Mudanças entre as edições de "Mariano:Manuais Política Cadastro/Crédito"

Edição das 12h02min de 22 de abril de 2016

Política Cadastro Cliente e Avaliação Crédito

1. DADOS PARA CADASTRO

- Para cadastro a vista, com cliente na loja, solicitar CNPJ / RG/CPF ou Habilitação e iniciar o cadastro diretamente no Sistema Senior, observando a consulta necessária no item 1.2;

- Para demais cadastro a vista, preencher o formulário Cadastro Clientes, nos campos obrigatórios para cadastro à vista, confirmando a consulta necessária no item 1.2, e depois iniciar o processo cadastro no Sistema Senior.

- Para cadastro a prazo, preencher o formulário Cadastro Clientes, nos campos obrigatórios para cadastro a prazo, seguindo procedimento item 1.3 e depois iniciar o processo cadastro no Sistema Senior, colocando todas as informações do formulário Cadastro Cliente no Sistema Senior.

1. CADASTRO A VISTA
   1. Se pessoa jurídica - confirmar os dados informados no Sintegra/Receita
   2. Se pessoa física – confirmar CPF x nome na receita federal.

1. CADASTRO A PRAZO

1.3.1 Primeira compra a prazo – pessoa jurídica: cliente está sendo ou já estava cadastrado, porém, nunca comprou, não havendo uma avaliação do seu crédito.

1.3.2 Consultar no Sintegra, Serasa todos os dados de identificação do cliente do formulário Cadastro Cliente.

1.3.3 Consultar Referências Comercias, no mínimo 3, seguindo o formulário Cadastro Cliente.

2. ANÁLISE DE CRÉDITO

2.1 Para concessão crédito pagamento com boleto.

2.1.1 Serasa:

- PEFIN – pode ser desconsiderado as pendências financeiras com contas de consumo (energia, telefone).

- PROTESTOS – verificar com cliente se o protesto é devido, e se o mesmo possui anuência. Se apresentar anuência, desconsiderar para avaliação concessão crédito.

- CHEQUES SUSTADOS – verificar data de sustação, se foi até 6 meses antes da data cadastro, com 3 ou mais ocorrência, contatar cliente a verificar motivo sustação:

- roubo/extravio – solicitar boletim ocorrência - desconsidera para avaliação concessão crédito;

- desacordo comercial – solicitar dados da empresa com quem teve desacordo, entrar em contato com a empresa confirmar ocorrência.

- CHEQUES DEVOLVIDOS – verificar com cliente se é devido quando constar até 2 ocorrência, e se o mesmo possuir a carta de anuência ou recibo do pagamento, apresentando desconsiderar para avaliação concessão crédito.

2.1.2 Referências comerciais:

Considerar as referências obtidas (por telefone e/ou carta) nas empresas indicadas, com o mínimo 3 (três ) fontes de referências.

- Se o fornecedor informar acúmulo – fazer média do acúmulo x tempo de cadastro, após média de o acúmulo usar para média do limite cliente.

- Se fornecedor informar limite – considerar este para média.

A média para limite da Comercial Mariano, será soma da média do acúmulo/ ou limite dividido pela quantidade de referências.

2.2 Para concessão crédito pagamento com cheque

2.2.1 Serasa:

- PEFIN – pode ser desconsiderado as pendências financeiras com contas de consumo (energia, telefone).

- PROTESTOS – verificar com cliente se o protesto é devido, e se o mesmo possui anuência para o mesmo. Se apresentar anuência, desconsiderar para avaliação concessão crédito.

- CHEQUES SUSTADOS – verificar data de sustação, se foi até 6 meses antes da data cadastro , contatar cliente a verificar motivo sustação:

- roubo/extravio – solicitar boletim ocorrência - desconsidera para avaliação concessão crédito

- desacordo comercial – solicitar dados da empresa com quem teve desacordo, entrar em contato com a empresa confirmar ocorrência.

