Mariano:Manual Inventário Unidade
Iniciar o inventário somente após conclusão do check list.
O inventário é iniciado com a conciliação de saldos.
1 - Conciliação de Saldos
Para conciliar saldo do Inventário acessar o menu:
Suprimentos / Gestão de Estoques / Controle de Estoque / Conciliação / Conciliação de Res. / Ordens - Produto a Produto
Conciliar o saldo de todos os depósitos que possuem movimentação de produtos, ou seja todos que farão parte do inventário:
- Depósito Padrão
- Depósito Avaria
- Depósito Segregado
Para conciliar informar:
Depósito: digitar código do depósito
Selecionar a opção Reserva Exclusiva
Processar
2 - Fechamento de Estoques
Para fazer o fechamento de estoque, acessar o menu:
Suprimentos / Gestão de Estoques / Controle de Estoques / Fechamento de Estoques
- Para fazer o fechamento de estoques, não alterar o período, deixar a data que busca no sistema.
Para fechamento dos estoques selecionar:
- Atualização dos estoques
Forma de Correção do Saldo
- Atualização do saldo pelos movimentos
Cálculo do Preço Médio
- Dinâmico
Diferenças de Saldos (Quantidade)
- Corrige
Tipo de Fechamento
- Normal
Após selecionar os campos conforme imagem abaixo, clicar em processar.
3 - Abertura do Inventário
Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Geração
Para fazer a abertura do inventário, preencher os campos:
Data Base: dia da contagem de estoque
Depósito: fazer a abertura de todos os depósitos.
- Depósito Padrão
- Depósito Avaria
- Depósito Segregado
Bloq. Movimen.: S
Opção: Todos
Ordenação: Produto / Derivação
Lote / Série: N
Não selecionar o campo - Não mostrar na tela
Gerar Inventário
- Por Depósito ( Localização)
Após informar os dados e selecionar os campos conforme exemplo acima, clicar em Mostrar.
Selecionar todos os produtos e Processar.
3 - Geração de Arquivo de Contagem para o Coletor
Para gerar o arquivo para contagem com coletor, acessar o menu:
Suprimentos /Gestão de Estoques / Inventario / Exportador e Importador Arquivos Coletor(1009) Executar
Operação: Exportação
Código: 01009
Deixar marcado * Selecionar arquivo
Aquivo: clicar nos ... para salvar o arquivo na área de trabalho do sapiens na pasta Contagem Estoque.
Selecione o Depósito
Selecione a pasta de exportação.
Dar nome ao arquivo, conforme exemplo:
Depósito1 arquivo para contagem.txt
Clicar em abrir.
Clicar em OK.
Após geração do arquivo, o responsável pela contagem da unidade, irá baixar no coletor. Após baixa, deste arquivo, poderá ser iniciada a contagem do estoque na unidade.
4 - COLETOR : FORMA DE USAR
4.1) Limpar as últimas contagens do coletor:
No coletor:
3. UTILITÁRIOS
Clicar na Setinha
Clicando na setinha para baixo, escolher a opção:
3. APAGAR REG
Clicar duas vezes na setinha.
Usando a setinha para cima seleciona a opção:
1. TODOS
Selecione com a setinha para cima a opção :
1. SIM
Clique na setinha para apagar o registro.
Repetir este processo 2 vezes, certificando-se que ao chegar em APAGAR REGISTRO não apareça mais nenhuma opção.
4.2) Baixar arquivo de produtos para o coletor (antes de começar a contagem do estoque):
O arquivo contendo os produtos para Contagem 1.
No coletor selecionar utilitários e clicar na setinha.
3. UTILITÁRIOS
No coletor clicar na setinha para selecionar Transferência.
1. TRANSFERENCIA
No coletor clicar na setinha para baixar lista.
3. BAIXAR LISTA
Coloque o coletor na base.
4.3) Acesse o programa Optimizer, conforme tela abaixo
Neste acesse a guia /Ferramentas/Comunicação/Download da Tabela de Consulta ou simplesmente aperte a tecla “F7” no seu teclado.
