Mariano Admissão de Colaboradores e Ponto
O grupo Comercial Mariano criou este Manual de Departamento Pessoal com o objetivo de auxiliar na instrução do profissional de departamento pessoal em suas consultas e dúvidas diárias. Este trabalho visa ajudá-lo a compreender as rotinas trabalhistas e auxiliá-los de maneira rápida e eficaz.
Neste manual, contemplamos as informações que mais afetam o dia a dia do empregador na relação com seus empregados numa rotina dinâmica. Mas, como qualquer assunto na área trabalhista é extenso e delicado, e o tema está em constante evolução, lembramos que o material pretende apoiá-lo em dúvidas rápidas.
Seja bem-vindo ao Grupo Comercial Mariano!
2. Empregador
“É toda pessoa física que presta serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste, mediante salário.” (Art. 3º CLT).
2.1. Empregado
“A empresa, individual ou coletiva, que assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviços” (Art. 2º CLT).
3. Admissão de Empregados
Concluído o processo de recrutamento e seleção do candidato (processo executado pelo departamento de Recursos Humanos), iniciam-se os procedimentos para a sua efetiva contratação.
Para que se processe o registro, o empregado devera apresentar os seguintes documentos ao Departamento Pessoal com no mínimo dois dias de antecedência:
Carteira de Trabalho e Previdência Social (original);
Exame médico admissional (original);
Carteira de Identidade (cópia);
CPF (cópia);
Título de Eleitor (cópia);
Número do PIS;
Comprovante de endereço atualizado (cópia);
Certidão de Nascimento dos filhos menores e dependentes (cópia);
Certificado de Reservista (cópia);
Ficha de registro de empregado devidamente preenchida pelo empregador (anexo);
Ficha de informações devidamente preenchida pelo empregado (anexo).
Recebo o e-mail do gestor da unidade com os scanners dos documentos necessários para admissão do empregado, o registro será feito no sistema e enviado para o gestor da unidade, via e-mail, com os seguintes documentos:
Contrato de experiência;
Termo de responsabilidade;
Declaração de encargos para imposto de renda;
Ficha salário-família;
Declaração de renúncia/deslocamento do vale-transporte;
Protocolo de entrega da CTPS;
Autorização de descontos;
Ficha de registro;
Carta de abertura de conta no Banco do Brasil;
Acordo de compensação de horas;
Acordo de prorrogação de horas;
Etiqueta do contrato admissional;
Etiqueta do período de experiência;
Número de cadastro no relógio ponto;
Dados do acesso social;
Observação ao art. 62 de funcionário não subordinado ao horário de trabalho;
Bem como também as instruções para impressão dos documentos admissionais (texto sugestivo para enviar por e-mail):
Ficha de Registro do Empregado (substitui o Livro de Registro de Empregados, segue a mesma lógica do livro, o funcionário tem que assinar, deve ser colada a foto e arquivada na pasta do funcionário);
Contrato de Experiência (imprime duas vias, uma fica com o funcionário e a outra com a empresa que deve ser arquivada na pasta do funcionário);
Acordo de Compensação/Prorrogação de Horas (se for o caso, imprime duas vias, uma fica com o funcionário e a outra com a empresa que deve ser arquivada na pasta do funcionário);
Protocolo de Entrega da CTPS (imprime uma via, o funcionário assina que recebeu a CTPS e deve arquivar na pasta do funcionário);
Opção ou Renúncia do Vale-Transporte (marcar uma das opções e assinar, caso o funcionário faça uso do vale-transporte, anotar a rota e o valor a ser cobrado, deve-se arquivar na pasta do funcionário);
Autorização de Descontos (o funcionário autoriza os descontos na folha, o funcionário assina e é arquivado na pasta dele);
Carta de abertura de conta no Banco do Brasil (a empresa assina e o funcionário leva no Banco do Brasil, só não precisa da Carta se o funcionário optar por abrir Conta-Corrente, lembrando que essa possui custo, a Conta-salário não possui);
Etiqueta de Contrato de Trabalho (colar na página de Contrato de Trabalho na CTPS, o gerente/coordenador deve assinar);
Etiqueta do Período de Experiência (colar na página de Anotações Gerais na CTPS, o gerente deve assinar);
Etiqueta do art. 62 de não subordinação ao ponto (apenas p/ vendedores externos e cargos de confiança, colar na página de Anotações Gerais na CTPS, o gerente/coordenador assina);
Ficha salário-família (apenas p/ funcionários com filhos menores de 14 anos, o funcionário assina e deve-se arquivar na pasta do funcionário);
Termo de responsabilidade (apenas p/ funcionários com filhos menores de 14 anos, o funcionário assina e deve-se arquivar na pasta do funcionário);
Declaração de Encargos para IR (apenas p/ funcionários que possuem dependentes, o funcionário assina e deve-se arquivar na pasta do funcionário);
Nº de cadastro no relógio ponto (se o relógio é o Henry, coloca o nº do cadastro, quando é o relógio Control ID, coloca-se que o RH já enviou as informações para o relógio ponto e que já pode fazer o cadastro da digital);
Cadastrar funcionário como cliente/fornecedor (atribuição para o RH);
Dados de acesso ao Social (site da Comercial Mariano – atribuição do RH);
3.1 Processo de admissão no Sistema
O processo de admissão é feito dentro do WTS Senior.