- CHEQUES DEVOLVIDOS – verificar com cliente se é devido quando constar até 2 ocorrência, e se o mesmo possuir a carta de anuência ou recibo do pagamento, se  apresentar desconsiderar para avaliação concessão crédito.

2.1.2 Referências comerciais:

Valor com cheque pré-datado:

Pessoa física – cadastro com cheque até 1.000,00 - não solicita referências comerciais;

Pessoa Jurídica – cadastro com cheque até 2.000,00 – não solicita referências comerciais;

Acima dos valores:

Considerar as referências obtidas (por telefone e/ou carta) nas empresas indicadas, com o mínimo 3 (três ) fontes de referências.

- Se o fornecedor informar acúmulo – fazer média do acúmulo x tempo de cadastro, após média de o acúmulo usar para média do limite cliente.

- Se fornecedor informar limite – considerar este para média.

A média para limite da Comercial Mariano, será soma da média do acúmulo/ ou limite dividido pela quantidade de referências.

Considerar data abertura da conta e numeração da folha do cheque. Primeira compra devera ser do cliente cadastrado. Cheque de terceiro sempre constar aval no verso do cheque.

O cliente deverá ser comunicado da aprovação do seu cadastro sem informar seu limite, confirmando assim os dados como telefone.

3. Consultas as Empresas Fornecedoras de Informações Cadastrais:

Quando avaliar os dados fornecidos pela empresa fornecedora de informações cadastrais, deverá ser observado qual é a composição societária da empresa, ou seja, quais são as pessoas que fazem parte da sociedade, estando de posse do nome e o número do CPF dos sócios. Poderá ocorrer uma divergência, devendo ser verificado se a informação não está atualizada na empresa fornecedora de informações cadastrais ou se o cliente não enviou a alteração contratual para a nossa empresa.

Também, deverá ser verificada a participação destes sócios em outras empresas e qual a situação destas.

COMO APROVAR O CADASTRO:

Não deverá ser aprovado o cadastro caso:

Referências comerciais:

a) Que a média histórica de atraso do cliente ultrapasse mais de 30 (trinta) dias e;

b) Que o cliente está sofrendo uma ação de cobrança;

Consulta Serasa:

a) Cliente com um ou mais títulos protestados;

b) Cliente com quaisquer tipos de cobrança judicial e/ou pedido de falência

c) Cliente com cheques devolvidos

Para este tópico, deveremos estar atentos à quantidade de títulos protestados e os seus períodos.  Podem ocorrer alguns casos de constar para um cliente um protesto, porém, com uma data muito antiga, podendo ser que o cliente já pagou, porém, não recebeu a carta de anuência da empresa, ou mesmo, que desconhece este protesto. 

Caso isto ocorra, tratando-se de um protesto isolado, o cliente deverá ser contatado e informado sobre a ocorrência, também sendo orientado a tomar as providências para baixar este protesto.  Após o cliente tomar esta providência, enviando uma cópia da baixa, dar continuidade ao processo de análise.

Resumindo, não aprovar o cadastro nas seguintes situações:

1) Restrições comerciais

2) Anotação em consulta ao Serasa

3) Ações judiciais (execução, cobrança)

O cliente deverá ser comunicado que em um primeiro momento, o seu cadastro não foi aprovado, necessitando assim de mais consultas, ao mesmo tempo explicando os motivos da não aprovação.  O cliente deverá fornecer mais referências, o que possibilitará novas consultas e uma melhor avaliação.

Sempre, deverá ser preservada a fonte de referência que forneceu as informações negativas, evitando assim que o cliente tenha atrito com a mesma, o que nos impossibilitará futuras consultas.  As informações obtidas nas empresas fornecedoras de informações cadastrais são um documento de uso exclusivo de nossa empresa, não devendo ser fornecida nenhuma cópia ao cliente ou a terceiros.

DEFINIR QUAL VAI SER O LIMITE DE CRÉDITO:

Conceito:

Limite de crédito é o valor total de crédito para compras que estaremos concedendo ao cliente, isto é, somando o valor do pedido do cliente (+) o valor em aberto “contas a receber” (vencidos (+) a vencer), cuja somatória não poderá ser maior que o limite de crédito fixado.

