Mudanças entre as edições de "POP:Despesas de Viagens - Cartão"
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7.14 - O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão. | 7.14 - O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão. | ||
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'''8. Registros''' | '''8. Registros''' | ||
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01 – Fluxograma do Processo | 01 – Fluxograma do Processo | ||
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02 - Plano de Contas | 02 - Plano de Contas | ||
Edição das 15h53min de 28 de julho de 2021
Procedimento Operacional Padrão - Despesas de Viagens - Cartão
Data: 28/07/2021
1. Objetivo
......................................colaboradores para suprir as despesas com viagens.
2. Aplicação
Coordenador Administrativo
É de responsabilidade .................. a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.
3. Documentos de Referência
4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia
WMW - Empresa de software de vendas externas
REE - Reembolso
NCe - Nota de Consumidor Eletrônica
NFe - Nota Fiscal Eletrônica
Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica
ADT - Adiantamento
NFSE - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
BOL - Boleto
5. Responsabilidades e Autoridades
| Atividades |
Responsável |
| Cálculo das Despesas de Viagens | Gestor |
| Envio dos comprovantes de despesas | Colaborador |
| Conferência das Despesas | Coordenador Administrativo |
| Lançamento da fatura do cartão no sistema | Coordenador Administrativo |
6. Diretrizes
R$ 90,00 valor limite para hospedagem
R$ 30,00 valor limite por refeição para alimentação
Combustível - o cálculo do gasto com combustível deve ser feito através da roteirização do WMW. Para as filiais que ainda não possuem fazer uma simulação do gasto com combustível na rota do vendedor por km rodado.
O colaborador deverá solicitar notas de consumidor eletrônicas, recibos ou algum documento que prove a origem da despesa. Se possível solicitar do fornecedor que a despesa seja identificada em nome de quem a gerou.
Com esse modelo de despesas de viagens utilizando o cartão o colaborador não pode emitir nota fiscal em nome da empresa.
O colaborador deverá encaminhar por e-mail os comprovantes das despesas.
Manutenção Veículos: a empresa pagará as despesas de manutenção dos veículos. Devem ser apresentados 3 orçamentos para o Coordenador Administrativo / Gerente de Vendas para aprovação, para essa despesa solicitar nota fiscal.
7. Descrição das Atividades
7.1 - O Gestor faz o cálculo das despesas de viagens.
Para fazer o cálculo o gestor deve considerar: dias de hospedagem, quantidade de refeições , quantidade de KM rodados.
7.2 - O Gestor informa o valor ao Coordenador Administrativo.
7.3 - O Coordenador Administrativo entrega o cartão ao colaborador.
7.4 - Conforme as despesas vão ocorrendo o colaborador guarda os comprovantes
7.5 - Ao encerrar a viagem ou rota o colaborador digitaliza os comprovantes das despesas.
7.6 - O Colaborador encaminha por e-mail os comprovantes das despesas.
7.7 - O Coordenador Administrativo confere as despesas.
7.8 /7.9 - Se as despesas estão de acordo com as diretrizes o Coordenador Administrativo lança a fatura do cartão no sistema.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais
Se as despesas não estão de acordo com as diretrizes comunica o superior imediato do colaborador.
7.10 - O superior Imediato do colaborador analisa as despesas.
7.11 /7.12 - O superior imediato analisa o valor da despesa, se é justificável autoriza por e-mail o Coordenador Administrativo lançar a despesa. O processo encaminha-se para o item 7.8
Se não for informa o colaborador e o Coordenador Administrativo que a despesa não foi autorizada.
7.13 - O Coordenador Administrativo bipa o código de barras da fatura do cartão.
http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Manual_Leitor_C%C3%B3digo_de_Barras
7.14 - O Coordenador Administrativo arquiva os comprovantes de despesa com a fatura do cartão.
8. Registros
| Nº de Registro |
Nome do Registro |
| R23-01 | ajuda.comercialmariano.com.br |
| R23-02 |
9. Indicadores
| Indicador | Fórmula |
Periodicidade |
Meta |
| |
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|
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10. Plano de Comunicação do Processo
| O que comunicar |
Quem Comunica | Pra quem comunica |
Quando Comunica |
Como Comunica |
Objetivo Específico |
| O valor calculado para as despesas de viagens | Gestor | Coordenador Administrativo | Sempre que houver viagens | Via e-mail ou skype |
Informar ao Coordenador Administrativo o valor calculado para as despesas de viagens
|
| Despesas em desacordo com as diretrizes | Coordenador Administrativo | Superior imediato do colaborador | Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes | Via e-mail | Informar ao Superior imediato que as despesas estão em desacordo com as diretrizes. |
| Solução sobre as despesas em desacordo com as diretrizes | Superior imediato | Coordenador Administrativo/Colaborador | Sempre que houver despesas em desacordo com as diretrizes | Via e-mail | Informar o Coordenador Administrativo sobre o que fazer quando as despesas estiverem em desacordo com as diretrizes |
11. Anexos:
01 – Fluxograma do Processo
https://cawemo.com/share/c1c61ad4-b77b-42bd-a146-89200968f32d
02 - Plano de Contas
03 - Tempo de Guarda dos Documentos
04 - Formulário Ajuda de Custo
| Elaborado por: |
Aprovado por: |
| Nome: | Nome: |
| Controle de Revisões |
| Revisão |
Data |
Descrição |
Data da Revalidação |
| 00 | 20/08/2020 | Em fase de validação | |
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