Acessar o Rubi (sistema de folha) → preencher o nome de usuário e senha.
Alterar a empresa para qual será feito a admissão do funcionário e clicar em Ok:
Alterar o cálculo para o mês o qual se encontra (observar o mês e o tipo de cálculo – sempre cálculo mensal): Acessar o caminho: menu → colaboradores → empregados. Clicar na seta do colaborador → pesquisar o último número do cadastro → colocar no campo o número posterior ao último e preencher o nome completo do funcionário em MAIÚSCULO; Apelido: O primeiro nome do funcionário e a abreviatura da unidade. Data de admissão: preencher com a data que está na Ficha de Registro de Empregado. Tipo de apuração: Normal.
Categoria eSocial: Empregado – Geral.
Situação: Trabalhando.
Vínculo: 10.
Sindicato: selecionar o Sindicato de acordo com a cidade e a função do funcionário.
Sindicalizado: Não.
Estabilidade: não estável.
Cargo: selecionar o cargo de acordo com o que está na Ficha de Registro do Empregado.
Motivo alteração: admissão.
Escala: selecionar o horário de trabalho de acordo com o que está na Ficha de Registro do Empregado.
Nova turma: 1.
Turma intervalo: não preenche.
Contribuição sindical: observar na Ficha de Registro de Empregado se foi descontado do funcionário a contribuição sindical do ano vigente.
Tipo de contrato: 1 Empregado.
Filial: selecionar a filiar para qual o funcionário está sendo contratado.
Tipo de admissão: selecionar a opção correta, essa informação também está na Ficha de Registro de Empregados, os outros campos não preenche.
Motivo: admissão.
Tipo salário: mensalista.
Valor do salário: o valor estará na Ficha de Registro de Empregados.
Os outros campos não preenchem → Ok.
Indicativo de Admissão: 1 Normal.
Tipo Admissão eSocial: 1 Admissão.
Os outros campos não preenchem → Ok.
Local: preencher de acordo com a função do funcionário (os códigos permitidos geralmente são sem pontos, caso seja do Back-Office, sempre começa com 19).
Local de Trabalho Rais: não preencher, apenas dá Ok.
Centro de Custo: preencher de acordo com a função e local do funcionário.
Sexo: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.
Estado Civil: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.
Grau de Instrução: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.
Data de nascimento: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.
Processo Judicial: não preenche.
Carteira de Trabalho: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.
Nacionalidade: se brasileira código 10.
UF da Carteira: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.
CPF: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.
PIS: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.
Optante FGTS: Sim.
Data opção FGTS: data de admissão.
Conta FGTS: não preenche.
Perc. Juros FGTS: não preenche.
Modo pagamento: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.
Tipo aposentadoria: não preenche.
Data aposentadoria: não preenche.
IR isento: não preenche.
Movto. Sefip: não preenche.
Escala Vale Transporte: não preenche.
Recebe adto salário: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.
