Mudanças entre as edições de "Mariano:Manual Inventario Coletor de Dados Compex"

Edição das 09h02min de 21 de maio de 2019

O processo de inventário no sistema inicia-se com a conciliação de Saldos.

1 - Conciliação de Saldos

Para concilar saldo do Inventário acessar o menu: 

Suprimentos / Gestão de Estoques / Controle de Estoque / Conciliação / Conciliação de Res./Ordens - Produto a Produto

Para concilar o saldo informar: 

Depósito: código do depósito principal , depósito avaria e depósito segregado. Informar individualmente para conciliação.

Selecionar:  * Reserva Exclusiva

Marcar:

Buscar movimentos de estoque "RE" e "NR" [E210MVP]

Gerar arquivo log. (txt)

Processar o arquivo.

O Próximo passo é o fechamento dos estoques.

2 - Fechamento de Estoque

Para fazer o fechamento de estoque acessar o menu: 

Suprimentos / Gestão de Estoques / Controle de Estoque / Fechamento dos Estoques

Para fazer o fechamento de estoque selecionar: 

Não alterar o período deixar a data que busca do sistema.

* Atualização dos estoques

 No campo Diferenças de Saldo (Quantidade)

* Corrige 

Processar 

Para iniciar a contagem física devemos fazer a abertura do inventário.

3 - Abertura do Inventário

Para abrir o inventário acessar o menu: 

Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Geração 

Data Base: data do inventário

Depósito: 

Bloq. Movimen: S

Opção: Todos

Ordenação: Produto / Derivação 

Lote/Série: N

Gerar Inventário

* Por depósito

Desmarcar - Não mostrar na tela 

Mostrar 

Processar

Anotar hora de abertura do inventário. 

4 - Início da contagem física do estoque com o coletor

 Inicie a contagem de estoque abrindo o aplicativo GCMC. 

Informe usuário e senha. 

Clique acima no canto esquerdo. 

Clique em configurações . 

Informe a data do inventário, empresa, filial e depósito. 

E clique em aplicar dados. 

Para transferir os produtos para o coletor clique em Receber Produtos 

Após receber os produtos pode-se iniciar a contagem clicando em Produtos.

No coletor existem 3 botões amarelos, 1 na frente, e 2 nas laterais.

 Clique sobre o  “Código de Barra”, para que o teclado apareça. 

Colete o código de barra utilizando um dos botões amarelos do coletor. 

Observe que aparecerão 3 opções, subtrair, adicionar e alterar.

 - subtrair: caso já exista um valor e deseja subtrair uma quantidade já coletada

- adicionar: clicar em adicionar para inserir a quantidade coletada

- alterar: caso deseja alterar o valor já existente

Observe que o produto foi inserido com o valor indicado.

Agora vamos supor que achamos mais 3 produtos e vamos inserir mais esses 3:

Use o botão amarelo para pegar o código de barras, coloque o valor 3 e clique em adicionar.   

Note que após clicar no adicionar a quantidade de produtos foi para 4, já existia 1 produto e adicionamos mais 3. 

Agora vamos supor que erramos a quantidade e desejamos tirar 1 produto.

Colete o código de barra do produto ou clique em cima da lista que já existe e altere o campo para 1  e clique em subtrair.

Observe que a quantidade foi para 3, tínhamos 4 e subtraímos 1.

Agora vamos supor que queremos alterar o valor, na verdade digitamos errado e o valor total é de 30 e não 3, então podemos coletar o código de barras ou apertar sobre o item da lista, ao abrir a tela de quantidade, digitar 30 e depois clicar em alterar.

Note que o valor alterou para o valor 30.

Agora vamos supor que queremos excluir o item, podemos coletar o código de barras ou clicar no item da lista, ao abrir a contagem, deve clicar nos 3 pontinhos no canto superior direito e depois em deletar.

O aplicativo irá perguntar se realmente deseja deletar, caso sim clique em deletar, caso não clique em cancelar

Após finalizar a coleta escolher no menu a opção enviar produtos: 

Clicando nesta opção, DEVE ESTAR CONECTADO NA WIFI, irá enviar todos os produtos coletados. CUIDADO, ao enviar os produtos coletados a contagem automaticamente irá passar para a próxima contagem, NÃO SENDO POSSÍVEL ALTERAR.

5 - Importação dos dados coletados

Os dados coletados irão para a pasta Coletores na área de trabalho do sapiens na pasta de cada filial. 

Os arquivos ficam salvos fora da pasta Processados, com os nome dos usuários dos coletores. 

Acesse o sistema sapiens e processe os arquivos de contagem. 

Suprimentos / Gestão de Estoques/ Inventário / Exportador e Importador Arquivos Coletor (1009)

Operação : Importação

Código: 01009

Arquivo: clique na lupa para localizar a pasta em que os arquivos foram salvos. 

Procure a área de trabalho e selecione a pasta que foi salva. 

