Mariano Admissão de Colaboradores e Ponto

O grupo Comercial Mariano criou este Manual de Departamento Pessoal com o objetivo de auxiliar na instrução do profissional de departamento pessoal em suas consultas e dúvidas diárias. Este trabalho visa ajudá-lo a compreender as rotinas trabalhistas e auxiliá-los de maneira rápida e eficaz.

Neste manual, contemplamos as informações que mais afetam o dia a dia do empregador na relação com seus empregados numa rotina dinâmica. Mas, como qualquer assunto na área trabalhista é extenso e delicado, e o tema está em constante evolução, lembramos que o material pretende apoiá-lo em dúvidas rápidas.

Seja bem-vindo ao Grupo Comercial Mariano!

2. Empregador

“É toda pessoa física que presta serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste, mediante salário.” (Art. 3º CLT).

2.1. Empregado

“A empresa, individual ou coletiva, que assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviços” (Art. 2º CLT).

3. Admissão de Empregados

Concluído o processo de recrutamento e seleção do candidato (processo executado pelo departamento de Recursos Humanos), iniciam-se os procedimentos para a sua efetiva contratação.
Para que se processe o registro, o empregado devera apresentar os seguintes documentos ao Departamento Pessoal com no mínimo dois dias de antecedência:

Carteira de Trabalho e Previdência Social (original);

Exame médico admissional (original);

Carteira de Identidade (cópia);

CPF (cópia);

Título de Eleitor (cópia);

Número do PIS;

Comprovante de endereço atualizado (cópia);

Certidão de Nascimento dos filhos menores e dependentes (cópia);

Certificado de Reservista (cópia);

Ficha de registro de empregado devidamente preenchida pelo empregador (anexo);

Ficha de informações devidamente preenchida pelo empregado (anexo).

Recebo o e-mail do gestor da unidade com os scanners dos documentos necessários para admissão do empregado, o registro será feito no sistema e enviado para o gestor da unidade, via e-mail, com os seguintes documentos:

Contrato de experiência;

Termo de responsabilidade;

Declaração de encargos para imposto de renda;

Ficha salário-família;

Declaração de renúncia/deslocamento do vale-transporte;

Protocolo de entrega da CTPS;

Autorização de descontos;

Ficha de registro;

Carta de abertura de conta no Banco do Brasil;

Acordo de compensação de horas;

Acordo de prorrogação de horas;

Etiqueta do contrato admissional;

Etiqueta do período de experiência;

Número de cadastro no relógio ponto;

Dados do acesso social;

Observação ao art. 62 de funcionário não subordinado ao horário de trabalho;

Bem como também as instruções para impressão dos documentos admissionais (texto sugestivo para enviar por e-mail):

Ficha de Registro do Empregado (substitui o Livro de Registro de Empregados, segue a mesma lógica do livro, o funcionário tem que assinar, deve ser colada a foto e arquivada na pasta do funcionário);

Contrato de Experiência (imprime duas vias, uma fica com o funcionário e a outra com a empresa que deve ser arquivada na pasta do funcionário);

Acordo de Compensação/Prorrogação de Horas (se for o caso, imprime duas vias, uma fica com o funcionário e a outra com a empresa que deve ser arquivada na pasta do funcionário);

Protocolo de Entrega da CTPS (imprime uma via, o funcionário assina que recebeu a CTPS e deve arquivar na pasta do funcionário);

Opção ou Renúncia do Vale-Transporte (marcar uma das opções e assinar, caso o funcionário faça uso do vale-transporte, anotar a rota e o valor a ser cobrado, deve-se arquivar na pasta do funcionário);

Autorização de Descontos (o funcionário autoriza os descontos na folha, o funcionário assina e é arquivado na pasta dele);

Carta de abertura de conta no Banco do Brasil (a empresa assina e o funcionário leva no Banco do Brasil, só não precisa da Carta se o funcionário optar por abrir Conta-Corrente, lembrando que essa possui custo, a Conta-salário não possui);

Etiqueta de Contrato de Trabalho (colar na página de Contrato de Trabalho na CTPS, o gerente/coordenador deve assinar);

Etiqueta do Período de Experiência (colar na página de Anotações Gerais na CTPS, o gerente deve assinar);

Etiqueta do art. 62 de não subordinação ao ponto (apenas p/ vendedores externos e cargos de confiança, colar na página de Anotações Gerais na CTPS, o gerente/coordenador assina);

Ficha salário-família (apenas p/ funcionários com filhos menores de 14 anos, o funcionário assina e deve-se arquivar na pasta do funcionário);

Termo de responsabilidade (apenas p/ funcionários com filhos menores de 14 anos, o funcionário assina e deve-se arquivar na pasta do funcionário);

Declaração de Encargos para IR (apenas p/ funcionários que possuem dependentes, o funcionário assina e deve-se arquivar na pasta do funcionário);

Nº de cadastro no relógio ponto (se o relógio é o Henry, coloca o nº do cadastro, quando é o relógio Control ID, coloca-se que o RH já enviou as informações para o relógio ponto e que já pode fazer o cadastro da digital);

Cadastrar funcionário como cliente/fornecedor (atribuição para o RH);

Dados de acesso ao Social (site da Comercial Mariano – atribuição do RH);

3.1 Processo de admissão no Sistema

O processo de admissão é feito dentro do WTS Senior.