Recebe 13º salário / Consta na Rais: sim (preenche automático).
Emitir cartão ponto: não registra cartão ponto os funcionários que estão amparados pelo art. 62 da CLT.
Código chapeira: não preenche.
Deficiente: não preenche.
Deficiência: não preenche.
Reabilitado: não preenche.
Raça/Cor: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.
Código Fornecedor: atualizar após o setor contábil fornecer o código.
Controle de Ponto: não registra cartão ponto os funcionários que estão amparados pelo art. 62 da CLT.
Categoria Sefip: 01 – Empregado.
Data inclusão: data de admissão.
Hora inclusão: preenche automático.
INSERIR.
Abrir a aba“Ponto”.
Preencher o número do crachá: número da loja + 00 + nº de cadastro do funcionário.
Histórico do Crachá (nova janela): não preenche, apenas dar enter até Ok.
ALTERAR.
Ficha complementar
Clique com o botão direito do mouse sobre a tela onde fez o cadastro do funcionário e selecione a ficha complementar:
Ficha Registro: mesmo nº do cadastro do funcionário.
País: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Estado: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Cidade: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
CEP: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Tipo de logradouro: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Endereço: preencher o endereço completo (inclusive o logradouro) de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Número: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Complemento: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Telefone: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Ramal: não preenche.
Email comercial: não preenche.
Email particular: não preenche.
País nascimento: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Estado nascimento: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Cidade nascimento: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Carteira Identidade: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Título de Eleitor: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Número de habilitação/Categoria: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Órgão emissor da CNH: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Data de expedição: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Data de validade da habilitação: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
Certificado reservista: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.
NIF do exterior: não preenche.
Declaração de nascido vivo: não preenche.
Cartão nacional saúde: não preenche.
Tipo certidão civil: não preenche.
Data emissão certidão civil: não preenche.
Termo/matrícula certidão civil: não preenche.
Estado certidão civil: não preenche.
Cidade certidão civil: não preenche.
Número passaporte: não preenche.
País emissão passaporte: não preenche.
Estado passaporte: não preenche.
Registro identidade civil: não preenche.
Órgão emissor RIC: não preenche.
Cidade emissão RIC: não preenche.
Conselho profissional: não preenche.
Registro no conselho: não preenche.
Data de expedição: não preenche.
Vencimento do registro: não preenche.
Dependentes
Clique com o botão direito do mouse sobre a tela onde fez o cadastro do funcionário e selecione dependentes:
Dependente: nome do dependente completo (começa pelos pais e depois cadastra os filhos).
Grau parentesco: selecionar o grau de parentesco, no caso começando pelos pais.
Sexo: preencher o sexo.
Idade limite IR: não preenche (é automático).
Idade limite sal. Família: não preenche (é automático).
Data de nascimento: não preenche.
Número do CPF: não preenche.
Nome da mãe: não preenche.
Pensão judicial: não.
Estado civil: opção 2 (padrão).
Grau de instrução: opção 3 (padrão).
Data invalidez: não preenche.
Início da tutela: não preenche.
Final da tutela: não preenche.
Aviso impresso: não preenche.
Auxílio creche: não preenche.
Nome completo: preencher apenas se não caber o nome completo em dependente.
Quando o cadastro for de filho.
Dependente: nome do dependente completo.
Grau parentesco: selecionar o grau de parentesco, no caso aqui filho.
Idade limite IR: não preenche (é automático).
Idade limite sal. Família: não preenche (é automático).
Data de nascimento: não preenche.
Número do CPF: não preenche.
Nome da mãe: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Funcionário.
Pensão judicial: não.
Estado civil: opção 1 (padrão).
Grau de instrução: opção 1 (padrão).
Data invalidez: não preenche.
Início da tutela: não preenche.
Final da tutela: não preenche.
Aviso impresso: Sim.
Auxílio creche: não preenche.
Nome completo: preencher apenas se não caber o nome completo em dependente.
Selecionar a aba “Nascimento”
País nascimento: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento.
Estado: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento.
Local nascimento: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento.
Nome Cartório: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento.
Número livro: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento, apenas se não tiver nº da matrícula.