Os arquivos da contagem devem ser salvos fora da pasta processados. 

Clique duas vezes no arquivo ou selecione e clique em abrir. 

Clique em executar. 

Conforme for processando os arquivos da 1ª, 2ª,3ª .... arraste os arquivos para pasta processados. 

6- Início da Segunda Contagem 

Para iniciar a segunda contagem gerar o relatório 300 - Guia de Contagens. 

Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventários / Relatórios 

Relatório número 300

300 *Mariano – Guia de Contagens

Informar:

Data do Inventário: data de abertura do inventário

Depósito: código do depósito

Próxima Contagem: digitar contagem 2

Tendo a opção ainda de filtrar de acordo com a necessidade.

Imprimir lista de divergências.

Distribuir a lista da segunda contagem . 

Importante, que sejam trocadas as sessões de cada usuário com coletor, nas recontagens, para que não se repitam possíveis erro de contagem.

Os funcionários responsáveis pela coleta de dados, deverão assinar a lista contada pelos mesmos, para conferências posteriores.

Seguir lista de divergência efetuando as recontagens, com o coletor, ler o código de barras, conferir se é o produto mesmo em mãos, e digitar a quantidade contada.

Após a 2ª Contagem fazer o mesmo procedimento realizado na contagem 1, enviando os produtos para pasta do servidor e processando os arquivos da segunda contagem.

Gerar o relatório 300 com a 3ª Contagem , distribuir para equipe e iniciar a contagem.

Após a 3ª Contagem fazer o mesmo procedimento realizado nas contagens 1 e 2, enviar os produtos do coletor para o servidor e processar os arquivos.

Gerar o relatório para 4ª Contagem.

7 - Contagem Manual 

Da quarta contagem em diante não usamos o coletor, os produtos que sairem nessas contagens devem ser contados e anotados no relatório 300 e lançados na seguinte tela: 

Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Contagens

Para fazer os ajustes manuais no estoque preencher os campos: 

Data Base: data do inventário

Depósito: código do depósito que está fazendo o ajuste manual

Nº Contagem: digitar próxima sequencia que aparece na tela 

Nº Documento: 123

Modalidade: Todos

Na aba seleção informar os códigos dos produtos que serão ajustados . 

Clicar em Mostrar. 

Selecionar os produtos e informar no campo contagem a quantidade passada pela unidade dos produtos em estoque. 

Clicar em Processar 

Clicar em Sim

Clicar em Não

Gerar o relatório 300 colocar contagem 5 e verificar se zerou. Se ainda constarem produtos neste relatório fazer a contagem e lançar novamente ir colocando as próximas sequências , por exemplo: 4,5,6 .... até que o relatório fique zerado. 

Atenção para não lançar o mesmo produto na mesma contagem. Por exemplo lança o produto na quarta contagem, continua com diferença e lança de novo na quarta, se fizer isso ele soma as quantidades. O correto é cada vez que for lançar colocar a próxima contagem. 

8 - Apuração de Inventário 

Após o lançamento das contagens manuais gerar o relatório 302 - Apuração de Inventário. 

Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventários / Relatórios 

Relatório número 302

302 *Mariano – Apuração de Inventario

Informar:

a data do inventario;

o depósito inventariado.

Tendo a opção ainda de filtrar de acordo com a necessidade

Imprimir o relatório 302 e analisar as diferenças, nos casos em que ainda houver ajustes fazer lançamento manual novamente. 

 Após análise do relatório de inventário o Gerente Comercial e Coordenador Administrativo devem assinar o relatório e encaminhar por e-mail para: compras@comercialmariano.com.br. 

9 - Contagem dos depósitos Avaria e Segregado

Para iniciar a coleta desses depósitos configurar novamente o coletor. 

Alterar o Depósito

Clicar em Aplicar Dados 

Clicar em Iniciar nova coleta

O restante do processo ocorre da mesma forma que o depósito principal. 

10 - Relatórios para acompanhamento das Contagens 

Solicitei a criação de um outro relatório que mostre as faltas e sobras por derivação, acredito que fique mais fácil para identificarmos as diferenças.

O relatório 304 Apuração do Inventário mostra as faltas e sobras dos produtos. 

Para gerar o relatório 304 acessar o menu: 

Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Relatórios 

Selecionar o relatório e executar. 

Para gerar o relatório, preencher os campos: 

Data do Inventário: data da contagem de estoque 

Depósito: código do depósito principal 

Origem: não preencher

Família: não preencher

Marca: não preencher

Produto: não preencher

Derivação: não preencher

O Relatório mostra as faltas e as sobras por derivação.

 Relatório Histórico de Contagens 

Este relatório deve ser usado quando precisamos ver todas as contagens de um determinado produto. 

Para gerar o relatório acessar o menu: 

Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Relatórios 

Selecionar relatório 301

Para gerar o relatório informar: 

Data Inventário 

Depósito 

Produto

O relatório mostra o saldo de estoque e quantas vezes o produto foi contado.

