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'''Procedimento Operacional Padrão - Entrada de Despesas de Uso e Consumo'''

Data: 09/07/2020

'''1. Objetivo''' &nbsp;

Lançar as despesas para manter as obrigações fiscais&nbsp;e financeiras.&nbsp;

'''2. Aplicação'''

Coordenador Administrativo&nbsp;

É de responsabilidade do Wisley&nbsp;a implantação deste processo assegurando os melhores resultados.&nbsp;

'''3. Documentos de Referência'''

'''4. Siglas, Abreviaturas e Terminologia'''

NFCe - Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica

SDE /eDocs - Senior Documentos Eletrônicos&nbsp;

XML - Arquivo eletrônico&nbsp;

Danfe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

NSE - Nota de Serviço Eletrônica&nbsp;

NF - Nota Fiscal&nbsp;

NEE - Nota de Energia Elétrica

NST - Nota de Serviço de Telecomunicações&nbsp;

NSC - Nota de Serviço de Comunicação

'''5. Responsabilidades e Autoridades'''

{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
|-
| style="text-align: center;" | '''Atividades'''<br/>
| style="text-align: center;" | '''Responsável&nbsp;'''<br/>
|-
| Entrada das Despesas de Uso e Consumo
| Coordenador Administrativo
|-
| Envio por e-mail dos documentos para Departamento Fiscal&nbsp;
| Coordenador Administrativo
|-
| Conferência das Despesas de Uso e Consumo
| Assistente Fiscal&nbsp;
|}

'''6. Diretrizes'''

1)&nbsp;As despesas devem ser conferidas com os relatórios 111 das entradas e financeiro.&nbsp;

2) Digitalizar o relatório 111 das entradas e financeiro para conferência do movimento pelo Departamento Fiscal.&nbsp;

2)&nbsp;Não há necessidade de enviar o movimento por malote, as despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail.

3) As notas eletrônicas não precisam ser scaneadas, pois já constam no SDE. O Departamento Fiscal fará a consulta no SDE para conferência das entradas no sistema.&nbsp;&nbsp;

4)&nbsp;As&nbsp;faturas dos cartões devem ser&nbsp;digitalizadas com a assinatura do Coordenador Administrativo ou Gerente de Vendas. Enviar somente a fatura do cartão os comprovantes das despesas devem ser anexados a fatura e arquivados na unidade, não há necessidade de encaminhar os comprovantes para o Departamento Fiscal.&nbsp;

5) As despesas devem ser digitalizadas e enviadas por e-mail semanalmente com confirmação de recebimento, toda quarta e sábado.&nbsp;

6) Relatório 204 gerar após o lançamento das despesas, fazer os ajustes dos erros apresentados no mesmo.&nbsp;&nbsp;

7)&nbsp;&nbsp;Relatório 200 digitalizar no dia 28,nos casos que constarem no relatório 200 notas pendentes de lançamento escrever no relatório o motivo.&nbsp;

8) O arquivo dos documentos fiscais no Departamento Fiscal deverá ocorrer&nbsp;desta forma:&nbsp;

8.1) Notas Fiscais recebidas pelo SDE &nbsp;backup automático&nbsp;

8.2) Os demais documentos devem ser&nbsp;arquivados digitalizados na controladoria&nbsp;

9) Os documentos fiscais que ficam na&nbsp;unidade devem seguir as orientações estabelecidas na relação Tempo de Guarda dos Documentos.&nbsp;

'''Prazo para Lançamento das Despesas'''

1) Lançamento das despesas deve ser feito até dia 28 de cada mês , em fevereiro até o dia 26.

2) Imobilizado lançar até dia 25

3)&nbsp;A unidade deve se programar para não gerar despesas após o dia 28, nos casos em que houver necessidade o lançamento deve ser feito no próximo mês.