Quando o valor somado ultrapassar o valor do limite, deverá ser avaliado se o pedido deverá ser atendido, quando será considerado o seu histórico anterior (compras e pagamentos).  Caso seja aprovado, posteriormente, havendo a adimplência (pagamento em dia), o limite poderá ser alterado para o valor que totalizou a somatória anterior (pedido (+) contas a receber – vencidos e a vencer).

Analisar as seguintes variáveis:

1) Data em que a empresa foi constituída;

2) Informações obtidas nas consultas;

3) Segmento de atuação da empresa;

1) Data em que a empresa foi constituída:

Devemos considerar que o risco em conceder crédito para uma empresa constituída há menos de 1 ano é maior, principalmente para as empresas classificadas como micro empresa (ME), pois estudos mostram que grande parte destas não sobrevive mais de 2 (dois) anos após a sua abertura.  Especialistas afirmam que somente após 5 (cinco) anos, uma empresa consegue firmar-se no mercado, isto lógico, sem contar os riscos que qualquer empresa corre, independente do tempo da sua existência.

Quando se tratar de uma empresa constituída há menos de 6 meses, as 3 primeiras compras deverão  ser a vista, com o cliente fazendo uma ordem de pagamento quando da emissão do pedido. 

Exceção:

- cliente compra com outro CNPJ;

- Parentesco de um empresário do mesmo ramo;

Importante:

Será considerado como limite de crédito do cliente o valor da primeira compra, porém, o limite de crédito não poderá exceder mesmo considerando o valor pago a vista como parâmetro o limite de crédito médio e/ou valor médio das compras deste cliente durante a consulta das referências comerciais.

Média do limite x 1,5 = valor do limite

De 7 a 12 meses – avaliar para limite, considerando e se tiver referencia e consulta ao Serasa, limite máximo 2.000,00 – considerando segmento.

Caso, cliente efetue pagamento com cheque, somente após a compensação deste cheque o pedido poderá ser liberado.

Limite de crédito – Abertura de uma filial:

Uma vez que a empresa matriz já é cliente, tendo um histórico de crédito positivo, serão consultados os dados da filial para certificar-se que não existe nenhuma irregularidade com a mesma. Certificando-se que realmente trata-se de uma filial, além de não constar nenhuma restrição, o limite de crédito poderá ser igual ao limite de crédito da empresa matriz ou do valor da compra média da matriz.

 2) Informações obtidas nas consultas:

As informações obtidas possibilitarão saber o maior valor que o cliente já comprou e pagou, assim como a média de suas compras.

Utilizaremos o maior valor médio das suas compras nas referências comerciais indicadas, desde que o nível de pontualidade nestas consultas permita esta decisão.

Caso a consulta não permita estabelecer valores, opção 7 a 12 meses.

3) Segmento de atuação da empresa:

Um dos indicadores momentâneos da saúde financeira de uma empresa é o seu segmento de atuação, ou seja, com o que a empresa opera.

Um determinado segmento pode sofrer períodos de crise, ou seja, o conjunto de todas as empresas que atuam neste segmento traz mais riscos que outras empresas, que atuam em segmentos diferentes.

Exemplo:

Vamos supor que o mercado das empresas que atuam com madeira está em grande crise, com indicadores de um grande número de empresas concordatárias ou falidas ou com problemas financeiros.  Isto leva a uma avaliação mais profunda na aprovação do pedido e do limite de crédito, pois independente da idoneidade da empresa, o seu mercado está em crise, criando dificuldades financeiras para esta empresa, o que poderá levar ao não cumprimento dos débitos que vier a originar.

Também, devemos considerar que um determinado segmento implique em maiores cuidados, dado ao baixo grau de profissionalismo dos seus operadores e da facilidade para a troca de comando da empresa.

Exemplo:

O segmento de lava jato é muito inconstante.   Muitas vezes ocorre a troca dos seus proprietários, não havendo os devidos registros legais quando isto ocorre.  Também, o faturamento das empresas deste segmento é muito baixo, além de que, quando estão legalmente constituídas, estas têm um baixo valor de capital registrado no contrato social.

