Coordenador Administrativo VG
De mariano
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| Descrição das Atividades Coordenador Administrativo | |||||||||
| Versão | VII | ||||||||
| Data | 23/10/2015 | ||||||||
| Cargo | Coordenador Administrativo | ||||||||
| Atividades Diárias | Gerar Ordem de Compra no sistema para aquisição de material de uso e consumo com a classificação de conta financeira, contábil e centro de custo (somente para despesas com pagamento à prazo e que o documento fiscal não é emitido no ato da compra) por exemplo, postos de combustíveis | ||||||||
| Conferir relatório 116 - Títulos a vista em aberto | |||||||||
| Excluir os títulos substituidos e fatura agrupados incorretamente | |||||||||
| Estornar baixas incorretas nos caixas | |||||||||
| Excluir faturas do contas a pagar | |||||||||
| Solicitar estorno no banco ao BO financeiro através do Formulário Exclusão/Estorno | |||||||||
| Cadastrar e manter atualizados os dados dos motoristas na seguradora, quando houver averbação (cadastro válido por 06 meses) | |||||||||
| Solicitar monitoramento para cargas acima de 250 mil , quando houver averbação | |||||||||
| Fazer averbação/seguro de cargas para saída de mercadoria - entrega região | |||||||||
| Conferir e marcar embalagens para transferência de depósito avariado | |||||||||
| Fazer transferência entre depósitos | |||||||||
| Devolver ao Encarregado de Estoque formulário e relatório 132 com as transferências realizadas | |||||||||
| Emitir pedidos para remessa de transporte | |||||||||
| Emitir pedidos de avaria de transportadora | |||||||||
| Conferir no relatório portador externo: constam as assinaturas do boy/entregador e auxiliar administrativo, campos valor a receber com juros e diretriz boy estão preenchidos | |||||||||
| Arquivar relatório do caixa 10, relatório de cheques, relatório portador externo e segunda via dos recibos | |||||||||
| Conferir os caixas 10,50 | |||||||||
| Revezar abertura e fechamento da unidade com gerente comercial | |||||||||
| Atividades Semanais | Depositar dinheiro fazendo movimentação caixa para banco | ||||||||
| Conferir o relatório de notas fiscais 220 | |||||||||
| Conferir e acompanhar devoluções: preenchimento de formulário, entrada no sistema, concessão de crédito e mercadoria no estoque | |||||||||
| Verificar e controlar marcação de relógio ponto | |||||||||
| Acompanhar as despesas da unidade - Relatório 200 | |||||||||
| Emitir pedidos de Uso e Consumo | |||||||||
| Emitir pedidos de baixa por perda | |||||||||
| Encaminhar formulário e pedidos de uso e consumo e baixa por perda para faturista | |||||||||
| Fazer orçamento para aquisições de materiais e manutenções | |||||||||
| Avaliar Encarregado de Estoque e preencher Formulário Bonificação de Estoque | |||||||||
| Atividades Mensais | Preencher planilha dos adiantamentos e convênios e encaminhar para o RH | ||||||||
| Fazer a inclusão de clientes no Serasa (somente para títulos em carteira, cheques, boletos sem registro ou boletos que por algum motivo não foi possível protestar) | |||||||||
| Fazer a atualização no sistema quando enviado ao Serasa - informar situação Serasa 1- Título Enviado ao Serasa | |||||||||
| Gerar relatório mensal para acompanhar os clientes incluidos e liquidados no Serasa - Relatório 131 | |||||||||
| Conferir as carteiras do contas a receber com relatório do sistema 204 | |||||||||
| Gerar relatório portador externo para certificar-se que todos os títulos foram recebidos ou os portadores alterados para própria empresa - relatório 127 | |||||||||
| Conferir os pedidos em aberto relatório 110 | |||||||||
| Entregar vales e coletar assinaturas após pagamento dos funcionários | |||||||||
| Conferir créditos em aberto por devolução - contas a receber - Relatório 119 - mostra créditos e títulos em aberto por cliente | |||||||||
| Analisar e preencher o resumo do formulário de entrega de mercadoria para apurar custo frete próprio | |||||||||
