Mudanças entre as edições de "POP:Contratação de Fornecedores"

Edição das 17h16min de 7 de junho de 2024

Procedimento Operacional Padrão - Modelo Padrão

Data: 07/06/2024

1. Objetivo

Estabelecer um procedimento claro e eficiente para a contratação de fornecedores, assegurando competitividade, transparência e conformidade legal em todas as etapas, desde a seleção até o pagamento.

2. Aplicação

Este procedimento se aplica a todas as empresas do grupo Comercial Mariano para a contratação de despesas em geral. Não se aplica à revenda de mercadorias.

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

5. Responsabilidades e Autoridades

6. Diretrizes

7. Descrição das Atividades

7.1 Identificação e Seleção de Fornecedores

7.1.1 Contratações até R$ 3.000,00

• Identificação do Fornecedor: O solicitante deve identificar potenciais fornecedores, comparando preços, prazos e qualidade dos produtos/serviços oferecidos.
• Avaliação de Custo-Benefício: Considerar o custo-benefício ao escolher o fornecedor.
• Formalização Inicial: Formalizar a intenção de contratação através de e-mail ou documento escrito, destacando termos básicos como valor, prazo de entrega e condições de pagamento.

7.1.2 Contratações acima de R$ 3.000,00:

• Levantamento de Cotações: O solicitante deve obter no mínimo três cotações de fornecedores diferentes.
• Submissão para Aprovação: Enviar as cotações ao Coordenador de Operações para aprovação via e-mail/bitrix. A aprovação deve ocorrer em até 03 dias úteis.
• Comparação de Propostas: Comparar as cotações recebidas, considerando preço, prazo, qualidade e condições de pagamento.

7.2. Formalização da Contratação

7.2.1 Pessoa Jurídica:

• Formulário de qualificação: enviar ao contratado o formulário para preenchimento antes da contratação.
• Documentação Legal: Certificar-se de que o fornecedor irá emitir Nota Fiscal. Formalizar a contratação através de contrato ou e-mail, detalhando os termos acordados.
• Contratações acima de R$ 10.000,00:
• Elaboração de Contrato: Elaboração de um contrato escrito pela contratada, detalhando todas as responsabilidades, prazos, condições de pagamento e cláusulas de conformidade legal.
• Validação Jurídica: Submeter o contrato para validação do departamento jurídico.

7.2.2 Pessoa Física:

• Formulário: O fornecedor deve preencher o Formulário “Cadastro Prestador de Serviço”.
• Envio ao RH: O RH deve incluir o contratado na folha de pagamento.

7.3 Gestão e Documentação

7.3.1 Gestão do Contrato:

• Designação de Gestor: O solicitante ou outro designado será responsável pela gestão do contrato, garantindo o cumprimento dos termos acordados.
• Encaminhamento de Documentos: Enviar boletos e notas fiscais para o responsável pelo lançamento com o rateio com antecedência, devendo este lançar o documento com no mínimo três dias de antes do vencimento, para garantir a programação do pagamento.

• Documentação:

• Arquivo: Manter toda a documentação (aprovações, contratos, notas fiscais) organizada e acessível.

7.4 Pagamento

7.4.1 Via Boleto: </ol>

• Preferência por Boleto: Preferir pagamentos via boleto bancário, que seguem o fluxo de remessa automatizada, facilitando a execução.

• Via Caixa:

• Limite de Pagamento: Pagamentos via caixa estão limitados a R$ 1.000,00. Valores superiores devem ser pagos via banco.
• DDA: Não utilizar DDA (Débito Direto Autorizado) como base para pagamento, apenas como consulta.

7.5 Verificação:

• Conferência: Verificar a nota fiscal e o boleto, garantindo que estejam de acordo com o contratado (prazo, valor, dados cadastrais).

• Adiantamentos e Pagamentos em Atraso:

• Autorização Necessária: Adiantamentos e pagamentos em atraso requerem autorização do Gerente Financeiro, acompanhados de justificativa.

• Negociação de Prazos:
• Negociação de Prazos: Negociar prazos ou parcelamentos para melhorar o fluxo de caixa. Exigir descontos em caso de pagamento à vista ou antecipado.

8. Registros

9. Indicadores

10. Plano de Comunicação do Processo

11. Anexos:

01 – Fluxograma do Processo