Para este segmento – lava jato -, além da primeira compra ser a vista, o limite de crédito deve ser o menor limite estabelecido.

RENOVAÇÃO DE CRÉDITO

A renovação de crédito para cliente já cadastrado:

Cliente com limite a vencer nos próximos 15 dias:

- Gerar relatório 123, com limites a vencer nos próximos 15 dias;

- Consultar Serasa e Sintegra;

- Avaliar histórico de crédito do cliente com a empresa;

 LIBERAÇÃO PEDIDO

Para os clientes que já estão cadastrados, deverão ser avaliadas as seguintes variáveis:

1) Cliente tem algum débito vencido?

3) Cliente tem cheque devolvido?

4) Cliente fez acordo ou negociação?

5) Existe alguma observação negativa/restritiva lançada no sistema, para este cliente?

Do contrário, observar:

1) Clientes com débitos em aberto:

Somente para as variáveis abaixo descritas poderá ocorrer a aprovação de uma nova venda, para clientes que tenham débitos vencidos em aberto:

1.1) Cliente há mais de 1 (um) ano e;

1.2) Cliente com freqüência de compras no mínimo bimestral (a cada 2 meses);

1.3) O débito vencido em aberto não poderá ser superior a 12 (doze) dias e;

1.3.1) Para o item “1.3”, mesmo que o débito esteja vencido há mais de 12 (doze) dias, deverá entrar em contato com cliente, verificando se foi pago, solicitando comprovante.

1.4) Histórico do cliente “Relatório de Acompanhamento de Cobrança” indicando que o cliente cumpriu/está cumprindo com o pagamento dos débitos vencidos que foram  renegociados;

1.5) Caso o cliente tenha um débito em aberto que foi parcelado, cobrança entrará em contato com cliente informando que a venda não será liberada, pois deverá haver pagamento da renegociação. Também informar o vendedor.

2) Cliente com cheque devolvido:

2.1) Caso o cliente tenha um cheque devolvido com a empresa, até que este cheque tenha sido liquidado, não deverá ser o crédito aprovado;

2.2) Caso o cliente esteja parcelando o pagamento do cheque devolvido, cumprindo na íntegra com o pagamento das parcelas, o crédito poderá ser avaliado para uma concessão ou não, devendo obter-se a autorização do gerente;

3) Cliente está inativo:

Cliente sem compra – a mais de 8 meses:

- Consultar Serasa e Sintegra;

- Avaliar histórico de crédito do cliente com a empresa;

- Se referencias comerciais registradas no sistema, tiverem mais de 1 (um) ano e meio, consultar novamente.

Importante:

- O vendedor “balcão / televendas” quando estiver efetuando um pedido para um cliente inativo há mais de 8 meses, deve observar motivo – cliente sem compra – neste momento aguardar retorno, do departamento  crédito.

4) Existe alguma observação negativa/restritiva lançada no sistema para este cliente:

Poderá ocorrer que foi lançada no sistema alguma informação negativo-restritiva para este cliente.  Quando da avaliação do pedido, atentar-se para a validade desta informação, ou seja, a informação negativo-restritiva ainda é válida ou pode ser desconsiderada.  Devemos nos lembrar de que alguns problemas são ocasionais, devendo ser desconsiderados a partir do momento que foram solucionados.

Os procedimentos acima são válidos para a venda por telefone, atacado e balcão.

Importante:

O gerente da unidade deverá fornecer, por escrito, uma relação dos clientes que serão classificados como exceção, ou seja, não precisarão se enquadrar nas normas descritas nestes procedimentos;

Os gerentes das lojas poderão, a seu critério, autorizar a emissão de uma venda fora dos procedimentos estabelecidos, assumindo na integralidade a responsabilidade dos valores gerados nesta venda;

Excetuando a diretoria e os gerentes das lojas, ninguém mais terá autonomia para aprovar um pedido que esteja em desacordo com os procedimentos.