A tela abaixo deve aparecer.
Copie os arquivos salvos na pasta na área de trabalho do sapiens e cole na pasta de Contagem Estoque no computador.
Clique em Browse para procurar o arquivo contendo a lista de produtos na pasta Contagem Estoque, na pasta arquivo exportação.
O programa voltará a tela anterior. Clique em OK.
Durante o processo de envio você verá a tela abaixo indicativa de progresso.
Após o término do envio deverá aparecer a tela abaixo indicando a conclusão do processo.
Feito isso você já terá no seu coletor a lista contendo todos os nossos produtos, podendo DAR INÍCIO A CONTAGEM.
4.4) Os funcionários que farão a contagem individual deverão contar o produto e anotar a quantidade na etiqueta autocolante. Caso o produto esteja acondicionado em caixas fechadas, deverão tirar uma unidade do produto, colar a etiqueta e deixar esta unidade a mostra, em cima da caixa;
4.5) O responsável pelo coletor irá coletar estes dados já contados, da seguinte forma:
No coletor acessar:
1. EXECUTAR
CONTAGEM >1< (selecionar o número da contagem)
Pegar em mãos o produto em que está fixada a etiqueta;
- Ler o código de barras, conferir se é o produto mesmo em mãos, e digitar a quantidade contada;
- Após coletada a informação tirar a etiqueta do produto, para que nenhum funcionário ‘cole’ a recontagem;
4.6) Caso o usuário do coletor não encontre o produto no coletor deverá anotar todos os dados para cadastro do produto, e enviar por e-mail para fiscontabil.bo@comercialmariano.com.br, para que proceda os acertos necessários.
- Os produtos que não forem localizado o cadastro correto no sistema, (fabricante e código) não deverão dar entrada em código errado (outro fabricante e código) por ser similar. Na segunda-feira, deverá ser enviada planilha de cadastro do produto, e só então será dada a entrada do produto no sistema.
4.7) Caso o coletor não reconheça um código de barras automaticamente, temos as seguintes maneiras para inserir a contagem no coletor:
4.7.1) Coleta manual do código de barras (digitar no coletor): Pode ocorrer de algum código de barras não estar com uma boa impressão, impedindo o coletor de lê-lo. Neste caso o usuário deverá digitar manualmente o código, teclando enter a seguir.
4.7.2) Digitar Letras: Apertar a tecla FUNÇÃO até que o A (maiúsculo) apareça em cima da bateria (inferior direita). Utilizar as letras necessárias e, para voltar, apertar função até que não apareça mais nenhuma letra.
4.7.3) Corrigir digitação errada: Tecla BS
4.8) Apagar Registro incorreto:
3. UTILITÁRIOS
3. APAGAR REGISTRO
2. ULTIMO GRAVADO
TEM CERTEZA
1.SIM
2.NÃO
4.9) Baixa da contagem do estoque no sistema (após finalizado a contagem do estoque):
No coletor e vá em:
2. ENVIAR DADOS
Coloque o mesmo na base.
Acesse o programa Optimizer conforme instruções em tópico anterior neste documento.
Dentro deste vá para /Ferramentas/Comunicação/Receber Dados, ou simplesmente aperte a tecla “F8” no seu teclado.
A tela abaixo deve aparecer.
Selecione o botão Browse e utilize a tela abaixo para procurar a Pasta Contagem Estoque e gravar o arquivo contendo sua contagem.
Após indicar o local e o nome clique em “Save”.
Durante o processo você deverá ver a tela indicativa de progresso conforme figura abaixo.
Quando a transferência for concluída você verá a tela abaixo perguntando se quer visualizar o arquivo recebido. Responda não (No).
Com isso um arquivo será gerado no local indicado contendo os dados de sua contagem.
Encerre o programa Optimizer.
****ATENÇÃO
Sempre escolher nomes diferentes para cada coletor utilizado, informando o depósito contado.
