
Observação: preencher caso queira acrescentar alguma informação no título.
Conta financeira: consultar o plano financeiro
Conta contábil: consultar o plano financeiro
Centro de custo: consultar o plano financeiro
Grupo: 08 caixa 50 – à vista
Informar grupo 08 nos lançamentos a vista para não mostrar no relatório gerado pelo BO Financeiro.
Data Emissão: data de emissão do documento
Data Entrada: a data de entrada deve ser a mesma data de vencimento
Vencimento: data de pagamento do título
O vencimento não pode ser menor que a data de entrada, a data deve ser a mesma
Valor Original: valor do documento
Forma de Pagamento: 1 – dinheiro
Portador: 9999
Carteira: 99
Passar os campos que não precisam ser preenchidos até ativar o botão Inserir.
Manutenção Veículos: a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo e Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