| Separar documentos de clientes inadimplentes para inclusão no serasa ou envio ao jurídico | |||||||||
| Conferir arquivo comprovante entrega de mercadorias | |||||||||
| Conferir arquivo canhoto de notas | |||||||||
| Conferir protocolo carta de anuência | |||||||||
| Acompanhar o cred pend ( ordem de pagamento ) - relatório enviado pelo Back Office Financeiro | |||||||||
| Atualizar o conta corrente entre lojas | |||||||||
| Conferir a lista de compras da zeladora e autorizá-la | |||||||||
| Encaminhar Formulário Bonificação de Estoque ao setor de RH | |||||||||
| Responsabilidades | Direcionar e acompanhar as atividades das equipes de trabalho | ||||||||
| Coordenar os procedimentos administrativos, financeiros e operações da unidade | |||||||||
| Coordenar as operações logísticas (frete transferência, armazenagem e distribuição) | |||||||||
| Manter atualizadas as tabelas de fretes | |||||||||
| Controlar a frota de veículos | |||||||||
| Acompanhar os indicadores do contas a receber (inadimplência cobrança carteira) | |||||||||
| Acompanhar junto a assessoria jurídica a posição dos débitos enviados para cobrança | |||||||||
| Cobrir férias, viagens e falta do Gerente de Vendas | |||||||||
| Cobrir férias e falta do Auxiliar Administrativo | |||||||||
| Avaliar e direcionar ações para o incremento dos resultados operacionais (centros de custos e despesas ) e líquido e DRG | |||||||||
| Acompanhar Balanço de Estoque - participar da organização durante a semana para contagem, verificar se etiquetaram os produtos,aprender usar coletor e organizar refeições | |||||||||
| Acompanhar Balanço Financeiro | |||||||||
| Controlar e atualizar o Ativo Imobilizado da unidade | |||||||||
| Implantar e acompanhar as políticas de procedimentos de RH(admissões, integração, horas extras, demissões, férias, medicina e segurança do trabalho) Adm, Estoque, Logística | |||||||||
| Avaliar , identificar a necessidade de treinamentos de funcionários | |||||||||
| Organizar confraternização de funcionários, seguindo política RH | |||||||||
| Acompanhar pendências e ajustes para Contabilidade | |||||||||
| Manter alvará, recarga de extintores , IPTU e IPVA atualizados | |||||||||
| Guardar recibo dos veículos no cofre | |||||||||
| Providenciar em tempo hábil, documentos para licitação de acordo com a relação enviada pelo Gerente de Vendas - os documentos estão salvos no servidor | |||||||||
| Arquivar documentos RH: cópia dos documentos pessoais, ficha de admissão, contratos e acordos de admissão, atestados, cartão ponto assinado, holerites assinados, recibo de | |||||||||
| férias, advertências, possíveis afastamentos e rescisão | |||||||||
| Conferir a guarda das chaves dos veículos após o uso | |||||||||
| Rescisão - Auxiliar Administrativo: conferir os pedidos assinados em carteira com relatório 204 e enviar relatório por e-mail para Rosangela | |||||||||
| Rescisão - Auxiliar Administrativo: conferir caixa 10 - dinheiro e cheques | |||||||||
| Rescisão - Auxiliar Administrativo: Solicitar a Analista de Crédito e Cobrança a troca da senha do Serasa | |||||||||
| Rescisão - Operador de Caixa: Conferir caixa Ecf01 - dinheiro, cheques e cartões | |||||||||
| Rescisão - Operador de Caixa: Solicitar a Analista de Crédito e Cobrança a troca da senha do Serasa | |||||||||
| Rescisão - Encarregado de Estoque: Fazer balanço de estoque | |||||||||
| Rescisão - Auxiliar de Estoque, Assistente de Estoque, Vendedores e Motoristas: Fazer balanço de estoque quando houver suspeita de roubo | |||||||||
| Rescisão - Boy/Entregador: Fazer acerto das carteiras com relatório por portador 9922 assinado - o que estiver no relatório deve ser recebido ou devolvido o documento assinado a empresa | |||||||||
| Zelar pelos materiais e equipamentos de trabalho | |||||||||
| Manter a organização do seu local de trabalho | |||||||||