Exemplo:
Dep1contagem01coletor1.txt
Dep1contagem01coletor2.txt
Dep1contagem01coletor3.txt
Dep1contagem01coletor4.txt
4.10) Importação de dados do coletor para Sistema
Acesso: Suprimentos – Gestão de Estoques – Inventario – Exportador e Importador Arquivos Coletor(1009)
Executar
1 - Selecione Importação
2- Número do layout de importação 1009
3 - Buscar o arquivo salvo: Pasta Contagem estoque
Importante : a exportação irá solicitar a data do inventário
5) LISTA DE DIVERGÊNCIAS E 2ª CONTAGEM
5.1) Terminado o envio do arquivo, retirar relatório com lista de itens com divergência para a 2ª contagem no sistema Senior
Relatório número 300
300 *Mariano – Guia de Contagens
Informar:
a data do inventario;
o depósito inventariado e qual será a próxima contagem.
Tendo a opção ainda de filtrar de acordo com a necessidade.
Imprimir lista de divergências e iniciar a próxima contagem.
5.2) No início da recontagem, deverá apagar dados do coletor em:
3. UTILITÁRIOS
3. APAGAR REG
1. TODOS
1. SIM
5.3) Entregar ao responsável pelo coleta de dados, a lista de divergências e coletor com os dados da contagem anterior apagados, para que mesmo conte todos os produtos da sua sessão (área anteriormente mapeada), e que estejam na lista de divergências.
5.3.1) Importante, que sejam trocadas as sessões de cada usuário com coletor, nas recontagens, para que não se repita possíveis erro de contagem.
5.3.2) Os funcionários responsáveis pela coleta de dados, deverão assinar a lista contada pelos mesmos, para possíveis conferências posteriores.
5.4) O responsável pelo coletor irá coletar os dados da seguinte forma:
No coletor acessar:
1. EXECUTAR
CONTAGEM >2< (selecionar o número da contagem)
- Seguir lista de divergência efetuando as recontagens, com o coletor, ler o código de barras, conferir se é o produto mesmo em mãos, e digitar a quantidade contada.
5.5) Baixa da contagem do estoque no sistema (após finalizado a contagem do estoque):
No coletor e vá em:
2. ENVIAR DADOS
Coloque o mesmo na base.
Acesse o programa Optimizer conforme instruções em tópico anterior neste documento.
Dentro deste vá para /Ferramentas/Comunicação/Receber Dados, ou simplesmente aperte a tecla “F8” no seu teclado.
A tela abaixo deve aparecer.
Selecione o botão Browse e utilize a tela abaixo para procurar a Pasta Contagem Estoque e gravar o arquivo contendo sua contagem.
Após indicar o local e o nome clique em “Save”.
Durante o processo você deverá ver a tela indicativa de progresso conforme figura abaixo.
Quando a transferência for concluída você verá a tela abaixo perguntando se quer visualizar o arquivo recebido. Responda não (No).
Com isso um arquivo será gerado no local indicado contendo os dados de sua contagem.
Encerre o programa Optimizer.
****ATENÇÃO
Sempre escolher nomes diferentes para cada coletor utilizado, informando o depósito contado.
Exemplo:
Dep1contagem02coletor1.txt
Dep1contagem02coletor2.txt
Dep1contagem02coletor3.txt
Dep1contagem02coletor4.txt
5.6) Importação de dados do coletor para Sistema
Acesso: Suprimentos – Gestão de Estoques – Inventario – Exportador e Importador Arquivos Coletor(1009) Executar
1 - Selecione Importação
2 - Número do layout de importação 1009
3 - Buscar o arquivo salvo: Pasta Contagem Estoque 4 - Importante:
6) LISTA DE DIVERGÊNCIAS E 3ª CONTAGEM
6.1) Terminado o envio do arquivo, retirar relatório com lista de itens com divergência para a 3ª contagem no sistema Senior.
Relatório número 300
300 *Mariano – Guia de Contagens
Informar:
a data do inventario;
o depósito inventariado e qual será a próxima contagem.
Tendo a opção ainda de filtrar de acordo com a necessidade.
Imprimir lista de divergências e iniciar a próxima contagem.