Número folha: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento, apenas se não tiver nº da matrícula.
Número registro: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento, apenas se não tiver nº da matrícula.
Matrícula: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento.
Data entrega certidão: preencher apenas se a certidão for entregue fora do dia do registro do funcionário.
Declaração de nascido vivo: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento.
3.2.Contrato de Experiência
O Contrato de Experiência poderá ser acordado por qualquer prazo, desde que não exceda aos 90 (noventa) dias estipulados pela CLT (art. 445, parágrafo único), sendo assim poderá ser de 30 + 60 dias ou de 45 + 45 dias.
Pode ser prorrogado uma única vez, quando celebrado por período inferior ao máximo legal, desde que, com a prorrogação, não ultrapasse 90 (noventa) dias, essa prorrogação deve ser solicitada pelo gestor da unidade diretamente ao Departamento de Recursos Humanos, onde será efetuado a prorrogação do contrato de experiência pelo prazo solicitado.
Para prorrogar acessar o caminho: menu → colaboradores → ficha cadastral → empregados → selecionar o colaborador → clicar na tela com o botão direito e selecionar “Ficha Complementar” → Duração do Contrato → preencher o segundo quadrado com o nº de dias que irá prorrogar o contrato → Alterar.
Listar prorrogação
Acessar o caminho: menu → colaboradores → documentos → modelos → 113 *MARIANO Prorrogação Contrato Experiência → preenche apenas a data inicial e final (simbólica – ex.: 01/01/2000 a 31/12/2017), a loja e o colaborador → Ok.
Listar documentos Admissionais
Acessar o caminho: menu → colaboradores → documentos → modelos.
Selecionar todos os documentos necessários para admissão.
Na opção 114 -“MARIANO Contrato Título de Experiência – ADM:
Data Inicial: colocar uma data simbólica.
Data Final: colocar uma data simbólica posterior a data de admissão.
Selecionar a empresa.
Selecionar o colaborador.
Preencher o horário de entrada e saída no sábado.
Os documentos necessários na admissão de funcionários são:
114 - “MARIANO Contrato Título de Experiência – ADM
202 – CM Contrato Experiência – Vendedor Externo (se for para vendedor externo);
203 – CM Contrato Experiência – Vendedor Interno (se for para vendedor interno);
201 – CM Contrato Experiência – Compensação Horas (caso o funcionário não trabalhar no sábado e compensar as horas durante a semana);
111 – CM Comprovante Devolução CTPS;
107 – CM Declaração de Deslocamento - Vale Transporte;
102 – CM Autorização de descontos;
022 – Ficha de Salário Família - Retrato;
105 – CM Termo de responsabilidade;
101 – CM Declaração de Encargos para I.R.;
110 – Carta Abertura CONTA SALÁRIO BB;
3.4. Listar Etiquetas
Acessar o caminho: menu → cálculos → relatórios → etiquetas → etiquetas gerais.
Selecionar a etiqueta de contrato de trabalho: 108 – CTPS contrato de trabalho ADM.
Posição Inicial: 01. Teste de Impressão: 0. Mostrar informações do colaborador: Sim. Empresa: selecionar a empresa. Tipo de colaborador: 1. Colaborador: selecionar o colaborador. Filial: selecionar a filial (opcional). Local / Situação / Assinatura / Cargo Assinatura: não preencher. Adicionais: Selecionar a opção que se adequar ao cargo do funcionário caso tenha de fato.
110 – CTPS – Etiqueta contrato de experiência.
Posição Inicial: 00.
Teste de Impressão: 0.
Mostrar informações do colaborador: Sim.
Empresa: selecionar a empresa.
Tipo de colaborador: 1.
Colaborador: selecionar o colaborador.
Filial: selecionar a filial (opcional).
Local / Situação: não preencher.
109 – CTPS – Etiqueta artigo 62 (caso o funcionário não esteja sujeito a marcação do ponto).
Posição Inicial: 00.
Teste de Impressão: 0.
Mostrar informações do colaborador: Sim.
Empresa: selecionar a empresa.
Tipo de colaborador: 1.
Colaborador: selecionar o colaborador.
Filial: selecionar a filial (opcional).