Acessar o Rubi (sistema de folha) → preencher o nome de usuário e senha.

Alterar a empresa para qual será feito a admissão do funcionário e clicar em Ok:

Alterar o cálculo para o mês o qual se encontra (observar o mês e o tipo de cálculo – sempre cálculo mensal): Acessar o caminho: menu → colaboradores → empregados. Clicar na seta do colaborador → pesquisar o último número do cadastro → colocar no campo o número posterior ao último e preencher o nome completo do funcionário em MAIÚSCULO; Apelido: O primeiro nome do funcionário e a abreviatura da unidade. Data de admissão: preencher com a data que está na Ficha de Registro de Empregado. Tipo de apuração: Normal.

Categoria eSocial: Empregado – Geral.

Situação: Trabalhando.

Vínculo: 10.

Sindicato: selecionar o Sindicato de acordo com a cidade e a função do funcionário.

Sindicalizado: Não.

Estabilidade: não estável.

Cargo: selecionar o cargo de acordo com o que está na Ficha de Registro do Empregado.

Motivo alteração: admissão.

Escala: selecionar o horário de trabalho de acordo com o que está na Ficha de Registro do Empregado.

Nova turma: 1.

Turma intervalo: não preenche.

Contribuição sindical: observar na Ficha de Registro de Empregado se foi descontado do funcionário a contribuição sindical do ano vigente.

Tipo de contrato: 1 Empregado.

Filial: selecionar a filiar para qual o funcionário está sendo contratado.

Tipo de admissão: selecionar a opção correta, essa informação também está na Ficha de Registro de Empregados, os outros campos não preenche.

Motivo: admissão.

Tipo salário: mensalista.

Valor do salário: o valor estará na Ficha de Registro de Empregados.

Os outros campos não preenchem → Ok.

Indicativo de Admissão: 1 Normal.

Tipo Admissão eSocial: 1 Admissão.

Os outros campos não preenchem → Ok.

Local: preencher de acordo com a função do funcionário (os códigos permitidos geralmente são sem pontos, caso seja do Back-Office, sempre começa com 19).

Local de Trabalho Rais: não preencher, apenas dá Ok.

Centro de Custo: preencher de acordo com a função e local do funcionário.

Sexo: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.

Estado Civil: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.

Grau de Instrução: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.

Data de nascimento: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.

Processo Judicial: não preenche.

Carteira de Trabalho: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.

Nacionalidade: se brasileira código 10.

UF da Carteira: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.

CPF: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.

PIS: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.

Optante FGTS: Sim.

Data opção FGTS: data de admissão.

Conta FGTS: não preenche.

Perc. Juros FGTS: não preenche.

Modo pagamento: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.

Tipo aposentadoria: não preenche.

Data aposentadoria: não preenche.

IR isento: não preenche.

Movto. Sefip: não preenche.

Escala Vale Transporte: não preenche.

Recebe adto salário: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.

Recebe 13º salário / Consta na Rais: sim (preenche automático).

Emitir cartão ponto: não registra cartão ponto os funcionários que estão amparados pelo art. 62 da CLT.

Código chapeira: não preenche.

Deficiente: não preenche.

Deficiência: não preenche.

Reabilitado: não preenche.

Raça/Cor: preencher de acordo com os dados da Ficha de Registro de Empregado.

Código Fornecedor: atualizar após o setor contábil fornecer o código.

Controle de Ponto: não registra cartão ponto os funcionários que estão amparados pelo art. 62 da CLT.

Categoria Sefip: 01 – Empregado.

Data inclusão: data de admissão.

Hora inclusão: preenche automático.

INSERIR.

Abrir a aba“Ponto”.

Preencher o número do crachá: número da loja + 00 + nº de cadastro do funcionário.

Histórico do Crachá (nova janela): não preenche, apenas dar enter até Ok.

ALTERAR.

Ficha complementar

Clique com o botão direito do mouse sobre a tela onde fez o cadastro do funcionário e selecione a ficha complementar:

Ficha Registro: mesmo nº do cadastro do funcionário.

País: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Estado: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Cidade: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

CEP: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Tipo de logradouro: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Endereço: preencher o endereço completo (inclusive o logradouro) de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Número: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Complemento: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Telefone: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Ramal: não preenche.

Email comercial: não preenche.

Email particular: não preenche.