6.2) No início da recontagem, deverá apagar dados do coletor em:
3. UTILITÁRIOS
3. APAGAR REG
1. TODOS
1. SIM
6.3) Entregar ao responsável pelo coleta de dados, a lista de divergências e coletor com os dados da contagem anterior apagados, para que mesmo conte todos os produtos da sua sessão (área anteriormente mapeada), e que estejam na lista de divergências.
6.3.1) Importante, que sejam trocadas as sessões de cada usuário com coletor, nas recontagens, para que não se repita possíveis erro de contagem.
6.3.2) Os funcionários responsáveis pela coleta de dados, deverão assinar a lista contada pelos mesmos, para possíveis conferências posteriores.
6.4) O responsável pelo coletor irá coletar os dados da seguinte forma:
No coletor acessar:
1. EXECUTAR
CONTAGEM >3< (selecionar o número da contagem)
- Seguir lista de divergência efetuando as recontagens, com o coletor, ler o código de barras, conferir se é o produto mesmo em mãos, e digitar a quantidade contada.
6.5) Baixa da contagem do estoque no sistema (após finalizado a contagem do estoque):
No coletor e vá em:
2. ENVIAR DADOS
Coloque o mesmo na base.
Acesse o programa Optimizer conforme instruções em tópico anterior neste documento.
Dentro deste vá para /Ferramentas/Comunicação/Receber Dados, ou simplesmente aperte a tecla “F8” no seu teclado.
A tela abaixo deve aparecer.
Selecione o botão Browse e utilize a tela abaixo para procurar a Pasta Contagem Estoque e gravar o arquivo contendo sua contagem
Após indicar o local e o nome clique em “Save”.
Durante o processo você deverá ver a tela indicativa de progresso conforme figura abaixo.
Quando a transferência for concluída você verá a tela abaixo perguntando se quer visualizar o arquivo recebido. Responda não (No).
Com isso um arquivo será gerado no local indicado contendo os dados de sua contagem.
Encerre o programa Optimizer.
****ATENÇÃO
Sempre escolher nomes diferentes para cada coletor utilizado, informando o depósito contado.
Exemplo:
Dep1contagem03coletor1.txt
Dep1contagem03coletor2.txt
Dep1contagem03coletor3.txt
Dep1contagem03coletor4.txt
6.6) Importação de dados do coletor para Sistema
Acesso:
Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventario / Exportador e Importador Arquivos Coletor(1009)
Executar
1 - Selecione Importação
2 - Número do layout de importação 1009
3 -
4 - Importante: a exportação irá solicitar a data do inventário
7) Contagem Manual 4ª contagem em diante
7.1) Gerar Relatório de Divergências para contagem manual:
Terminado o envio do arquivo, retirar relatório com lista de itens com divergência para a 4ª contagem, (manual), no sistema Senior
Relatório número 300
300 *Mariano – Guia de Contagens
Informar:
a data do inventario;
o depósito inventariado e informar próxima contagem >4<.
Tendo a opção ainda de filtrar de acordo com a necessidade.
Imprimir relação e efetuar a contagem manual dos itens listados.
8) Encerrada a recontagem, enviar para Coordenador Operações, a lista com a contagem manual para o mesmo realizar procedimento no sistema Senior.
8.1) Após ajustes da QUARTA CONTAGEM, o Coordenador Operações retornará com Apuração do Inventário com a divergência final para última análise do Encarregado do Estoque e Gerente Comercial, para validação dos acertos.
8.2) Após procedimento, retirar relatório de Apuração do Inventario:
Relatório número 302
302 *Mariano – Apuração de Inventario
Informar:
a data do inventario;
o depósito inventariado.
Tendo a opção ainda de filtrar de acordo com a necessidade
Imprimir listagem com acertos já efetuados pelo sistema, analisar as diferenças e sinalizar os ajustes.
9) FINALIZANDO A CONTAGEM:
9.1) Após análise e assinatura do relatório de apuração de resultado do inventario pelo Gerente Comercial da unidade o coordenador de operações realizará os ajustes necessários no sistema, finalizando o inventario de estoque.