'''CONFERÊNCIA DAS DESPESAS – DEPARTAMENTO FISCAL'''

1) Conferir as despesas conforme for recebendo por e-mail. Nos casos que for necessário correção encaminhar por e-mail para o Coordenador Administrativo.&nbsp;

<span style="background-color:#FFFF00;">2)&nbsp;O Departamento Fiscal terá até 5 dias para conferir as despesas e retornar a unidade informando o que precisa ser corrigido.&nbsp;</span>

2) As unidades terão até 2 dias úteis para ajustar e retornar ao Departamento Fiscal durante o mês, exceto no último dia de lançamento (28) , nesse caso o ajuste e o retorno ao Departamento Fiscal devem ser no mesmo dia.&nbsp;

'''ATENÇÃO: alterações de conta financeira e centro de custo só podem ser feitas 07 dias após a entrada do documento no sistema.'''

'''7. Descrição das Atividades'''

7.1 - O Coordenador Administrativo faz a análise da despesa, ou seja verifica se o documento é fiscal ou financeiro. Separa os documentos fiscais dos financeiros para lançamento no sistema.&nbsp;

7.2 - O Coordenador Administrativo classifica as despesas fiscais com transação, conta financeira, contábil e centro de custo. E as despesas financeiras com conta financeira, contábil e centro de custo.&nbsp;

7.3 - O Coordenador Administrativo consulta o CNPJ do Fornecedor no sistema.&nbsp;

7.4 / 7.5 - O Coordenador Administrativo registra a despesa no sistema.&nbsp;

[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_Uso_e_Consumo http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_Uso_e_Consumo]

[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Manual_Entrada_de_Documentos_Manuais]

Caso o Fornecedor não tenha cadastro o Coordenador Administrativo solicita por e-mail o cadastro do fornecedor.&nbsp;

7.6 - O Coordenador Administrativo gera o relatório 200.&nbsp;

[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF200 http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF200]

7.7 - O Coordenador Administrativo verifica se existem notas pendentes de lançamento.&nbsp;

7.8 /7.9 -&nbsp;&nbsp;Se houver notas pendentes de lançamento o Coordenador Administrativo verifica se reconhece a despesa.&nbsp;

Caso reconheça a despesa e o item já foi recebido, o Coordenador Administrativo faz a entrada no sistema. Caso não tenha recebido o item da compra acompanha até o recebimento para fazer o registro no sistema.&nbsp;

Se a despesa não for reconhecida o Coordenador Administrativo solicita ao Departamento Fiscal o desconhecimento.&nbsp;

7.10&nbsp;- O Analista Fiscal analisa a solicitação de desconhecimento.&nbsp;

7.11&nbsp;/ 7.12&nbsp;- O Analista Fiscal verifica se documento fiscal está com prazo para desconhecimento.&nbsp;

Se o documento fiscal está no prazo, o Analista Fiscal realiza o desconhecimento.&nbsp;

Caso o documento fiscal não esteja mais no prazo para cancelamento o Analista Fiscal orienta o Coordenador Administrativo como proceder.&nbsp;

7.13&nbsp;- Após o desconhecimento do documento fiscal o Analista Fiscal exclui a nota do sistema, para que a nota não continue pendente de lançamento no relatório 200.&nbsp;

7.14 - O Coordenador Administrativo gera o relatório 204.&nbsp;

[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF204 http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF204]

<span style="background-color:#FFFF00;">O Coordenador Administrativo confere a Inversão Gerencial.&nbsp;</span>

7.15 / 7.16 -&nbsp;O Coordenador Administrativo corrige os erros se houver.&nbsp;

O Coordenador Administrativo gera o relatório 111 entradas e financeiro.&nbsp;

[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF111 http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatorio_SRNF111]

[http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatório_FPCP111 http://ajuda.comercialmariano.com.br/index.php/Mariano:Relatório_FPCP111]

7.17 - O Coordenador Administrativo confere as despesas lançadas x relatórios.&nbsp;

7.18 / 7.19 - O Coordenador Administrativo digitaliza as despesas que estão lançadas e não constam no SDE.&nbsp;

Caso Coordenador Administrativo identifique despesas sem lançar, deve separá-las e&nbsp;lança-lás.&nbsp;

7.20 - O Coordenador Administrativo deve digitalizar os relatórios 111. Esses relatórios são os protocolos.&nbsp;

7.21 - O Coordenador Administrativo encaminha por e-mail os relatórios e as depesas que não constam no SDE.&nbsp;

7.22 - O Assistente Fiscal confere as despesas.&nbsp;

7.23 / 7.24 - Se os lançamentos estiverem corretos o Assistente Fiscal confirma o recebimento do e-mail.&nbsp;

