Mudanças entre as edições de "Mariano:Política de Contratação"

Edição atual tal como às 17h07min de 13 de junho de 2024

Objetivo: Este documento tem como objetivo alinhar as políticas de contratação de fornecedores da Comercial Mariano, assegurando a eficiência no processo de contratação até o pagamento. Esta política deve ser aplicada a todas empresas do grupo para contratação de despesas em geral. Ressalta-se que revenda de mercadorias não está contemplada nesta política.

Lembrando que todo o processo esta descrito no POP de Contratação de Fornecedor. Clique_aqui_para_ver_o_POP

Existem dois modelos de contratação, sendo classificados pelo valor:

  1. Até R$ 2.000,00, sendo de responsabilidade direta do contratante encontrar o melhor preço, prazo e fornecedor, levando em consideração o custo benefício.

  2. Acima de R$ 2.000,00, sendo necessário levantamento de três cotações e submetê-las para aprovação do coordenador de operações para contratação, assegurando a competitividade e transparência no processo de compra. A aprovação deverá ser requisitada por e-mail/bitrix juntamente com as cotações, com o tempo de resposta de até 03 dias úteis.

Considerações:

• Todos os processos devem ser documentados e arquivados para fins de auditoria e controle interno.
• A política visa garantir a melhor negociação possível, assegurando a eficiência operacional e financeira da Comercial Mariano.
• Qualquer exceção a esta política deve ser previamente aprovada pela diretoria.

Pontos importantes a serem seguidos:

A- Daremos preferência pela contratação de pessoa Jurídica em relação a pessoa física, levando em consideração todos os encargos e procedimentos relacionados e em grande parte das vezes, se faz mais viável.

B- Fornecedor deve estar legalizado pois toda contratação deve ser exigida a emissão de Nota Fiscal, sendo necessário este alinhamento antes da contratação, formalizado em contrato ou e-mail/conversa.

C- Para garantir a segurança jurídica, todas as contratações de valor superior a R$ 10.000,00 devem ser formalizadas por meio de contrato escrito, assegurando clareza, responsabilidades definidas e conformidade legal entre as partes envolvidas, contrato criado pelo contratado com validação do jurídico da GCM. 

D- Independentemente do modelo de contratação, o solicitante é responsável pela gestão, desde a contratação até o pagamento, sendo considerado o gestor. Todo contrato deve haver um gestor bem definido, em algumas exceções pode não ser o solicitante. Portanto, é essencial encaminhar o boleto e a nota fiscal para lançamento com antecedência para ser feito a programação, no mínimo três dias antes do vencimento.

E- Deve ser repassado a pessoa encarregada do lançamento da nota fiscal o rateio, o prazo e os dados de pagamento, se for o caso.

F- Buscar negociar o pagamento Via Boleto, pois o boleto segue o fluxo de remessa, não sendo necessário o procedimento manual.

G- Em caso de pagamento via caixa, o valor máximo permitido é de R$1.000,00. Qualquer valor acima, deve ser via banco. O DDA é uma ferramenta auxiliar para consulta, não devendo ser base para pagamento. Todos os gestores de pagamentos devem ter organização para ter os documentos em mãos.

H- Após a realização do serviço/produto o gestor deve conferir a nota fiscal com boleto se estão condizentes com o acordado (prazo, valor, dados cadastrais e etc.) para seguir o fluxo.

I- Todo pagamento deve ser realizado após o lançamento da Nota fiscal referente a contratação. Adiantamentos e pagamentos em atraso, somente serão aceitos com autorização do gerente financeiro, com justificativa aceitável.

J- Negociar prazo ou parcelar é importante para nosso fluxo de caixa. No caso de imposições de pagamento a vista ou antecipado, exija desconto.

Contratação de Pessoa Física:

Quando necessária contratação de Pessoa Física, encaminhar o Formulário “Cadastro Prestador de Serviço”, para o Recursos Humanos:

O RH deve colocar a pessoa física contratada na folha de pagamento, recolher o INSS e IR, além do custo de 20% de INSS pela contratação. É essencial considerar estes encargos ao contratar uma pessoa física.