11 - Abertura de Estoque 

Abrir o estoque para emissão da nota fiscal de acerto. 

Para abrir o estoque acessar o menu: 

Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Diferenças/Acertos

Para abrir o estoque informar: 

Data Base: data do inventário

Depósito: informar um depósito pro vez (depósito principal e avaria)

Clicar em Mostrar

Clicar em Processar

12 - Emissão de Nota Fiscal de Acerto 

Para gerar as notas fiscais de acerto acessar o menu: 

Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Gerar Notas Fiscais Inventário 

Para gerar as notas preencher os campos: 

Data Inventário: data da contagem de estoque 

Depósito: código do depósito principal (avaria e segregado somente se houver diferença)

Selecionar 

Gerar NF  Saída 

Gerar NF Entrada 

Clicar em Gerar Nota 

Conferir o valor da nota fiscal com o relatório 302, se houver diferenças não autorizar a nota. Verifcar a diferença para fazer o ajuste. 

Quando ocorrer erro na geração da nota fiscal o sistema irá mostrar, fazer o ajuste conforme abaixo: 

13 - Ajuste de Notas Fiscais do Inventário 

Algumas vezes ocorrem erros na emissão da notas de entrada e saída, quando isso ocorrer o ajuste deve ser feito na seguinte tela:

Suprimentos / Gestão de Estoques / Inventário / Manter Acertos Inventário

Para fazer alterações para emissão da nota fiscal preencher:

Empresa: Código da empresa que está fazendo o inventário

Data Inventário: data da abertura do inventário

Depósito: depósito que serão emitidas as notas fiscais de acerto

Nessa tela é possível alterar a quantidade, preço e excluir item.

Para excluir item clicar em control delete.

Não é possível inserir itens. 

Erros após a geração da nota fiscal ou erros de impostos devem repassados ao setor fiscal. 

14 - Entendendo o Menu Lateral 

O menu lateral foi dividido em 2 partes, Geral e Configurações

Geral

Produtos

 Esta tela está todos os produtos, ali você encontra os produtos digitando o código de barras ou um trecho do nome do produto

 Teste

 Esta tela foi criada para verificar a falta das etiquetas nos produtos que serão coletados, o teste deve ser feito antes da contagem .

Configurações Receber Testes

Clicando nesta opção, DEVE ESTAR CONECTADO NA WIFI, vai fazer o download de todos os produtos para fazer os testes e verificar as etiquetas

Receber Produtos

 Clicando nesta opção, DEVE ESTAR CONECTADO NA WIFI, vai fazer o download de todos os produtos para a contagem, a data do inventário, empresa, filial e depósito devem estar devidamente cadastrado na tela de CONFIGURAÇÕES

 Enviar Produtos

Clicando nesta opção, DEVE ESTAR CONECTADO NA WIFI, irá enviar todos os produtos coletados. CUIDADO, ao enviar os produtos coletados a contagem automaticamente irá passar para a próxima contagem, NÃO SENDO POSSÍVEL ALTERAR.

 Configurações

 Clicando nesta tela, você poderá fazer alguns ajustes como, inserir data do inventário, empresa, filial e depósito

Tela Produtos

 Esta tela pode fazer pesquisas dos produtos que foram baixados, digite um pedaço do nome ou o código de barras

Como exemplo foi digitado “20w50” e o resultado foi esse:

Lembre-se, apenas mostra os 10 primeiros produtos encontrados

Tela de Teste

 Esta tela deve ser utiliza apenas para saber se o código de barras do produto está no sistema, caso exista irá aparecer conforme a imagem abaixo, caso não exista um alerta irá aparecer falando que “Não foi possível encontrar o código de barra xxxxxxxxxxxxxxxxx”.

Observe que existe uma mensagem escrita, “Restam checar 6127 de 6227 produtos”

Tela de Configuração

 Esta tela faz toda a configuração do coletor, CUIDADO AO CLICAR EM ALGUNS BOTÕES, SEMPRE LEIA OS ALERTAS, ao fazer as alterações clique em “APLICAR DADOS” e aguarde enquanto os dados são alterados.

Mais abaixo existem a opção “INICIAR NOVA COLETA” e “ALTERAR USUÁRIO”

Iniciar nova coleta: CUIDADO, esta opção irá apagar todos os produtos INCLUSIVE OS PRODUTOS JÁ COLETADOS, ela deve ser utilizada sempre que quiser apagar tudo ou iniciar um novo inventário.

Altear usuário: CUIDADO, esta opção DELETA TUDO QUE ESTÁ NO COLETOR e pede para entrar com um usuário.

CUIDADO

A OPÇÃO “RECEBER SQLS” DEVE SER UTILIZADA SOMENTE SE ALGUÉM DO TI PEDIR PARA CLICAR