País nascimento: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Estado nascimento: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Cidade nascimento: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Carteira Identidade: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Título de Eleitor: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Número de habilitação/Categoria: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Órgão emissor da CNH: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Data de expedição: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Data de validade da habilitação: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

Certificado reservista: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Empregado.

NIF do exterior: não preenche.

Declaração de nascido vivo: não preenche.

Cartão nacional saúde: não preenche.

Tipo certidão civil: não preenche.

Data emissão certidão civil: não preenche.

Termo/matrícula certidão civil: não preenche.

Estado certidão civil: não preenche.

Cidade certidão civil: não preenche.

Número passaporte: não preenche.

País emissão passaporte: não preenche.

Estado passaporte: não preenche.

Registro identidade civil: não preenche.

Órgão emissor RIC: não preenche.

Cidade emissão RIC: não preenche.

Conselho profissional: não preenche.

Registro no conselho: não preenche.

Data de expedição: não preenche.

Vencimento do registro: não preenche.

Dependentes

Clique com o botão direito do mouse sobre a tela onde fez o cadastro do funcionário e selecione dependentes:

Dependente: nome do dependente completo (começa pelos pais e depois cadastra os filhos).

Grau parentesco: selecionar o grau de parentesco, no caso começando pelos pais.

Sexo: preencher o sexo.

Idade limite IR: não preenche (é automático).

Idade limite sal. Família: não preenche (é automático).

Data de nascimento: não preenche.

Número do CPF: não preenche.

Nome da mãe: não preenche.

Pensão judicial: não.

Estado civil: opção 2 (padrão).

Grau de instrução: opção 3 (padrão).

Data invalidez: não preenche.

Início da tutela: não preenche.

Final da tutela: não preenche.

Aviso impresso: não preenche.

Auxílio creche: não preenche.

Nome completo: preencher apenas se não caber o nome completo em dependente.

Quando o cadastro for de filho.

Dependente: nome do dependente completo.

Grau parentesco: selecionar o grau de parentesco, no caso aqui filho.

Idade limite IR: não preenche (é automático).

Idade limite sal. Família: não preenche (é automático).

Data de nascimento: não preenche.

Número do CPF: não preenche.

Nome da mãe: preencher de acordo com a Ficha de Registro de Funcionário.

Pensão judicial: não.

Estado civil: opção 1 (padrão).

Grau de instrução: opção 1 (padrão).

Data invalidez: não preenche.

Início da tutela: não preenche.

Final da tutela: não preenche.

Aviso impresso: Sim.

Auxílio creche: não preenche.

Nome completo: preencher apenas se não caber o nome completo em dependente.

Selecionar a aba “Nascimento”

País nascimento: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento.

Estado: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento.

Local nascimento: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento.

Nome Cartório: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento.

Número livro: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento, apenas se não tiver nº da matrícula.

Número folha: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento, apenas se não tiver nº da matrícula.

Número registro: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento, apenas se não tiver nº da matrícula.

Matrícula: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento.

Data entrega certidão: preencher apenas se a certidão for entregue fora do dia do registro do funcionário.

Declaração de nascido vivo: preencher de acordo com a Certidão de Nascimento.

3.2.Contrato de Experiência

O Contrato de Experiência poderá ser acordado por qualquer prazo, desde que não exceda aos 90 (noventa) dias estipulados pela CLT (art. 445, parágrafo único), sendo assim poderá ser de 30 + 60 dias ou de 45 + 45 dias.

Pode ser prorrogado uma única vez, quando celebrado por período inferior ao máximo legal, desde que, com a prorrogação, não ultrapasse 90 (noventa) dias, essa prorrogação deve ser solicitada pelo gestor da unidade diretamente ao Departamento de Recursos Humanos, onde será efetuado a prorrogação do contrato de experiência pelo prazo solicitado.

Para prorrogar acessar o caminho: menu → colaboradores → ficha cadastral → empregados → selecionar o colaborador → clicar na tela com o botão direito e selecionar “Ficha Complementar” → Duração do Contrato → preencher o segundo quadrado com o nº de dias que irá prorrogar o contrato → Alterar.

Listar prorrogação

Acessar o caminho: menu → colaboradores → documentos → modelos → 113 *MARIANO Prorrogação Contrato Experiência → preenche apenas a data inicial e final (simbólica – ex.: 01/01/2000 a 31/12/2017), a loja e o colaborador → Ok.

Listar documentos Admissionais

Acessar o caminho: menu → colaboradores → documentos → modelos.

Selecionar todos os documentos necessários para admissão.

Na opção 114 -“MARIANO Contrato Título de Experiência – ADM:

Data Inicial: colocar uma data simbólica.

Data Final: colocar uma data simbólica posterior a data de admissão.

Selecionar a empresa.

Selecionar o colaborador.

Preencher o horário de entrada e saída no sábado.