Caso hajam lançamentos incorretos o Assistente Fiscal lista os erros e encaminha por e-mail solicitando a correção.&nbsp;

7.25 - O Coordenador Administrativo faz a correção conforme solicitado pelo Assistente Fiscal.&nbsp;

7.26 - O Coordenador Administrativo informa sobre a correção ao&nbsp;Assistente Fiscal.&nbsp;

'''8. Registros'''

{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
|-
| Nº de Registro&nbsp;<br/>
| Nome do Registro
|-
| R03-01
| ajuda.comercialmariano.com.br
|-
| R03-03
| E-mail
|-
| R03-03
| SDE/e-Docs -&nbsp;Senior Documentos Eletrônicos&nbsp;<br/>
|}

'''9. Indicadores'''

{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
|-
| Indicador
| Fórmula<br/>
| Periodicidade<br/>
| Meta
|-
| Lançamento fora do período
| (quantidade de notas lançadas fora do período /quantidade total de notas)x100
| Mensal&nbsp;
| <br/>
|-
| Notas Fiscais sem Lançar&nbsp;
| (quantidade de notas sem lançar /quantidade total de notas) x100
| Mensal&nbsp;
| <br/>
|-
| Erros de lançamentos&nbsp;
| (quantidade de erros /quantidade total de notas)x100
| Quando necessário
| <br/>
|}

'''10. Plano de Comunicação do Processo'''

{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
|-
| style="text-align: center;" | O que comunicar<br/>
| style="text-align: center;" | Quem Comunica
| style="text-align: center;" | Pra quem comunica<br/>
| style="text-align: center;" | Quando Comunica&nbsp;<br/>
| style="text-align: center;" | Como Comunica<br/>
| style="text-align: center;" | Objetivo Específico
|-
| Erro na entrada das despesas de uso e consumo
| Assistente Fiscal&nbsp;
| Coordenador Administrativo
| Sempre que ocorrer o erro
| Via e-mail&nbsp;
| Informar o erro, orientando a forma correta de lançamento&nbsp;
|-
| Correção do erro
| Coordenador Administrativo
| Assistente Fiscal&nbsp;
| Após a correção do erro
| Via e-mail&nbsp;
| Informar a correção
|-
| Impossibilidade de realizar o desconhecimento de uma Nota Fiscal
| Analista Fiscal&nbsp;
| Coordenador Administrativo
| Sempre que não for possível realizar o desconhecimento de uma Nota Fiscal&nbsp;
| Via e-mail
| Orientar como proceder de acordo com cada situação
|}

'''11. Anexos:'''

01 – Fluxograma do Processo

[https://cawemo.com/share/b5e92d40-6ae2-48ee-9449-ddc1fe63f6e5 https://cawemo.com/share/b5e92d40-6ae2-48ee-9449-ddc1fe63f6e5]&lt;/a&gt;

02 - Plano de Contas

*[[Media:Plano_de_Contas3101.xlsx|Plano de Contas]]

03 - Tabela de Transações

*[[Media:Tabela_de_Transacoes.xlsx|Tabela de Transações]]

04 - Tempo de Guarda dos Documentos

*[[Media:Tempo_de_Guarda_dos_Documentos1.pdf|Tempo de Guarda dos Documentos]]

05 - Prazo Registro de Eventos

*[[Media:Prazo_Registro_de_Eventos.pdf|Prazo Registro de Eventos]]



{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
|-
| '''Elaborado por:&nbsp;'''<br/>
| '''Aprovado por:'''<br/>
|-
| Nome:
| Nome:<br/>
|}

{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
|-
| style="text-align: center;" | '''Controle de Revisões&nbsp;'''<br/>
|}

{| style="width: 500px;" cellpadding="1" cellspacing="1" border="1"
|-
| style="text-align: center;" | '''Revisão'''<br/>
| style="text-align: center;" | '''Data'''<br/>
| style="text-align: center;" | '''Descrição'''<br/>
| style="text-align: center;" | '''Data da Revalidação'''<br/>
|-
| 00
| 23/07/2020
| Em fase de Validação
| <br/>
|-
| 01
| 31/08/2020
| Primeira Versão&nbsp;
| <br/>
|}