Mudanças entre as edições de "POP:Despesas de Viagens - Cartão"

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'''Procedimento Operacional Padrão - Adiantamento de Despesas de Viagens '''
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'''Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão '''
  
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Data: 04/08/2020
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Data: 28/07/2021
  
 
'''1. Objetivo'''
 
'''1. Objetivo'''
  
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Adiantar valor em dinheiro ou por depósito aos colaboradores para suprir as despesas com viagens. 
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......................................colaboradores para suprir as despesas com viagens. 
  
 
'''2. Aplicação'''
 
'''2. Aplicação'''
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Coordenador Administrativo 
 
Coordenador Administrativo 
  
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É de responsabilidade da Ellen a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  
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É de responsabilidade .................. a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  
  
 
'''3. Documentos de Referência'''
 
'''3. Documentos de Referência'''
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NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 
 
NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 
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BOL - Boleto 
  
 
'''5. Responsabilidades e Autoridades'''
 
'''5. Responsabilidades e Autoridades'''
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| Gestor 
 
| Gestor 
 
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| Adiantamento para despesas de viagens 
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| Envio dos comprovantes de despesas 
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| Coordenador Administrativo
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| Envio dos comprovantes de despesas e Relatório de Reembolso
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| Colaborador
 
| Colaborador
 
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| Coordenador Administrativo
 
| Coordenador Administrativo
 
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| Lançamento do ADT e REE no sistema 
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| Lançamento da fatura do cartão no sistema
 
| Coordenador Administrativo
 
| Coordenador Administrativo
 
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| Baixa do ADT e REE no sistema
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| Baixa da fatura no sistema após pagamento
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| Coordenador Administrativo
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| Assistente Financeiro
 
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<u>'''Manutenção Veículos:'''</u>&nbsp;a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
 
<u>'''Manutenção Veículos:'''</u>&nbsp;a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
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'''7. Descrição das Atividades'''
 
'''7. Descrição das Atividades'''
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'''8. Registros'''
 
'''8. Registros'''

Edição das 12h04min de 28 de julho de 2021

Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão 

Data: 28/07/2021

1. Objetivo

......................................colaboradores para suprir as despesas com viagens. 

2. Aplicação

Coordenador Administrativo 

É de responsabilidade .................. a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.  

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

WMW - Empresa de software de vendas externas 

REE -  Reembolso 

NCe - Nota de Consumidor Eletrônica 

NFe - Nota Fiscal Eletrônica 

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

ADT - Adiantamento 

NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 

BOL - Boleto 

5. Responsabilidades e Autoridades

Atividades
 Responsável 
Cálculo das Despesas de Viagens  Gestor 
Envio dos comprovantes de despesas  Colaborador
Conferência das Despesas Coordenador Administrativo
Lançamento da fatura do cartão no sistema Coordenador Administrativo
Baixa da fatura no sistema após pagamento Assistente Financeiro

6. Diretrizes

R$ 90,00 valor limite para hospedagem 

R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação 

Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado. 

O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem  a gerou.  

Com esse modelo de ressarcimento de despesas de viagens o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa. 

Após o cálculo o Coordenador Administrativo deve lançar um adiantamento para fazer a saída do valor entregue em dinheiro(no caixa 50) ou solicitar depósito ao departamento financeiro. 

O colaborador deverá encaminhar por e-mail o relatório de despesas de viagens anexando as respectivas despesas. 

Os acertos de adiantamento de despesas com o vendedores/ supervisores devem ser feito semanal, liberar outro adiantamento somente após o acerto. 

Manutenção Veículos: a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.

7. Descrição das Atividades

8. Registros

Nº de Registro 
 Nome do Registro
R07-01 ajuda.comercialmariano.com.br
R07-02 E-mail 

9. Indicadores

Indicador Fórmula
 Periodicidade
 Meta




10. Plano de Comunicação do Processo

O que comunicar
 Quem Comunica Pra quem comunica
 Quando Comunica
 Como Comunica
 Objetivo Específico
O valor do adiantamento ao colaborador  Gestor  Coordenador Administrativo Sempre que houver viagens Via e-mail ou skype

Informar ao Coordenador Administrativo o valor para adiantamento de despesas de viagens 


Adiantamento por transferência bancária  Coordenador Administrativo Auxiliar Financeiro Sempre que houver viagens  Via e-mail Informar ao Auxiliar Financeiro o valor do adiantamento de despesas de viagens 
Despesas em desacordo com as diretrizes Coordenador Administrativo Superior imediato do colaborador Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes Via e-mail Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes.
Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes Superior imediato  Coordenador Administrativo/Colaborador Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes  Via e-mail Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes

11. Anexos:

01 – Fluxograma do Processo

https://cawemo.com/share/96f0a189-6e2f-41e2-b19c-bbdb605402e0

01 - Relatório de Despesas de Viagens

02 - Plano de Contas

03 - Tempo de Guarda dos Documentos

04 - Formulário Ajuda de Custo


Elaborado por: 
 Aprovado por:
Nome: Nome:
Controle de Revisões 
Revisão
 Data
 Descrição
 Data da Revalidação
00 20/08/2020 Em fase de validação




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