Os documentos necessários na admissão de funcionários são:

114 - “MARIANO Contrato Título de Experiência – ADM

202 – CM Contrato Experiência – Vendedor Externo (se for para vendedor externo);

203 – CM Contrato Experiência – Vendedor Interno (se for para vendedor interno);

201 – CM Contrato Experiência – Compensação Horas (caso o funcionário não trabalhar no sábado e compensar as horas durante a semana);

111 – CM Comprovante Devolução CTPS;

107 – CM Declaração de Deslocamento - Vale Transporte;

102 – CM Autorização de descontos;

022 – Ficha de Salário Família - Retrato;

105 – CM Termo de responsabilidade;

101 – CM Declaração de Encargos para I.R.;

110 – Carta Abertura CONTA SALÁRIO BB;

3.4. Listar Etiquetas

Acessar o caminho: menu → cálculos → relatórios → etiquetas → etiquetas gerais.

Selecionar a etiqueta de contrato de trabalho: 108 – CTPS contrato de trabalho ADM.

Posição Inicial: 01. Teste de Impressão: 0. Mostrar informações do colaborador: Sim. Empresa: selecionar a empresa. Tipo de colaborador: 1. Colaborador: selecionar o colaborador. Filial: selecionar a filial (opcional). Local / Situação / Assinatura / Cargo Assinatura: não preencher. Adicionais: Selecionar a opção que se adequar ao cargo do funcionário caso tenha de fato.

110 – CTPS – Etiqueta contrato de experiência.

Posição Inicial: 00.

Teste de Impressão: 0.

Mostrar informações do colaborador: Sim.

Empresa: selecionar a empresa.

Tipo de colaborador: 1.

Colaborador: selecionar o colaborador.

Filial: selecionar a filial (opcional).

Local / Situação: não preencher.

109 – CTPS – Etiqueta artigo 62 (caso o funcionário não esteja sujeito a marcação do ponto).

Posição Inicial: 00.

Teste de Impressão: 0.

Mostrar informações do colaborador: Sim.

Empresa: selecionar a empresa.

Tipo de colaborador: 1.

Colaborador: selecionar o colaborador.

Filial: selecionar a filial (opcional).

Local / Situação: não preencher.

3.5. Listar Ficha de Registro de Funcionário

Acessar o caminho: menu → colaboradores → ficha registro → listar. 103 – Informações gerais.

Situação Colaborador: 1.

Data Inicial / Data Final / Data Inicial Históricos / Data Final Históricos: colocar uma data simbólica.

Níveis Totais / Níveis Quebra: 0.

Assinatura Colaborador: Sim.

Preencher apenas os campos Empresa (selecionar a empresa) e Colaborador (selecionar colaborador).

4. Alterar Escalas (horários) de funcionários

Trocar Empresa.

Acessar o caminho: menu → colaboradores → ficha cadastral → empregados.

Selecionar o funcionário.

Clicar com o botão direito na tela e selecionar Escala.

Tipo de colaborador: 1.

Colaborador: selecionar.

Data alteração: preencher a data que está sendo feita a alteração de horário.

Nova escala: selecionar a escala desejada.

Nova turma: 1.

Turma intervalo: não preencher → Alterar.

Alterar Salário de funcionário

Trocar Empresa.

Acessar o caminho: menu → colaboradores → ficha cadastral → empregados.

Selecionar o funcionário.

Clicar com o botão direito na tele e selecionar Salário.

Tipo colaborador: 1.

Colaborador: selecionar.

Alteração: preencher a data que está sendo feita a alteração de salário.

Sequência: preencher a sequência de acordo com o nº de alterações de salário (clicar na setinha e verificar a última alteração e colocar a sequência desta).

Motivo: selecionar o motivo da alteração de salário.

Tipo de salário: 1.

Preencher apenas o valor do salário → Alterar → Sair → Alterar na ficha do empregado.

Quando for fazer alteração de salários de todos ou da maior parte dos funcionários:

Trocar Empresa.

Acessar o caminho: menu → colaboradores → salários → salários → individual.

Os dados para preencher são os mesmos dos anteriores.

Alterar Cargo de Funcionário

Trocar Empresa.

Acessar o caminho: menu → colaboradores → ficha cadastral → empregados.

Selecionar o funcionário.

Clicar com o botão direito na tele e selecionar Cargo.

Tipo Colaborador: empregado.

Colaborador: selecionar o empregado.

Data Alteração: colocar a data do “exame de troca de função”.

Novo Cargo: selecionar o novo cargo.

Motivo alteração: selecionar o motivo da alteração.

Alterar.

Obs: Atentar se tem necessidade de alterar também o salário funcionário, observar se a nova função corresponde ao Sindicato em que o funcionário está, e atentar também o Centro de Custo e o Local, os dois geralmente trocam quando se troca a função.