POP:Contratação de Fornecedores

Procedimento Operacional Padrão - Modelo Padrão

Data: 07/06/2024

1. Objetivo

Estabelecer um procedimento claro e eficiente para a contratação de fornecedores, assegurando competitividade, transparência e conformidade legal em todas as etapas, desde a seleção até o pagamento.

2. Aplicação

Este procedimento se aplica a todas as empresas do grupo Comercial Mariano para a contratação de despesas em geral. Não se aplica à revenda de mercadorias.

3. Documentos de Referência

4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia

5. Responsabilidades e Autoridades

Atividades	Responsável
Responsável por buscar cotações, negociar e formalizar a contratação e garantir pagamento e lançamento.	Solicitante da Contratação
Aprovar contratações acima de R$ 3.000,00, sendo o valor total da contratação.	Coordenador de Operações
Aprovar adiantamentos e pagamentos em atraso	Gerente Financeiro
Gerenciar contratações de Pessoa Física	Departamento Pessoal
Validação de contratos de valores superiores a R$ 10.000,00, sendo o valor total da contratação	Departamento Jurídico

6. Diretrizes

7. Descrição das Atividades

7.1 Identificação e Seleção de Fornecedores

7.1.1 Contratações até R$ 3.000,00

• Identificação do Fornecedor: O solicitante deve identificar potenciais fornecedores, comparando preços, prazos e qualidade dos produtos/serviços oferecidos.
• Avaliação de Custo-Benefício: Considerar o custo-benefício ao escolher o fornecedor.
• Formalização Inicial: Formalizar a intenção de contratação através de e-mail ou documento escrito, destacando termos básicos como valor, prazo de entrega e condições de pagamento.

7.1.2 Contratações acima de R$ 3.000,00:

• Levantamento de Cotações: O solicitante deve obter no mínimo três cotações de fornecedores diferentes.
• Submissão para Aprovação: Enviar as cotações ao Coordenador de Operações para aprovação via e-mail/bitrix. A aprovação deve ocorrer em até 03 dias úteis.
• Comparação de Propostas: Comparar as cotações recebidas, considerando preço, prazo, qualidade e condições de pagamento.

 7.2. Formalização da Contratação

7.2.1 Pessoa Jurídica:

• Formulário de qualificação: enviar ao contratado o formulário para preenchimento antes da contratação. Cadastro Qualificação
• Documentação Legal:

Contratações acima de R$ 10.000,00:

• Elaboração de Contrato: Elaboração de um contrato escrito pela contratada, detalhando todas as responsabilidades, prazos, condições de pagamento e cláusulas de conformidade legal.
• Validação Jurídica: Submeter o contrato para validação do departamento jurídico.

7.2.2 Pessoa Física:

• Formulário: O fornecedor deve preencher o Formulário “Cadastro Prestador de Serviço”. Cadastro de Cadastro Prestador de Serviço
• Envio ao RH: O RH deve incluir o contratado na folha de pagamento.

7.3 Gestão e Documentação

7.3.1 Gestão do Contrato:

• Designação de Solicitante: O solicitante ou outro designado será responsável pela gestão do contrato, garantindo o cumprimento dos termos acordados.
• Encaminhamento de Documentos: Enviar boletos e notas fiscais para o responsável pelo lançamento com o rateio com antecedência, devendo este lançar o documento com no mínimo três dias de antes do vencimento, para garantir a programação do pagamento.

Documentação:

• Arquivo: Manter toda a documentação (aprovações, contratos, notas fiscais) organizada e acessível.

7.4 Verificação:

• Conferência: Verificar a nota fiscal e o boleto, garantindo que estejam de acordo com o contratado (prazo, valor, dados cadastrais).

Adiantamentos e Pagamentos em Atraso:

• Autorização Necessária: Adiantamentos e pagamentos em atraso requerem autorização do Gerente Financeiro, acompanhados de justificativa.

Negociação de Prazos:

• Negociação de Prazos: Negociar prazos ou parcelamentos para melhorar o fluxo de caixa. Exigir descontos em caso de pagamento à vista ou antecipado.

7.5 Pagamento

7.5.1 Via Boleto:

• Preferência por Boleto: Preferir pagamentos via boleto bancário, que seguem o fluxo de remessa automatizada, facilitando a execução.

Via Caixa:

• Limite de Pagamento: Pagamentos via caixa estão limitados a R$ 1.000,00. Valores superiores devem ser pagos via banco.
• DDA: Não utilizar DDA (Débito Direto Autorizado) como base para pagamento, apenas como consulta.

8. Registros

Nº de Registro	Nome do Registro

9. Indicadores

Indicador	Fórmula	Periodicidade	Meta

10. Plano de Comunicação do Processo

O que comunicar	Quem Comunica	Pra quem comunica	Quando Comunica	Como Comunica	Objetivo Específico
Pagamento Fora do Prazo	Solicitante	Ao Gerente Financeiro	Sempre que realizar o pagamento fora do prazo	Via Bitrix	Autorizar o pagamento fora do prazo
Contratação acima de 10.000 sem contrato	Coordenador de Operações	Ao Solicitante	Sempre que não houver contrato em contratações acima de 10.000	Via Bitrix	Levantar Contrato
Contratação acima de 3.000 sem apresentação de 3 cotações	Coordenador de Operações	Ao Solicitante	Sempre que não houver cotações em contratações acima de 3.000	Via Bitrix	Levantar Cotações

11. Anexos:

01 – Fluxograma do Processo

Elaborado por:	Aprovado por:
Livio Munarim	Patricia Mariano | Jucir Richter

Controle de Revisões

Revisão	Data	Descrição	Data da Revalidação
Rev. 0	12/06/2024	Criação do POP	12/07/2024