Local / Situação: não preencher.
3.5. Listar Ficha de Registro de Funcionário
Acessar o caminho: menu → colaboradores → ficha registro → listar. 103 – Informações gerais.
Situação Colaborador: 1.
Data Inicial / Data Final / Data Inicial Históricos / Data Final Históricos: colocar uma data simbólica.
Níveis Totais / Níveis Quebra: 0.
Assinatura Colaborador: Sim.
Preencher apenas os campos Empresa (selecionar a empresa) e Colaborador (selecionar colaborador).
4. Alterar Escalas (horários) de funcionários
Trocar Empresa.
Acessar o caminho: menu → colaboradores → ficha cadastral → empregados.
Selecionar o funcionário.
Clicar com o botão direito na tela e selecionar Escala.
Tipo de colaborador: 1.
Colaborador: selecionar.
Data alteração: preencher a data que está sendo feita a alteração de horário.
Nova escala: selecionar a escala desejada.
Nova turma: 1.
Turma intervalo: não preencher → Alterar.
Alterar Salário de funcionário
Trocar Empresa.
Acessar o caminho: menu → colaboradores → ficha cadastral → empregados.
Selecionar o funcionário.
Clicar com o botão direito na tele e selecionar Salário.
Tipo colaborador: 1.
Colaborador: selecionar.
Alteração: preencher a data que está sendo feita a alteração de salário.
Sequência: preencher a sequência de acordo com o nº de alterações de salário (clicar na setinha e verificar a última alteração e colocar a sequência desta).
Motivo: selecionar o motivo da alteração de salário.
Tipo de salário: 1.
Preencher apenas o valor do salário → Alterar → Sair → Alterar na ficha do empregado.
Quando for fazer alteração de salários de todos ou da maior parte dos funcionários:
Trocar Empresa.
Acessar o caminho: menu → colaboradores → salários → salários → individual.
Os dados para preencher são os mesmos dos anteriores.
Alterar Cargo de Funcionário
Trocar Empresa.
Acessar o caminho: menu → colaboradores → ficha cadastral → empregados.
Selecionar o funcionário.
Clicar com o botão direito na tele e selecionar Cargo.
Tipo Colaborador: empregado.
Colaborador: selecionar o empregado.
Data Alteração: colocar a data do “exame de troca de função”.
Novo Cargo: selecionar o novo cargo.
Motivo alteração: selecionar o motivo da alteração.
Alterar.
Obs: Atentar se tem necessidade de alterar também o salário funcionário, observar se a nova função corresponde ao Sindicato em que o funcionário está, e atentar também o Centro de Custo e o Local, os dois geralmente trocam quando se troca a função.
Listar Funcionários / Admitidos / Demitidos / Aniversariantes / Endereços
Acessar o caminho: menu → colaboradores → ficha cadastral → relação de cadastro.
Selecionar a opção que deseja listar.
Preencher apenas a data de solicitação, selecionar a empresa e o empregado e Ok.
Cadastrar funcionário no ponto “Control ID”
Acessar o programa Control ID na área de trabalho WTS.
Clicar em Gerenciar Usuários Locais.
Clicar em Adicionar Usuário.
Preencher apenas o nome do funcionário, número de PIS e clicar em OK.
Clicar em PC → Equipamento
Selecionar o Funcionário que acabou de cadastrar.
Selecionar a loja para qual ele pertence.
Clicar em Transferir.
7. Ponto
Este tópico descreve as normas e procedimentos para o controle da frequência dos funcionários, especificando os tipos de ocorrências e como cada uma deve ser tratada.
Terá passo a passo de como fazer a coleta do ponto, descarregar, tirar pendências e enviá-las aos gestores de cada unidade, assim como também, corrigir essas pendências e orientar os gestores do cumprimento das tarefas que lhe são atribuídas aos funcionários e as horas corretas a serem desempenhadas, a fim sempre de resguardar os interesses de ambas as partes.
7.1. Coleta de ponto
A coleta de ponto é feita dentro do WTS Senior.
Acessar o programa Control iD Gerenciador REP iDX.
Clicar com botão direito do mouse no relógio e exportar AFD.
